Esta página se destina às chefias de carga das bibliotecas da UFSM, responsáveis por assinar os termos de responsabilidade (TRs) de compra de material bibliográfico impresso.
Ressaltamos que o Memorando Circular n° 001/2022 – DIPAT/DEMAPA/UFSM, de 09 de novembro de 2022, trata do mesmo tema e apresenta o link para o Manual de Gestão Patrimonial, elaborado pela DIPAT, e cujas páginas 138 a 139 apresentam o procedimento.
1) Na ocasião do recebimento das caixas com o material, entregues pela DIPAT, a chefia da carga deve verificar no ato da entrega se o número de patrimônio do carimbo do material recebido é o mesmo relacionado no Termo de Responsabilidade (TR) impresso também entregue pela DIPAT.
Se houver diferenças (falta de material, registro de patrimônio incorreto, etc), não aceitar a carga e contatar o Núcleo de Aquisição.
Se não houver diferenças, aceitar a carga, assinar o TR impresso e aguardar a tramitação do TR eletrônico.
O Núcleo de Aquisição também avisa as bibliotecas por e-mail quanto à quantidade de caixas que serão entregues pela DIPAT a fim de diminuir o risco de algum material se perder durante o transporte.
2) Verificar o despacho recebido da DIPAT, que relembra o TR que precisa ser assinado em sua versão eletrônica.
A “linha” ou “ordem” é o número do elemento do processo que carece de atenção.
3) Também é possível localizar o TR a ser assinado pela descrição do elemento após clicar em 
“Documentos inseridos”.
4) Clicar no ícone no ícone 
para assinar digitalmente o TR correto.
No momento da confirmação da assinatura, é importante selecionar a função relacionada à chefia de carga, isto é, à chefia da unidade onde ficarão disponíveis os livros (Chefe de Núcleo, Chefe de Biblioteca Setorial, etc).
5) Sugere-se que o despacho da tramitação tenha o mesmo teor da linha de assinatura do TR, isto é: “Recebi da DIVISÃO DE PATRIMÔNIO/DEMAPA o material relacionado neste termo, no valor indicado, incorporado ao acervo patrimonial da Instituição, com lotação nesta unidade sob cuja guarda, uso, administração e responsabilidade permanecerá de acordo com o artigo 87 do decreto-lei nº 200 de 25/02/67 e legislação complementar.”
Caso a chefia substituta eventual precise assinar o documento devido à ausência da chefia regular, é bom garantir que esta informação conste no despacho, preferencialmente citando o número da portaria de pessoal que atribui esta função.
No caso de inconsistências no TR recebido impresso e no tramitado digitalmente, contatar a DIPAT.
No caso de necessidade de cancelar a tramitação para a DIPAT ou correção de algum dado no processo eletrônico, contatar a equipe do PEN.
Página atualizada em 06 jul. 2023.