O cerimonial e protocolo para evento com a presença do Reitor devem ser enviados para  a Assessoria de comunicação do Reitor (ASCOM), tem como uma de suas funções a revisão de cerimoniais institucionais, nos quais o Reitor estará presente. O Gabinete do Reitor responde como maior autoridade dentro da instituição e através dos casos mais frequentes foi elaborado um pequeno manual para sanar quaisquer dúvidas sobre cerimoniais na UFSM. 

Como exemplos de disposição de autoridades e demais artigos utilizados  em eventos tem o formaturas, que apresenta as dúvidas mais frequentes relevantes sobre o assunto.