1º passo
Ao idealizar um evento, é necessário pensar sobre qual é o melhor tipo de evento para o projeto que se tem.
Se houver dúvida no tipo de evento, clique abaixo e você encontrará um guia dos principais eventos acadêmicos institucionais.
2º Passo
A´pós definido o tipo de evento, você pode buscar por parcerias, apoios e patrocínios;
É preferível que essa busca seja feita no momento em que o planejamento do evento já esteja no papel e pronto para ser apresentado para os apoiadores.
Patrocínio: normalmente é feito por empresas privadas que, em contrapartida de visibilidade da marca durante o evento, inserem valores monetários para utilização na organização do evento.
Parcerias: não envolve trocas monetárias, mas pode ter troca de algum serviço feito antes ou durante o evento (alimentação, impressão/produção de material gráfico e etc).
Apoio: é o empréstimo de materiais físicos para a realização do evento. A UFSM, por exemplo, sempre deve ser inserida como apoiadora pois empresta espaço para a realização do evento, iluminação, limpeza, caixas de som e etc.
3º passo
Quando as definições iniciais do evento forem feitas, parte-se então para a criação do checklist.
No pré evento acontece o processo de viabilização e organização do projeto: melhor data, melhor local, atendimento às demandas de infraestrutura, sustentabilidade e acessibilidade. As etapas ligadas a execução do evento estarão presentes no checklist, que é desenvolvido no “pré evento” e efetivado no “evento”.
Abaixo, disponibilizamos um modelo de ChekList com a definição de cada item para ajudar no planejamento e execução do evento.