Este protocolo estabelece o fluxo de responsabilidades e as etapas necessárias para a realização das solenidades de posse dos Diretores e Vice-Diretores de Unidades de Ensino da UFSM.

1. Fluxo de Agendamento e Início do Processo

O processo inicia-se por iniciativa da Unidade de Ensino, seguindo os passos abaixo:

1. Definição de Data Sugerida: A Unidade define uma data e horário prováveis para o evento.

2. Consulta de Agendas: A Unidade deve enviar um e-mail ao Gabinete da Reitoria e à PROGEP.

   • Motivo: Verificar a disponibilidade da Reitora/Vice-Reitor (que preside o ato) e do Pró-Reitor de Gestão de Pessoas (responsável pelos trâmites legais e leitura do termo).

   • E-mail: gabinetereitoria@ufsm.br e progep@ufsm.br

3. Confirmação: Após o “de acordo” das agendas centrais, a data é formalizada.

2. Divisão de Responsabilidades

Responsabilidades da Unidade de Ensino

• Espaço Físico: Agendamento do local da cerimônia (Auditório, Hall ou Sala de Reuniões).

• Infraestrutura: Garantir a limpeza, climatização e organização das cadeiras/mesas.

• Sonorização: Providenciar sistema de som, microfones e, se necessário, técnico de som.

• Divulgação nas Redes Sociais: Criação de artes e posts para convidar a comunidade acadêmica via Instagram, Facebook, etc.

• Apoio Logístico: Providenciar água para a mesa.

• Ex-diretores: convidar equipe que deixa a gestão para o evento.

Responsabilidades do Gabinete da Reitoria

• Convites Oficiais Internos: Elaboração e envio de convites por e-mail/memorando para pró-reitores(as) e demais direções.

• Cerimonial e Protocolo: Elaboração do roteiro da cerimônia, ordem de fala e composição da mesa de honra.

• Mestre de Cerimônias: Designação de cerimonialista para conduzir o evento.

Responsabilidades da PROGEP

• Documentação Legal: Criação e conferência dos Termos de Posse.

• Procedimentos Administrativos: Organização dos trâmites de nomeação e coleta das assinaturas durante o ato oficial.

3. Checklist de Organização (Resumo)

4. Orientações Gerais para o Dia do Evento

• Antecedência: A equipe da Unidade deve estar no local pelo menos 30 minutos antes da cerimônia.

• Composição da Mesa: A gestão que deixa e a gestão que assume devem compor a mesa, assim como a presidência da sessão e a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas. Outros convidados deverão ser avaliados com o cerimonial do Gabinete da Reitoria.

• Assinaturas: O Termo de Posse, emitido pela PROGEP, é o documento central e deve ser assinado na presença de todos os presentes como ato simbólico e legal.

Importante:

Recomenda-se que a solicitação de agendamento ocorra com, no mínimo, 15 a 20 dias de antecedência para garantir a compatibilidade das agendas e o envio dos convites em tempo hábil.