As informações relativas a esse tutorial ou processo deverão ser encaminhados formalmente ao licita.cs@ufsm.br.
Os documentos necessários estão disponíveis para download ou visualização no final da página.

Passo a passo resumido: Para os servidores já habituados com o processo.

Antes de mais nada, verifique os prazos e as categorias dos objetos habitualmente comprados pelo campus UFSM-CS, conforme elaborado pelo NGO no link:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HRK_4MOyAS1Lkc6jdGLAvlAtg6ya3Ty9n42R-fBg8wU/edit?usp=sharing

Para formalizar a solicitação de compra, deverão ser retornados ao NGO os arquivos:
1) Modelo – Itens de Licitação, preenchido, em arquivo de planilha (Libre Calc ou Excel);
2) ETP Digital, em PDF, ou arquivo equivalente em formato de texto editável/copiável;
3) Pesquisas de preços em um único arquivo PDF, ordenado conforme a planilha;
4) Justificativas, relativas aos itens cuja pesquisa de preços foi inviável dentro do Painel de Preços do Governo Federal, devem vir assinadas, carimbadas e digitalizadas, em um arquivo adicional em PDF.

Obs.: Os 4 arquivos acima devem reunir as compras do setor obedecendo as categorias definidas pelo DEMAPA, por exemplo: Caso algum setor/laboratório deseje solicitar itens de 3 categorias, tais como ferramentas, material biológico e material eletrônico, deve enviar 4 arquivos agrupados para cada CATEGORIA, portanto, ao todo, 12 arquivos, onde cada categoria terá um prazo específico dentro do cronograma de compras.

Abaixo, seguem as informações detalhadas, para plena compreensão dos procedimentos licitatórios.

REQUISITO – ENVIO DO PLANEJAMENTO (PGC) PRÉVIO DO SETOR
Para que a contratação possa ser realizada, é indispensável que a demanda tenha sido previamente prevista no PGC do exercício anterior – vide ORIENTAÇÕES – ENVIO DO PGC DOS SETORES.
O envio do PGC é pré-requisito para realizar a contratação, tanto para garantir a disponibilidade orçamentária para contratar, quanto pela obrigatoriedade de informar o número do DFD durante a digitação da solicitação no SIE, por parte do NGO. Dessa forma, recomenda-se que os setores realizem o planejamento antecipado de suas necessidades de compras, serviços e contratações, observando os prazos legais e institucionais estabelecidos.

REQUISITO – CONFERÊNCIA DOS ITENS JÁ DISPONÍVEIS NA UFSM
Antes de solicitar o item, é fundamental que seja verificado se o produto não está disponível no Almoxarifado Central (…)
Disponível em: https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/demapa/produtos-em-estoque
(…) bem como os produtos licitados com Registros de Preço vigentes nas unidades Campus da Universidade Federal de Santa Maria em Cachoeira do Sul (31.00.00.00.0.0), Material Licitado Não Estocado (01.18.03.03.0.0) e a Central de Aquisições (01.18.00.00.0.1).
Disponível em: https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/demapa/registro-de-precos
Caso os itens estejam disponíveis nos links acima, a aquisição já pode ser encaminhada, seja via requisição do almoxarifado, conforme as orientações do NIMP-CS, ou via Registro de Preços (RP) e empenho, conforme as orientações do NGO – vide ORIENTAÇÕES – SOLICITAÇÃO DE EMPENHO.
Portanto, caso os itens desejados não estejam disponíveis entre as opções anteriormente indicadas, e cumpridos os requisitos anteriormente elencados, será possível dar andamento à solicitação de compra.

DOCUMENTOS DO PROCESSO
Para proceder, o solicitante deve observar os documentos a seguir:
– Leitura do Memorando Circular n° 01/2025 – DEMAPA/UFSM
(traz instruções relativas aos critérios sustentáveis das solicitações);
– Leitura do Memorando Circular n° 01/2026 – DEMAPA/UFSM
(para verificação das novidades e prazos de 2026);
– Preenchimento da planilha Modelo – Itens de Licitação (ao realizar os pedidos dos itens);
– Verificação do arquivo “Classificação de Despesas (Plano de Contas) – CONSUMO”; e
– Verificação do arquivo “Classificação de Despesas (Plano de Contas) – PERMANENTE”.

MEMORANDO ANUAL – DEMAPA
Anualmente em janeiro, o DEMAPA divulga seu primeiro memorando anual, definindo os prazos para as solicitações de licitação do exercício corrente, agrupados de acordo com o tipo do objeto de contratação.
O memorando 01/2026 define as informações relevantes para os processos licitatórios, portando é fundamental a plena leitura e compreensão deste conteúdo por parte dos interessados na compra de materiais e/ou serviços.

Dentre os tópicos trazidos pelo memorando, destacam-se:
– A disponibilidade de renovação de quantitativos dos Registros de Preços já vigentes da UFSM, desde esteja prevista no ETP Digital;
– As demandas relativas a editais internos e externos (relativos a programas e projetos) deverão ser previstas e realizadas pelo campus.
– Os critérios sustentáveis nas licitações, que deverão ser previstos nos descritivos dos itens, se cabíveis, e no item 5 (Requisitos de contratações) e/ou item 14 (Possíveis impactos ambientais) no ETP digital elaborado pela unidade requisitante.

TABELA DE PRAZOS – NGO
A tabela de prazos divulgada pelo NGO foi montada de acordo com as solicitações de compras do campus, baseada no levantamento dos últimos anos. As únicas diferenças, em relação ao memorando do DEMAPA, são: a ordem dos itens, baseada aqui pelas datas dos prazos, em ordem cronológica para que possamos analisar melhor os prazos pela perspectiva temporal; a exclusão de itens não relacionados ao campus, como aquisições de livros, materiais hospitalares, instrumentos musicais, etc; e a inclusão da coluna do prazo para o envio ao NGO.
As solicitações fora das datas estabelecidas não serão atendidas. Caso algum setor ou solicitante perca o prazo e queira enviar a solicitação de compra fora do prazo, o aceite não dependerá do NGO, mas sim do DEMAPA, em função do cronograma de pregões em andamento.
Tal processo inicia-se assim que os prazos das solicitações se encerram, agrupados nos mesmos grupos de objetos das solicitações de compras, e reunidos pelos fornecedores relacionados com os objetos do pregão. Todo esse processo é realizado de maneira centralizada pelo Núcleo de Pregões.

Portanto, para solicitar exceção/perca/prorrogação de prazo, sugere-se obter expressa autorização do DEMAPA, em conjunto com sua subunidade Núcleo de Pregões da UFSM.

PLANO DE CONTAS – CONSUMO/PERMANENTE
Para a devida classificação dos itens de cada setor, sugere-se o preenchimento da classificação de despesa dos itens, geralmente nos códigos base 3.3.9.0.30.xx (consumo) ou 4.4.9.0.52.xx (permanente). Ao solicitante, pedimos a gentileza de pesquisar e preencher com os dois últimos dígitos dos códigos, conforme o Plano de Contas, pois são informações cruciais para classificarmos e lançarmos corretamente os itens no sistema SIE. Exemplos:
3.3.9.0.30.11 – Material Químico, ou
4.4.9.0.52.04 – Aparelhos de Medição e Orientação.

PLANILHA – ITENS DE LICITAÇÃO
O Formulário – Itens de Licitação é o arquivo em planilha que deve ser enviado ao NGO devidamente preenchido, contendo o memorial descritivo dos itens para a licitação de maneira completa e detalhada, assim como os valores unitários e o total da contratação.
Essa planilha servirá como base para encaminharmos as solicitações e demais documentos para o Campus Sede através do SIE. A ordem dos itens deve obedecer à mesma ordem da pesquisa de preços.
Devem ser enviados os dados (nome, cargo e SIAPE) do servidor responsável (um ou mais) pela solicitação e pelas pesquisas de preços do(s) item(ns).
Para melhor visualização e manuseio por parte do NGO, solicitamos que esse arquivo seja enviado diretamente em formatos do Microsoft Excel(.xlsx) ou do Libre Calc(.ods), conforme o arquivo modelo disponibilizado.

PESQUISA DE PREÇOS
A pesquisa de preços para licitação é um procedimento obrigatório que serve para determinar o valor de referência que a Administração Pública está disposta a pagar por um bem ou serviço. Ela é o pilar do planejamento e garante que o governo não pague mais caro do que o mercado.
O procedimento segue parâmetros rigorosos descritos na Nova Lei de Licitações (Lei 14.133/2021), que orienta o uso de fontes como o Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), Painel de Preços do Governo Federal, além de cotações diretas com fornecedores.
Solicitamos que as informações relativas aos preços de mercado sejam enviadas em um único arquivo PDF (unificado), e em ordem idêntica à Planilha Itens de Licitação.
A pesquisa deve ser realizada preferencialmente do sistema do governo federal, através do link https://pesqpreco.estaleiro.serpro.gov.br/pesquisa-precos-frontend/pesquisa. Como as pesquisas de preços serão encaminhadas via SIE, solicitamos, se possível, que os arquivos em PDF sejam leves (comprimidos, com tamanho menor que 500 KB).

ETP DIGITAL
O ETP Digital é uma ferramenta do sistema Compras.gov.br utilizada para elaborar, compartilhar e armazenar o Estudo Técnico Preliminar (ETP) nas contratações públicas. Ele serve para comprovar a necessidade, avaliar a viabilidade, padronizar documentos, e para cumprir a obrigatoriedade do ETP exigida pela Nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021). Esse instrumento organiza todo o fluxo de planejamento e promove transparência das contratações públicas.
Para elaborá-lo, é necessário verificar as orientações vigentes acerca da elaboração do ETP Digital (Estudo Técnico Preliminar – Digital) e das pesquisas de preço no site do DEMAPA, disponível em: https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/demapa/orientacoes/.
Serão aceitos os ETPs gerados no ComprasNet (em PDF), ou em arquivo de texto editável (doc, docx, odf) contendo os requisitos do ETP – Modelo – ETP Digital – e que atendam as definições do Memorando do DEMAPA. Os eventuais problemas na elaboração serão retornados ao solicitante para que sejam feitos os devidos ajustes.
Atualmente, o acesso para a elaboração do ETP Digital no link http://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortalUASG.asp está disponível via login gov.
Caso o servidor solicitante não tenha acesso ao portal do ComprasNet, sugere-se encaminhar e-mail para demapa@ufsm.br, solicitando ou renovando o acesso no CPF da pessoa que será responsável pelo ETP.

ANÁLISE DE CATÁLOGOS DURANTE O PREGÃO ELETRÔNICO
Dentro das possibilidades de cada setor da UFSM-CS, sugere-se, por fim, a disponibilidade de um responsável ou intermediador das solicitações por Setor/Curso para compilação das características dos produtos, quantitativos e elaboração do ETP, além da posterior distribuição de catálogos e resolver eventuais problemas (dúvidas, recursos, solicitações de esclarecimentos, etc.) durante as próximas etapas do processo licitatório.

Formulário – Itens de Licitação
Modelo ETP Digital
Prazos NGO 2026
Memorando DEMAPA 2025
Memorando DEMAPA 2026
Classificação de Despesas – Consumo
Classificação de Despesas – Permanente