Abertura de Processo Eletrônico Nacional (PEN) para tramitação e assinatura de Acordos de Cooperação Internacional
Em 29 de abril de 2026, foi publicada a Resolução UFSM 258, que dispõe sobre a transferência da responsabilidade pela gestão, acompanhamento e formalização dos Acordos de Cooperação Internacional no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria. Com a entrada em vigor da referida Resolução, as atribuições anteriormente exercidas pela Coordenadoria de Projetos e Convênios (COPROC/PROPLAN) passam a ser de competência exclusiva da Diretoria de Relações Internacionais (DRI).
Passo a passo: tratativas – abertura do PEN – assinatura do acordo:
1. Primeiramente, o servidor docente/técnico-administrativo demonstra interesse em firmar convênio com uma universidade estrangeira, enviando um e-mail à instituição com essa manifestação (o que já pode ter ocorrido previamente);
2. Ao mesmo tempo, esse mesmo servidor sugere a minuta de acordo de cooperação internacional da UFSM (conforme versões bilíngues listadas abaixo) à universidade estrangeira ou aceita a sugestão de documento daquela universidade, que deverá ser analisado pela PROJUR, após a abertura do PEN.
3. Com a manifestação da universidade estrangeira sobre a minuta da UFSM, com ou sem alterações (que pode ser uma troca de e-mails) ou ainda com a sugestão de uma minuta própria daquela instituição, o servidor deve solicitar abertura do processo à DRI com a minuta preenchida com os dados de ambas as instituições. Também será necessário um Plano de Trabalho contendo: justificativa/motivação, objetivos, metas e resultados esperados.
4. Realizados esses primeiros passos e com essa primeira documentação em mãos, a DRI abrirá um PEN, realizando a tramitação aos setores envolvidos: PPG ou Departamento, PROJUR, PRPGP até que o documento seja finalmente aprovado por todas as instâncias e assinado pela Reitora da UFSM.
5. Então, o documento é assinado eletronicamente, quando ambas as partes concordarem com esse tipo de assintura. A UFSM utiliza assinaturas eletrônicas certificadas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Então, o documento é enviado á universidade no exterior para assinatura pelo representante legal daquela instituição. Também há a possibilidade de assinaturas físicas, caso seja uma exigência da instituição estrangeira. Dúvidas mais específicas sobre a documentação necessária para a abertura do processo, podem ser enviadas ao e-mail dri.bilateral@ufsm.br.