Com objetivo de facilitar o desempenho de atividades dentro do CCSH e melhorar o ambiente de trabalho dentro dos núcleos, secretarias e departamentos, a Empresa Jr. Inovações Tecnológicas em Engenharia de Processos (ITEP jr), do curso de Engenharia Química da UFSM, realizou um mapeamento de processos do Centro.
O projeto tem como finalidade o mapeamento e a padronização das atividades feitas nos Centros e Departamentos da UFSM. O objetivo é garantir que as atividades desempenhadas em cada núcleo sejam realizadas da maneira mais eficiente, além de otimizar os possíveis processos e garantir a gestão da informação. Assim, quando um funcionário novo entrar em contato com determinado cargo ele já terá uma boa base sobre o que é de competência do local em que está se inserindo.
A partir de um contato inicial com os Núcleos de Patrimônio, de Infraestrutura, de Divulgação Institucional, de Execução e Controle Orçamentário, Secretaria, GEAIC e Unidade de Apoio Pedagógico do CCSH foram realizadas reuniões periódicas nestes locais para definir quais tarefas cada núcleo desempenha, como são executadas e, principalmente, como poderiam ser otimizadas.
Além de mapear os processos dentro dos Núcleos da Direção do CCSH, foi realizado também o contato com alguns departamentos e secretarias de curso que demandavam de um manual para melhorar o funcionamento dos setores.
Após o período de mapeamento das atividades realizadas em cada núcleo/setor foram organizados fluxogramas contendo todos os processos junto a descrição de cada um destes fluxogramas.
Cada manual tem uma divisão própria. Os que tem fluxograma possuem as legendas destes, formas e preenchimentos, e uma introdução. Na parte dos processos estão dispostos cada um dos fluxogramas, seguido da sua descrição detalhada. O fluxograma são as macro etapas do processo, e na descrição há um maior detalhamento e especificação de cada etapa. Além disso em locais que são utilizados muitos sistemas também foram elaborados manuais dos sistemas com prints das telas e especificações de onde clicar e como preencher cada campo necessário para cada fim.
Dentro do Manual dos processos de secretaria de curso de graduação, por exemplo, contém uma descrição de como é realizada cada função desempenhada pela secretaria. Este, por sua vez, serve como base para sanar possíveis dúvidas sobre como executar cada função, quais os passos de cada atividade e como agir diante de algum imprevisto.
Também foram elaborados pequenos manuais que contém o resumo de cada processo, foram divididos em Cursos, Departamentos e Direção. Estes foram elaborados para facilitar o entendimento dos processos e para que seja possível identificar em qual setor da direção deve-se procurar ou em qual manual deve conter a informação desejada. Para os cursos e departamentos os processos foram divididos em 3 manuais cada, mais o manual dos sistemas.
