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Solicitação de prorrogação de prazo para defesa de dissertação ou tese

Para solicitar a prorrogação do prazo para defesa de dissertação ou tese, o (a) discente precisa proceder com a abertura de um Processo Eletrônico Nacional (PEN) acessando o Portal de Documentos da UFSM: https://portal.ufsm.br/documentos/login.html

Para ter acesso a tramitação e assinatura eletrônica, o (a) discente deverá assinar o Termo de Concordância para Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE. O tutorial está disponível clicando aqui.

Ao acessar o Portal de Documentos, o (a) discente deverá fazer o login com o número de matrícula e senha (a mesma do Portal do Aluno).

Ao acessar o Portal de Documentos, o (a) discente deverá clicar em “novo” e em seguida em “processo”.

Abrirá a página para a criação do PEN.

Em tipo documental o (a) discente deverá digitar “prorrogação” e aparecerá a opção “Processo de prorrogação de prazo para defesa de dissertação/tese (134.333)”. O (a) discente deverá selecionar esta opção.

Após selecionar esta opção, o campo procedência será preenchido automaticamente, caso o (a) discente tenha apenas uma matrícula na UFSM.

Caso o (a) discente tenha mais de uma matrícula, deverá selecionar a matrícula correspondente ao PPGEA.

No campo “descrição” o (a) discente deverá completar com “dissertação” ou “tese” e o próximo passo é clicar em “salvar”.

Clicando em “salvar”, o (a) discente terá acesso ao número do processo (sempre iniciando com 23081). É importante guardar este número para consulta.

Nesta página o (a) discente deverá inserir os documentos obrigatórios em formato pdf:

1) Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese, disponível clicando aqui.

2) Plano de trabalho, disponível clicando aqui.

3) Histórico escolar de mestrado/doutorado (emitido pelo Portal do Aluno).

Instruções para preenchimento do “Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese”:

1) O período máximo para prorrogação é de seis meses.

Importante: o (a) discente só tem direito a um pedido de prorrogação, portanto, deverá avaliar com conjunto com o (a) orientador (a) qual o prazo deverá ser solicitado. Lembrando que o (a) discente pode defender a qualquer momento e não é obrigatório que se use todo o tempo solicitado. 

2) Assinalar dissertação ou tese.

3) Redigir a justificativa de forma mais clara possível para a análise do Colegiado do PPGEA.

4) Caso tenha sido bolsista do PPGEA (CAPES ou CNPq) colocar esta informação.

5) A assinatura do (a) discente será feita de forma eletrônica, portanto, o campo destinado a assinatura ficará em branco (não colar assinatura ou assinar via editor pdf).

6) No campo “ao Professor Orientador”, apenas preencher com o nome do (a) orientador (a). Os demais campos deverão ficar em branco.

Salvar o documento em formato pdf.

Na página de abertura do PEN, clicar em “adicionar” e sem seguida “enviar”. Abrirá uma janela para anexar o “Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese”.

O tipo documental é preenchido automaticamente pelo sistema.

Clicar em “escolher arquivo” para anexar o requerimento em formato pdf preenchido e sem assinatura (a assinatura será realizada de forma eletrônica).

Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.

Em “tipo de conferência”, clicar em “sem autenticação”.

Em “assinar documento” clicar em “sim”. E clicar em “adicionar”.

Pronto, o Requerimento foi anexado ao processo.

Para anexar o “Plano de trabalho”, o (a) discente deverá clicar em “adicionar” e “enviar”, conforme figura acima.

Ao abrir a caixa para inserir o documento, o “tipo” documental deverá ser “Plano de trabalho”.

Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.

Em “tipo de conferência”, clicar em “sem autenticação”.

Em “assinar documento” clicar em “sim”. E clicar em “adicionar”.

O mesmo procedimento deve ser adotado para inserir o histórico escolar gerado pelo Portal do Aluno.

Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.

Em “tipo de conferência”, clicar em “autenticado”.

Em “assinar documento” clicar em “não”. E clicar em “adicionar”.

Pronto! Os três documentos obrigatórios foram anexados.

Ao clicar em “salvar”, abrirá a janela para que o (a) discente proceda com a assinatura eletrônica.

Caso o (a) discente tenha mais de um vínculo com a UFSM, deverá assinalar a matrícula do PPGEA, digitar a senha e clicar em OK.

Na próxima tela o (a) discente tem acesso ao resumo do processo. Clicando em “documentos inseridos”, o (a) discente poderá conferir se anexou os documentos corretos.

Estando tudo correto, o (a) discente deverá clicar em “tramitar”.

Nesta página, o (a) discente tramitará o processo para o (a) orientador (a).

No campo “próximo passo” deverá assinalar “Destino Inicial – Pessoa”. No campo “destino” deverá procurar o nome do (a) orientador (a).

Atenção: o nome deve ser digitado corretamente na ordem, para que o sistema encontre. Caso digite apenas o nome e o sobrenome, e o (a) orientador (a) possua um nome no meio, o sistema não irá encontrar. Caso tenha dúvidas, no Plano de Estudos tem o nome completo do (a) orientador (a).

No campo “despacho”, o (a) discente pode utilizar as opções disponíveis ou criar o seu próprio despacho. 

Com todos os campos preenchidos, deverá clicar em tramitar.

Pronto, o processo foi tramitado para o (a) orientador (a). Sugere-se que o (a) discente informe o (a) orientador (a) sobre a tramitação.

O (a) orientador (a) do discente deverá acessar a Caixa Postal e acessar o PEN com a solicitação de prorrogação de prazo de defesa de tese/dissertação.

Ao abrir o processo, estando de acordo com a solicitação do (a) discente, o (a) orientador (a) deverá assinar os documentos “requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese” e “Plano de Trabalho” clicando no ícone da chave. 

Em seguida, deverá tramitar o processo.

No campo “próximo passo”, assinalar “tramitação para Unidade”. No campo “destino” digitar “03.10.03” e assinalar a opção “Curso-Programa PG em Engenharia Agrícola (CPPGEA)”.

No campo “despacho”, poderá utilizar uma das opções do sistema ou então criar o seu próprio despacho. 

Pronto! O processo foi tramitado para o PPGEA e será analisado pelo Colegiado.