1) ANTES da defesa o presidente da banca deve:
– Avisar a banca para não assinar o atestado: somente a coordenação do PPG pode assinar esse documento.
– Sugerir aos integrantes externos que se cadastrem no PEN/SIE.
– Verificar as regras de assinatura da ata: veja o memorando circular n. 004/2024.
2) DEPOIS da defesa
– Solicitar que os integrantes da banca baixem o atestado diretamente do processo.
– Caso alguém assine a ata fora do PEN/SIE (ex: gov.br), coletar as assinaturas antes de anexá-la no processo.
– Anexar a ata no processo informado acima.
– Solicitar que os integrantes da banca, com cadastro no PEN/SIE, acessem suas respectivas caixas postais e assinem apenas a ata de qualificação.
– Quando todos tiverem assinado a ata, tramitar o processo para a coordenação do PPG.
3) Orientações para o estudante
– Você não precisa realizar nenhuma ação neste processo. A partir de agora, toda a movimentação é realizada pelo seu orientador.
– Mesmo assim, você pode acessar o processo a qualquer momento para baixar a ata, depois que for anexada pelo presidente, e o atestado da banca.
4) Como acessar o processo?
– Acesse ao Portal de Documentos.
– Digite o número do processo no campo “Número” ou o seu nome no campo “Interessado”;
– Clique em “Pesquisar”.
– Clique no ícone de pasta para abrir o processo.
– Clique em “Documentos inseridos” para ver e baixar os arquivos.
– Para ver onde está o processo, clique em “Tramitações”.
5) Dúvidas frequentes:
– Pode haver defesa por parecer? Não. Apenas presencial, online ou híbrida: ver resolução UFSM N. 124, de 14 de abril de 2023. Se um integrante efetivo faltar, o suplente deve ser convocado.- Como integrantes externos fazem o cadastro no PEN/SIE?
– Brasileiros: acessem este link.
– Estrangeiros: acessem este link.
– O cadastro é feito exclusivamente pelo próprio integrante externo.
– Havendo dúvidas sobre o cadastro, pode-se:
assistir a este vídeo.
conferir as instruções de cadastro de integrantes externos.
ou entrar em contato com a Divisão de Protocolo da UFSM pelo e-mail pen@ufsm.br ou pelos telefones (55) 3220-8499, (55) 3220-8130 ou (55) 991589857 (Whatsapp).
– Como a banca assina a ata? Conforme o memorando circular n. 004/2024 – PRPGP, a ata pode ser assinada por:
Assinatura eletrônica certificada pela ICP-Brasil.
Assinatura eletrônica certificada pela instituição do integrante da banca.
Pelo PEN/SIE (requer cadastro prévio).
Assinatura à mão somente é aceita para integrantes estrangeiros.
Assinaturas fora desses padrões não serão aceitas pela PRPGP.
– Co-orientador pode assinar a ata? Somente se substituir o orientador na defesa.- Suplente pode assinar a ata? Somente se substituir algum integrante efetivo na defesa.