Encaminhar nota fiscal para pagamento

Observação: o portal Contratos está em constante modificação. Sempre que for notada alteração nos campos e no fluxo de navegação, é necessário atualizar este manual.

1ºPASSO – Verificar se os dados da nota fiscal recebida por e-mail são condizentes ao serviço contratado:

• Endereçada à UFSM;
• Valor;
• Número de empenho explícito, geralmente no campo “Outras informações”;
• Nota: a cópia do empenho SIAFI deve ser solicitada ao NAAO-PROGRAD e arquivada na respectiva pasta em Drive\5 Assinaturas;

SIM, dados corretos: seguir para 2º PASSO
NÃO, dados incorretos: solicitar correção para fornecedor

2ºPASSO – Arquivar a nota fiscal na respectiva pasta em Drive\5 Assinaturas e verificar se o NUP do processo de contratação já está disponível;

3º PASSO – Acessar o Portal de documentos (PEN) e criar novo “Processo de liquidação e pagamento de documentos fiscais (052.22)” :

• Campo “Interessados”: informar Núcleo de Aquisição (01.08.15.01.0.0), Fornecedor e Fiscal técnico do contrato;
• Campo “Autor/es”: informar Núcleo de Aquisição (01.08.15.01.0.0);
• Anexar e assinar a nota fiscal e anexar o empenho SIAFI;
• Nota: anotar o número do processo para uso futuro;

4º PASSO – Acessar o Contratos.gov e localizar o respectivo contrato; 

SIM, o contrato aparece na lista: seguir para 6º PASSO
NÃO, o contrato não aparece na lista: seguir para 5º PASSO

5º PASSO – Registrar empenho fora de contrato, conforme segunda parte das orientações do DCF “INSTRUMENTO DE COBRANÇA“: “Gestão contratual” ➔ “Contratos” ➔ “+ Criar contrato tipo empenho” ➔ selecionar empenho ➔ “Criar contrato(s) do tipo empenho”

6º PASSO – Em “Gestão contratual” ➔ “Meus contratos” localizar empenho na lista e clicar em  “⚙️” (ícone de engrenagem) ➔ “Instrumentos de cobrança” ➔ “+ Cadastrar instrumentos de cobrança do contrato” e preencher a nova página da seguinte forma:

• Tipo lista: prestação de serviço
• Tipo de instrumento de cobrança: nota fiscal
• Número: preencher conforme documento
• Arquivo do instrumento de cobrança: anexar documento
• Chave: conforme documento
• Dt. Emissão: data de emissão conforme documento

➔ “Itens do instrumento de cobrança” (aba) ➔

• “Histórico do contrato” conforme ato que está sendo pago;
• “Itens do histórico” conforme a lista disponível;
• “Valor unitário” corrigir para o valor da nota fiscal;
• “País”: Brasil;

➔ “Outras informações” (aba) ➔

• “Referência”: preencher mês, ano e valor conforme nota fiscal;
• “Empenhos”: preencher conforme valores específicos da nota;

➔ “Liquidação da despesa” (aba) ➔

• Processo: substituir o processo Processo de liquidação e pagamento de documentos fiscais (052.22)
• Dt. Recebimento: preencher conforme data de recebimento do e-mail com a nota fiscal anexada
• Dt. Liquidação de despesa: preencher com a data de abertura do processo de liquidação no PEN;

➔ “+ Criar instrumento de cobrança” ➔ “👁️” (ícone de olho) ➔ “🖶” (ícone de impressora) ➔ salvar como .pdf na respectiva pasta em Drive\5 Assinaturas com o mesmo nome da NF + “- instrumento de cobrança”

7º PASSO – No PEN, anexar o documento Instrumento de cobrança (IC) (052.22) ao processo, assiná-lo, e tramitá-lo para recepção no SIE para o Núcleo de Aquisição (01.08.15.01.0.0);

8º PASSO – Na aba “Caixa postal” do SIE, abrir o processo de liquidação e fazer o seguinte:

• Clicar “Novo”
• Tipo nota de recebimento: selecionar “DANFE”
• Número: preencher conforme nota fiscal
• Empenho: localizar o empenho correspondente
• Vl. A receber: corrigir conforme o valor da nota fiscal e clicar na seta “>”
• Salvar

9º PASSO – Tramitar processo para Núcleo de Aquisição para assinatura;

10º PASSO – Na caixa postal do Portal de documentos (PEN), abrir o processo de liquidação e tramitá-lo para “Certifica e encaminha para liquidação no SIAFI”;

11º PASSO – No MASTER/Receitas atualizar as colunas “Pagamento e prestação de contas” (de Y a AC).

FIM