No pré evento acontece o processo de viabilização do projeto, onde se é definido qual será o tipo de evento, qual será sua data e o melhor local, atendendo às demandas de infraestrutura e acessibilidade. As etapas ligadas a execução do evento estarão presentes no checklist, que é desenvolvido no “pré evento” e efetivado no “evento”. Para conceber o checklist é importante entender quais são os objetivos que o evento busca alcançar. Os itens básicos, já mencionados acima, também contam com a legitimação do evento perante a UFSM

Como apresentado no capítulo dois deste trabalho, trabalhamos o checklist apresentado por Matias (2010), porém o adaptamos para eventos institucionais. Dessa forma, chegamos na seguinte lista de itens:

Definição do tipo de evento: Este é o momento que o usuário define qual será o seu evento dentre as opções, para delimitar seu planejamento e assim alinhar o planejamento para as próximas etapas. 

Elaboração do tema: A escolha do tema é resultante do tipo de evento e o que direciona para qual será o público atingido pela divulgação do evento, o tema é capaz de transformar um pequeno evento em um possível sucesso de público e definirá quais os próximos passos do projeto.

Identificação do público alvo: compreender que tipo de evento está desenvolvendo o leva a interpretar qual é o público que ficará cativado a comparecer, a partir da abrangência do tema e a demanda dos públicos o deve-se ficar atendo no item a seguir.

Definição da data: A escolha da data é o processo que depende de vários outros itens desta lista,  podemos dizer que está diretamente ligado aos seus palestrantes, pois depende da agenda dos convidados, após isto, a data precisa de disponibilidade dentro da universidade e assim escolher qual é local que possui a capacidade necessária e disponibilidade no dia/semana de sua escolha.

Escolha do local: A UFSM possui diversos espaços que podem ser usados para eventos, entendendo qual é a proporção do evento o local de escolha deve ser o que melhor atende as questões de estrutura e acessibilidade.