Durante a última semana de outubro, integrantes do Hub.Doc participaram do Congresso do Conselho Internacional de Arquivos (ICA), em Barcelona, na Espanha. Realizado a cada quatro anos, o evento promove a preservação, o acesso e o uso dos arquivos em todo o mundo, fomentando a discussão do papel dos arquivos para a memória coletiva, a transparência e a cidadania democrática.
A participação da equipe do Hub.Doc nos diferentes espaços promovidos pelo evento, buscou mostrar as tecnologias desenvolvidas na recuperação dos arquivos, além de compartilhar os métodos de estruturação do Hub.Doc após as enchentes que atingiram o Rio Grande do Sul em maio de 2024.
Pôsteres do Hub.Doc destacam inovação e resiliência
Na seção dos totens digitais, as coordenadoras do Hub.Doc, Débora Flores e Daiane Segabinazzi Pradebon, apresentaram o trabalho “Resiliência e determinação no avanço da ciência: protegendo a memória da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) após as enchentes”. Desenvolvido em conjunto com a pesquisadora e arquivista Neiva Pavezi (UFSM), o estudo evidencia que o principal desafio é a velocidade de recuperação. “Pós-enchente, buscamos entender quais mecanismos e metodologias poderiam ajudar a recuperar esse grande número de documentos. Entendemos que o congelamento de arquivos, como executamos, tem demonstrado resultados positivos e levamos isso ao evento”, conta Débora.
Outro destaque foi o trabalho “Um modelo de recuperação de desastres para arquivos por meio da realidade virtual”, desenvolvido por Jonas Ferrigolo Melo, Juliano Silva Balbon, Moisés Rockembach, Débora Flores e Daiane Segabinazzi Pradebon. Segundo Daiane, o principal objetivo do estudo foi compartilhar as ações de recuperação com pesquisadores de todo o mundo: “essa tecnologia de realidade virtual permite com que as pessoas vejam, na prática, a estrutura que montamos e o trabalho que desenvolvemos em relação à recuperação”.
A arquivista ainda frisou que os óculos evidenciam as etapas da recuperação e possibilitam uma melhor compreensão da operação.
“Nós mostramos o passo-a-passo e isso auxilia demais, ainda mais em situações de emergências, pois as pessoas conseguem observar aquilo que os manuais dizem para ser feito. Mostrar esses processos de maneira real e inovadora tem grande potencial, especialmente quando pensamos na questão do intercâmbio. Temos que migrar para uma realidade que permita a acessibilidade a todas as regiões do mundo”, explica.
A criação do modelo de realidade virtual teve apoio do Grupo de Automação e Robótica Aplicada, coordenado pelo professor Anselmo Cukla, do Departamento de Processamento de Energia Elétrica da UFSM, e por alunos de Engenharia de Computação e Ciências de Computação. O Grupo colaborou na aquisição e edição de imagens e vídeos em 360°, captando ambientes do projeto de restauração, como o container onde estão armazenados os documentos atingidos pelas enchentes, e as diferentes etapas do processo de recuperação.
Para Anselmo, o trabalho interdisciplinar realizado em conjunto com o Hub.Doc auxilia no diálogo e troca de experiências para a criação de novas tecnologias. “Sem dúvida, gerou resultados importantes, principalmente no que se refere ao crescimento profissional de todos os envolvidos, principalmente, maior conhecimento e domínio técnico de ferramentas para trabalhar com aquisição e criação de imagens e vídeos utilizando VR”, destacou o professor.
Apresentações do Hub abordam a arquivologia digital
Além da seção de totens digitais, colaboradores do Hub.Doc apresentaram trabalhos em sessões orais. O analista de Tecnologia da Informação (TI) da UFSM, Marcos Vinícius Bittencourt de Souza, divulgou a pesquisa “Repositórios institucionais brasileiros em risco”, desenvolvida em parceria com o analista de TI Gustavo Zanini e as coordenadoras Débora Flores e Daiane Regina Segabinazzi Pradebon. O trabalho, apresentado por Marcos, buscou identificar que “grande parte dos repositórios nacionais ainda não atende a fatores críticos de confiabilidade, como a existência de planos de preservação, infraestrutura organizacional adequada e equipes capacitadas”.
Ele explica que a ausência de políticas institucionais consolidadas e o baixo investimento financeiro agravam a vulnerabilidade desses acervos, que são essenciais para a preservação da produção científica nacional. “Muitos repositórios funcionam bem do ponto de vista tecnológico, com servidores e sistemas mantidos pelas instituições, mas ainda carecem de planejamento e de uma estrutura de governança que assegure a preservação a longo prazo”, observa o analista de TI.
Entre as soluções propostas, Marcos destaca a necessidade de implementar Planos de Preservação e de Continuidade adaptados à realidade de cada instituição, alinhados às normas nacionais e internacionais. Para ele, discutir o tema em um evento internacional como o ICA foi fundamental: “Apresentar esse diagnóstico fora do Brasil permite traçar paralelos com outras realidades e buscar soluções conjuntas com profissionais de diferentes países, que enfrentam desafios semelhantes”, afirma.
Na mesma ocasião, Gustavo Zanini também apresentou o estudo “Ciência Arquivística e Aprendizado de Máquina: Classificação Automática de Documentos Arquivísticos”. Desenvolvido pelos mesmos integrantes da apresentação anterior, o estudo explorou o uso de aprendizado de máquina, ou inteligência artificial, para a classificação automática de documentos arquivísticos, destacando soluções inovadoras para otimizar a organização e o acesso a acervos digitais e físicos.
Conforme Gustavo, a classificação é uma etapa essencial para garantir a organização, a transparência e o acesso à informação, além de atender às legislações de acesso público. Nesse contexto, o uso de inteligência artificial surge como uma ferramenta capaz de acelerar processos antes realizados manualmente, permitindo classificar documentos de forma automática, tanto em acervos já existentes quanto na própria produção documental digital.
Durante o desenvolvimento do estudo, um dos principais desafios técnicos foi reunir uma base de conhecimento previamente classificada para que os algoritmos pudessem aprender e reconhecer padrões. De acordo com Gustavo, o plano de classificação é extenso e varia conforme as especificidades de cada instituição, o que aumenta a complexidade da tarefa e o risco de erros nas previsões automáticas. Ainda assim, os resultados foram promissores: utilizando um conjunto de 11.041 documentos, todos emitidos entre 2014 e 2024 , os testes alcançaram uma média de 98% de acerto na identificação das classes documentais. “O experimento demonstrou o potencial da automação para acelerar a organização e reduzir o acúmulo de MDA”, aponta.
Congresso promoveu intercâmbio científico
Para Débora, a participação do Hub.Doc no Congresso permitiu o compartilhamento de experiências e técnicas. “Nós mostramos que no Brasil temos soluções que podem ser replicadas em outras partes do mundo que passaram por situações semelhantes. Temos obtido sucesso e sinto que seremos exemplo para outros países”, revela.
A coordenadora Daiane Segabinazzi Pradebon disse que o evento fomentou a inovação proposta pelo Hub.Doc. “No Congresso, vimos que estamos no caminho certo. Conhecemos profissionais de locais como Valência e Caribe que passaram por situações difíceis com arquivos e conseguimos ter um panorama diferente. Essa vivência nos fez perceber que trouxemos uma inovação para a situação de recuperação de acervos no mundo”, finaliza.
Sobre o ICA
O Conselho Internacional de Arquivos atua na preservação, no acesso e na utilização de arquivos em todo o mundo, fortalecendo o papel dos arquivos como instrumentos essenciais para a memória, a transparência e a cidadania. Por meio de congressos, workshops e eventos, o ICA conecta profissionais e instituições, promove o compartilhamento de experiências e melhores práticas, e apoia o desenvolvimento da arquivologia em nível global, contribuindo para que estratégias e políticas arquivísticas estejam sempre alinhadas às necessidades da comunidade internacional.
Mais informações sobre futuras edições e eventos podem ser consultadas diretamente no site oficial do ICA: www.ica.org.
Texto: Pedro Moro, estudante de Jornalismo e bolsista do Hub.Doc
Fotos: arquivo pessoal