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Resolução N. 007/1997-ANEXO

<b>RESOLUÇÃO N. 007/1997-ANEXO</b>
Brasão República Federativa do Brasil

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL




UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DE SANTA MARIA





TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DIREÇÃO ADMINISTRATIVA DO HUSM






Dezembro, 1996






COORDENAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS



TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS
SERVIÇO DE COMUNICAÇÃO TRANSPORTE E VIGILÂNCIA

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Requisição de transporte

- pedido de serviços de transporte pelos diversos setores com controle de Km rodados. Gera relatório mensal.

2 anos---------Eliminação

Controle de ligações telefônicas

- registro de ligações telefônicas para controle de cobrança, quando necessário, e comparação com a conta telefônica enviada pela Reitoria.

1 ano---------Eliminação

Requisição de serviços de manutenção (2ª via)

- solicitação de consertos em geral.

1 ano---------Eliminação1ª via fica na Coordenação de Manutenção

Requisição de almoxarifado (3ª via)

- pedido de material de consumo ao Almoxarifado.

1 ano---------Eliminação

1ª via fica na COFIN

2ª via fica no Almoxarifado

Relatório mensal de consumo de combustível das viaturas

- ficha de controle da quantidade de litros de combustível colocados mensalmente em todos os carros do Hospital com o respectivo valor.

5 anos---------Eliminação1ª via enviada ao setor de custos

Ordem de trânsito (3ª via)

- autorização para viagens fora do município. Serve de comprovante para o pagamento de diárias para o motorista.

1 ano5 anos após aprovação das contas pelo TCUEliminação1ª e 2ª vias são enviadas à Pró-Reitoria de Administração

Ficha de ocorrência (2ª via)

- registro de dados referentes a casos policiais do PA, como brigas, acidentes, com a descrição do acidente e diagnóstico médico.

1 ano---------Eliminação1ª via é conservada na Direção Clínica

Caderno de ocorrência

- registro de ocorrências consideradas anormais pelo guarda plantonista, como estrago de aparelhos, extravio de chaves, não cumprimento de ordens, bem como comunicações de troca de plantão.

1 ano4 anosEliminação

Ordem de abastecimento de veículo e nota fiscal de compra de combustível (2ª via)

- controle diário, individual por carro, de abastecimento. Gera relatório mensal.

2 anos5 anos após aprovação das contas pelo TCUEliminação1ª via enviada ao DCF pelo posto onde e abastaeceu


TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS
SERVIÇO DE NUTRIÇÃO E DIETÉTICA

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Relatório mensal de refeições servidas

- relação da quantidade de refeições servidas mensalmente por centro de custo.

2 anos---------Guarda Permanente

Controle de refeições servidas

- controle da quantidade de refeições diárias servidas por turno.

1 ano---------Eliminação

Solicitação de manutenção (1ª via)

- pedido de consertos gerais.

1 ano---------Eliminação2ª via fica na Coordenação de Manutenção

Requisição de almoxarifado (3ª via)

- pedido de materiais e gêneros alimentícios.

1 ano---------Eliminação

1ª via fica na COFIN

2ª via fica no Almoxarifado



TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS
SERVIÇO DE ROUPARIA

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Controle de passagem de roupas

- relatório diário, por centro de custo, de roupas processadas em Kg, que gera o relatório mensal.

1 ano---------Eliminação

Controle diário de consumo de produtos

- controle diário de produtos de lavagem, por Kg, utilizados no processamento das roupas.

1 ano---------Eliminação

Relação de peças confeccionadas

- controle diário da quantidade de peças confeccionadas. Gera relatório mensal.

1 ano---------Eliminação

Solicitação de confecção de peças novas

- formulário de pedido da confecção de peças de roupas novas, enviado para a Coordenação de Serviços Gerais pelas unidades.

1 ano---------Eliminação

Relatório mensal de roupas processadas

- relatório feito a partir do controle diário de passagem de roupas.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório mensal de consumo de produtos

- relatório mensal feito a partir do controle permanente diário de consumo de produtos usados na lavagem da roupa. (feito somente até 1990)

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de roupas confeccionadas

- relatório mensal da quantidade de roupas confeccionadas, por tipo de roupa.

1 ano---------Guarda permanente







COORDENAÇÃO FINANCEIRA



TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO FINANCEIRA
SERVIÇO DE CONTROLE DE CUSTOS

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Relatório analítico de custo médio

- levantamento de dados, para acompanhamento gerencial, a partir de informações sobre custos da produção dos setores que são calculados através de apropriações e rateios.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de consumo de combustível no Serviço de Manutenção

- relação da quantidade em litros e Kg de entrada e consumo de óleo das caldeiras.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório mensal de consumo de combustível das viaturas

- ficha de controle da quantidade de litros de combustível colocados mensalmente em todos os carros com o respectivo valor.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de serviços de manutenção

- relação da quantidade de horas, por requisições, dos serviços prestados pela Manutenção.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório mensal de roupas processadas

- relatório mensal, por centro de custo, de roupas processadas em Kg.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório mensal de refeições da Nutrição

- relação da quantidade de refeições servidas permanente mensalmente por centro de custo.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório do Centro Obstétrico

- controle mensal do número de partos normais permanente e cesarianas realizados.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório do Centro Cirúrgico

- controle mensal do número de pacientes que fizeram cirurgia.

1 ano---------Guarda permanente


TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO FINANCEIRA
SERVIÇO CONTABILIDADE ORÇAMENTO

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Slips de licitações e pré-empenhos

- controle de despesas diárias para lançar no computador.

1 ano---------Eliminação

Ata DIREX

- atas das reuniões semanais da Direção Executiva.

1 ano---------EliminaçãoOriginais na Secretaria Geral

Cópia de nota de empenho

- documento hábil enviado às empresas com a descrição do material adquirido que deve ser enviado ao Hospital.

1 ano---------EliminaçãoOriginais no processo encaminhado ao DCF

Ofício

(principalmente comunicações de férias, substituições, materiais enviados à Reitoria)

1 ano---------Guarda permanente

Folha de pagamento de bolsistas

- controle mensal de horas trabalhadas pelos estudantes bolsistas e respectiva remuneração.

1 ano---------Guarda permanenteUma via no CRH e uma via no DCF

Folha de pagamento de eventuais

- controle mensal de horas trabalhadas pelos profissionais contratados para prestação de serviço e respectiva remuneração (até 1994).

1 ano---------Guarda permanenteUma via no CRH e uma via no DCF

Relatório de biópsia e exames patológicos

- relação de exames e biópsias realizados mensalmente no laboratório de patologia.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de receitas e despesas

- comparativo da despesa comprometida em função da arrecadação.

1 ano---------Guarda permanente

Contratos de firmas (cópia)

- acordo com firmas de fornecimento de bens ou serviços por um determinado tempo (serviços, materiais, medicamentos) - feito pelo DEMAPA.

Até vencimento do contrato5 anosEliminação1ª via fica no DEMAPA

Guia de serviços de terceiros (1ª via)

- documento fiscal de pagamento de serviços prestados por terceiros.

1 ano5 anosEliminação

2ª via – Recepção do Almoxarifado

3ª via – Serv. De Contabilidade e Orçamento (os dados constam no relatório analítico de custo médio)

Relatório de consumo de oxigênio

- controle mensal da quantidade de oxigênio consumido no hospital.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de despesa de pessoal

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de controle de pacotes processados na central de esterilização

1 ano---------Guarda permanente

Folha de gasto do Centro Obstétrico

- controle da quantidade de material, equipamentos e medicamentos gastos no partos.

1 ano5 anosEliminação

Folha de gasto do Centro Cirúrgico

- controle da quantidade de material, equipamento e medicamentos gastos nas cirurgias

1 ano5 anosEliminação

Relatório de arrecadação

- demonstrativo de pagamento de SIH – SUS que evidencia a arrecadação mensal do SUS = 99% do faturamento do HUSM (acumulada anual)

1 ano---------Guarda permanente

Ofício fono-odonto

- documento que autoriza a transferência de recursos aos cursos de Fonoaudiologia e Odontologia por serviços prestados extra-muros por estes cursos.

1 ano---------Guarda permanenteUma via no DCF

Movimento de caixa (contém dados dos recibos)

- controle diário de cobranças de taxas feitas na Tesouraria.

5 anos5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação1ª via DCF-UFSM

Guia de prestação de serviços

5 anos5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação

Recibo de taxa de serviços (3ª via)

- pagamento de carteirinhas, serviços telefônicos, refeições, exames de laboratório, etc.

5 anos5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação

1ª via – paciente

2ª via – Tesouraria

4ª via – talonário (Tesouraria)

Recibo de depósitos (3ª via)

- caução de pacientes diferenciados (apartamentos)

5 anos5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação

1ª via – paciente

2ª via – Tesouraria

4ª via – talonário (Tesouraria)

Recibos de liquidação (3ª via)

– fechamento da conta

5 anos5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação

1ª via – paciente

2ª via – Tesouraria

4ª via – talonário (Tesouraria)

Guia de recolhimento (1ª via)

- Recolhimento bancário dos valores que o hospital recebe diariamente.

5 anos5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação

2ª via – Banco

3ª via DCF-UFSM

Relatório de despesa orçada e empenhada

- comparativo, para controle, entre o que foi orçado e empenhado durante o mês

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de despesa empenhada/paga

- demonstrativo mensal

1 ano---------Guarda permanente

Relatório resumo mensal de Almoxarifado (1ª via)

- identificação do movimento de entradas e saídas de produtos do Almoxarifado durante o mês.

1 ano---------Eliminação2ª via é conservada no Almoxarifado – informações constam no relatório mensal acumulado

Relatório acumulado de Almoxarifado (1ª via)

- identificação dos produtos que foram movimentados e dos que não foram movimentados durante o mês. Identifica o saldo atualizado do Almoxarifado em Reais.

1 ano5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação2ª via é conservada no Almoxarifado

Relatório modelo 8 do Almoxarifado (1ª via)

- relatório anual do levantamento de material do Almoxarifado do HUSM para a Comissão de Balanço Anual nomeada pelo Reitor.

1 ano5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação2ª via é conservada no Almoxarifado

Requisição de material do Almoxarifado

- comprovante da entrega de material às unidades requisitantes. (1ª via)

- 1ª via

- 2ª via

-

-

1 ano

1 ano

-

-

1 ano

---------

---------

---------

Eliminação

Eliminação

Controle interno

- valores constam no relatório

- A partir de 1996 fica sob responsabilidade da COMATER

- 2ª via fica no Almoxarifado

Relatório resumo mensal da Farmácia (1ª via)

- controle do movimento mensal de entradas, saídas e estoque de medicamentos em quantidade e valor.

1 ano---------Eliminação

2ª via é conservada na Farmácia

- informações constam no relatório mensal acumulado

Relatório acumulado da Farmácia (1ª via)

- relatório mensal com dados acumulados do período do ano corrente.

1 ano5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação

2ª via é conservada na Farmácia

- Conservar relatório de dezembro

Relatório modelo 8 da Farmácia (1ª via)

- balanço anual de entradas, saídas e saldo de medicamentos em quantidades e valores./p>

1 ano5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação

2ª via é conservada na Farmácia

Requisição de material da Farmácia (1ª via)

- comprovante de entrega de medicamentos às unidades requisitantes.

1 ano1 anoEliminaçãoDados constam no relatório modelo 8. A partir de 1996 fica sob a responsabilidade da COMATER
- Guia de entrada de material (4ª via)1 ano---------Eliminação

1ª via fica na COMATER

2ª via fica no setor em que entrou o material

3ª via fica no setor de recepção de material

Resumo da despesa comprometida (em Dólares e em Reais)

- relatório das despesas comprometidas do hospital, evidenciando a média mensal dessas despesas (cumulativa) e percentual em relação ao total das despesas.

1 ano---------Guarda permanente


TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO FINANCEIRA
SERVIÇO DE CONTAS HOSPITALARES

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Relatório de exames do LAC

- relatório totalizando todos os exames realizados no LAC com discriminação do exame e quantidade.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de exames complementares

- relatório totalizando exames realizados do tipo anátomo-patológico, eletroencefalograma, eletrocardiograma, endoscopia digestiva, audiometria, impedanciometria.

1 ano---------Guarda permanente

Ofícios do Banco de Sangue

- comunicação à 4ª Delegacia Regional de Saúde informando o número de transfusões realizadas.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de pacientes do P.A.

- informação à 4º Delegacia Regional de Saúde do número de atendimentos realizados no PA.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de faturamento

- demonstrativo mensal da receita faturada.

1 ano---------Guarda permanente
Demonstrativo - SUS1 ano---------Guarda permanente

Relatório de próteses

- relatório mensal enviado ao Setor de Controle e Avaliação da Secretaria Estadual de Saúde (Porto Alegre) relacionando todos os pacientes que utilizaram órteses e próteses.

1 ano---------Guarda permanente

Ofícios de pacientes com marca-passo

- relatório mensal enviado à Secretaria Estadual de Saúde relacionando todos os pacientes que utilizaram marca-passo.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de pacientes da Diálise

- relatório mensal enviado à Central de Diálise e Transplante Renal - Secretaria Estadual de Saúde relacionando todos os pacientes que realizaram diálise e hemodiálise.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de produção ambulatorial

- fatura enviada à 4ª Delegacia Regional de Saúde com informações sobre produção ambulatorial (Imuno, Hemodinâmica, Radioterapia, Cir. ambulatoriais, consultas, cintilografia, quimioterapia, radiografia, LAC). Em 1993 mudou para Boletim de produção ambulatorial.

5 anos---------Guarda permanente

Relatório de internação (2ª via)

- relação diária das internações efetuadas no hospital com o nome do paciente, nº de registro e unidade de internação.

1 ano---------Eliminação1ª via é conserva no SAO

Relatório de altas (2ª via)

- relação diária das altas efetuadas no hospital, com o nome do paciente, nº de registro, unidade e leito onde esteve internado.

1 ano---------Eliminação1ª via é conservada no SAO

Relatório de óbitos e transferências (2ª via)

- relação diária de óbitos ocorridos no hospital e transferências realizadas, internas e externas.

1 ano---------Eliminação1ª via é conservada no SAO

Contrato de convênios

- contrato firmado entre a UFSM e conveniados, no qual o HUSM se responsabiliza pelo atendimento aos sócios destes, mediante o pagamento através da fatura emitida contra o convênio. (CASSI-Banco do Brasil / FUNCEF-Caixa Federal)

Enquanto vigente---------Guarda permanente

Convênios com hospitais

- convênio firmado entre a UFSM e hospitais da região que não possuam banco de sangue, no qual o HUSM se responsabiliza em fornecer sangue e hemoderivados ao hospital conveniado que, além de enviar os doadores, paga pelo processamento do sangue. (Restinga Seca, Faxinal do Soturno, Ivorá, Agudo)

Enquanto vigente---------Guarda permanente

Censo diário:

- internações;

- altas;

- óbitos e transferências

- relação diária de todos os pacientes que internaram no hospital, deram alta, foram a óbito ou transferidos.

1 ano---------EliminaçãoDados constam nos relatórios de internações, de altas e de óbitos e transferências

Ficha de consulta ambulatorial

- documento fornecido pelo médico no momento do atendimento do paciente, contendo a história clínica, diagnóstico e procedimentos realizados.

1 ano5 anosEliminaçãoApós 1992 ficam no prontuário médico

Agenda de consulta

- relação dos pacientes atendidos em cada especialidade.

1 ano10 anosEliminação

Ficha de consulta de pronto atendimento

- documento fornecido pelo médico no momento do atendimento do paciente contendo a história clínica, diagnóstico e procedimentos realizados.

1 ano10 anosEliminação

Mapa diário de atendimento ambulatorial

- relação que totaliza os pacientes atendidos diariamente nos ambulatórios (não é mais feito)

1 ano5 anosEliminação

Conta nosocomial (até 1987)

- fatura hospitalar emitida contra o INAMPS

---------5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminação

Nota-conta de serviços hospitalares

- nota fiscal de cobrança do paciente particular.

1 ano5 anos após a aprovação das contas pelo TCUEliminaçãoA partir de 1990 não é mais feito







COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO



TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
SERVIÇO DE COMPRA E RECEBIMENTO

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Cópia de nota de empenho

- xerox de empenho liquidado.

2 anos---------EliminaçãoOriginal no processo DCF-UFSM

Cópia de pré-empenho

- cópia das concorrências públicas de materiais e medicamentos (tomada de preços).

1 ano---------EliminaçãoOriginal no processo DCF-UFSM

Solicitação de material

- requisição pelos diversos setores do hospital de material a ser comprado.

1 ano---------EliminaçãoOriginal no processo DCF-UFSM
Guia de entrada de material (1ª via)1 ano5 anos após aprovação dos relatórios anuais de Almoxarifado e da FarmáciaEliminação

2ª via fica no setor em que entrou o material

3ª via fica no setor de recepção de material

4ª via vai para o Serviço de Contabilidade

- dados constam nos relatórios de Almoxarifado e de Farmácia

Guia de recebimento de material

- guia de entrada do material recebido dos aprovação do fornecedores.

1 ano5 anos após aprovação do relatório anual de Almoxarifado pelo TCUEliminação


TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
SERVIÇO DE PATRIMÔNIO

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Termo de responsabilidade

- controle dos aparelhos adquiridos pelo Setor de Compras, feito a partir da nota-de-empenho (atualmente somente recebe 3ª via do DEMAPA)

1 ano---------Guarda permanente

Nota de empenho

- xerox da nota relacionada às compras solicitadas pela COMATER ao DEMAPA

2 anos---------Eliminação


TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
SERVIÇO DE ALMOXARIFADO

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Ficha de prateleiras

- controle diário de estoque

1 ano---------Eliminação

Requisição de material (2ª via)

- comprovante da entrega do material às unidades requisitantes.

1 ano---------Eliminação1ª via é enviada à COFIN

Relatório resumo mensal (2ª via)

- identificação do movimento de entradas e saídas de produtos durante o mês.

1 ano---------Eliminação

Informações constam no relatório acumulado

1ª via é enviada à COFIN

Relatório acumulado (2ª via)

- identificação dos produtos que foram movimentados durante o mês mais os que não foram movimentados. Identifica também o saldo atualizado do Almoxarifado em Reais.

1 ano5 anos após aprovação das contas pelo TCUEliminação

Conservar o relatório de dezembro

1ª via é enviada à COFIN

Relatório modelo 8 (2ª via)

- relatório anual (inventário, balanço) do levantamento de materiais do Almoxarifado do HUSM para a Comissão de Balanço Anual, nomeada pelo Reitor.

1 ano---------Guarda permanente1ª via é enviada à COFIN

Relatório diário

- identificação de todos os movimentos de cada produto durante o mês, em ordem crescente de código a partir das fichas de prateleira.

1 ano---------Eliminação

Informações constam no relatório mensal

1ª via é enviada à COFIN

Guia de entrada de material (2ª via)1 ano---------Eliminação

1ª via fica na COMATER

3ª via fica no setor de recepção de material

4ª via vai para o Serviço de Contabilidade

- dados constam no relatório do Almoxarifado

Solicitação de serviços à gráfica1 ano---------Eliminação


TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
SERVIÇO DE FARMÁCIA

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Prescrição de medicamentos

- liberação de medicamentos para o paciente que está sendo atendido.

30 dias2 anosEliminação1ª via no prontuário médico

Requisição de material hospitalar

- requisição de medicamentos é feita, eventualmente, com justificativa.

30 dias2 anosEliminação

Receitas de medicamentos controlados

- liberação de medicamentos controlados.

1 ano1 anoEliminaçãoSegundo Portarias 27 de 24/10/1986 e 28 de 13/11/1986 MS

Parecer de nutrição parenteral

- pedido de nutrição enteral e parenteral com parecer de liberação do médico.

2 anos---------EliminaçãoOriginal no prontuário médico

Pedidos de medicamentos não padronizados

- solicitação de medicamentos que devem ser comprados fora.

1 ano---------EliminaçãoInformações constam na ata da Comissão de Medicamentos Padronizados

Relatório modelo 8

- balanço anual de entradas, saídas e saldo de medicamentos em quantidades e valores.

1 ano---------Guarda permanente1ª via é enviada ao DCF

Relatório de produtos preparados na Farmácia de Manipulação

- listagem de produtos preparados mensalmente na farmácia com respectiva quantidade. (a partir de 1996)

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de quimioterápicos

- controle da quantidade de medicamentos quimioterápicos que saíram da Farmácia durante o mês e pacientes que utilizaram estes medicamentos.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório de nutrição parenteral

- controle da quantidade de frascos de aminoácidos feitos e número de pacientes que os utilizaram.

1 ano---------Guarda permanente

Relatório diário da Farmácia

- relatório diário por notas de entrada e saída de medicamentos e materiais.

1 ano---------EliminaçãoInformações constam no relatório mensal

Relatório resumo mensal

- controle do movimento mensal de entrada, saída e estoque de medicamentos em quantidade e valor.

1 ano---------EliminaçãoInformações constam no relatório acumulado

Relatório mensal acumulado

- relatório mensal com os dados acumulados do período do ano corrente.

Até aprovação das contas pelo TCU5 anos após aprovação das contas pelo TCUEliminaçãoConservar o relatório de dezembro
Guia de entrada de material (2ª via)1 ano---------Eliminação

1ª via fica na COMATER

3ª via fica no setor de recepção de materiais

4ª via vai para o Serviço de Contabilidade

- dados constam no relatório da Farmácia

Justificativa de antibiótico

- solicitação de antibióticos.

1 ano---------Eliminação







COORDENAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS



TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Solicitação de horas extras

- solicitação de pagamento de serviço extra.

Ano de exercício1 anoEliminaçãoGera processo - DP

Ofício de substituição de função gratificada

- solicitação de remuneração de função gratificada e comissionada.

Ano de exercício1 anoEliminação1ª via é armazenada no DP - UFSM

Boletim de frequência

- registro da efetividade do servidor constando licenças e atestados.

Ano de exercício4 anosEliminação1ª via é armazenada no DP - UFSM

Requisição de almoxarifado

- pedido de material de consumo ao Almoxarifado.

1 ano---------Eliminação

Atas da DIREX

- registro das reuniões semanais da Direção Executiva.

1 ano---------Eliminação1ª via na Direção Geral

Escala de Férias

- programação das férias dos funcionários ao longo do ano.

5 anos---------Eliminação

Portarias Internas

- designação de serviços e implantação de comissões.

2 anos---------Eliminação1ª via na Direção Geral

Resoluções do Reitor

- deliberação do Reitor sobre qualquer tipo de procedimento a ser adotado.

Enquanto vigente5 anosEliminação1ª via no Gabinete do Reitor

Solicitação de licença-prêmio por assiduidade

- licença que o servidor usufrui, salvas exceções, após 5 anos de efetivo exercício.

Anexar ao dossiê do servidor------------------

1ª via do processo DP-UFSM

- Ver destinação determinada para a pasta dossiê do servidor

Solicitação de licença por acidente de trabalho

- licença devido a acidentes de serviço. Caso ocorram sequelas, há aposentadoria integral.

Anexar ao dossiê do servidor------------------

1ª via do processo DP-UFSM

- Ver destinação determinada para a pasta dossiê do servidor

Pasta dossiê do servidor

- pasta individual do servidor que contém toda a documentação referente ao mesmo como ficha funcional, cópias de portarias e ofícios referentes ao servidor, cópias de documentos pessoais, licenças, contracheques não retirados, documentos de encaminhamento de processos.

Até desligamento do servidor5 anosEliminação1ª via é armazenada no DP-UFSM

Cadastro de bolsistas

- registro de bolsistas que trabalham no HUSM, com dados pessoais. Contém: até 1996 - termo de responsabilidade, cópia da guia de matrícula, comprovante da PRAE sobre bolsa a partir de 96 - solicitação do setor de bolsista com autorização, ficha cadastral com dados pessoais, declaração do bolsista sobre recebimento de normas, guia de matrícula

2 anos50 anosEliminação

Quadro de pessoal

- controle mensal do número de funcionários do HUSM.

1 anoGuarda permanente

Folha de pagamento de bolsistas

- controle mensal de horas trabalhadas pelos estudantes bolsistas e respectiva remuneração.

1 anoGuarda permanente

Folha de pagamento de eventuais

- controle mensal de horas trabalhadas pelos profissionais contratados para prestação de serviços e respectiva remuneração. (até 1994)

1 anoGuarda permanente
Ofício comunicando período de gozo de licença-prêmio (2ª via)Anexar ao dossiê do servidor------------------

1ª via no processo DP-UFSM

- Ver destinação determinada para a pasta dossiê do servidor.

Cartão ponto

- registro dos horários de entrada e saída do servidor.

1 ano51 anosEliminação







COORDENAÇÃO DE MANUTENÇÃO



TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE MANUTENÇÃO

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Requisição de serviços

- pedido de serviços de manutenção por parte de todos os centros de custo.

1 ano---------Eliminação
Solicitação de diárias.5 anos---------Eliminação

Relatórios mensais de consumo de óleo diesel e fuel-óil

- relação da quantidade em litros e Kg de entrada e consumo de óleo das caldeiras.

5 anos---------Guarda permanente

Relatório mensal de custos de serviços de manutenção

- relação da quantidade de horas, por requisições, dos serviços prestados pela Manutenção.

5 anos---------Guarda permanente







COORDENAÇÃO DE APOIO OPERACIONAL



TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE APOIO OPERACIONAL
SERVIÇO DE ESTATÍSTICA

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Censo diário:

- internações

- altas

- óbitos e transferências

- registro do movimento diário dos pacientes que internaram no hospital, deram alta, foram a óbito ou transferidos, em cada unidade.

1 ano---------Eliminação

- informações são encontradas nos relatórios diários de altas e internações do SÃO

*

Ficha de controle de infecção hospitalar

- controle da taxa de infecção hospitalar por clínica

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – SCIH

*

Informação da quantidade de aplicações de diálise e hemodiálise (1ª via)

- registro do número de sessões de diálise e hemodiálise e número de transplantes renais realizados durante o mês.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Serviço de nefrologia

*

Relatório do Serviço de Radioterapia

- registro diário do número de pacientes que realizaram cobaltoterapia.

1 mês---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Serviço de Radioterapia

*

Controle de entrevistas do Serviço de Psicologia

- comunicado do número de entrevistas mensais do Serviço de Psicologia.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – serviço de Psicologia

*

Controle de exames sorológicos

- comunicado do número de exames sorológicos realizados no LAC mensalmente.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – LAC.

*

Relatório de consumo de óleo diesel e fuel-óil

- média de consumo diário de óleo nas caldeiras.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Coordenação de Manutenção

*

Relatório mensal de custos de serviços de manutenção

- relação mensal do número de horas trabalhadas baseado nas requisições de serviço atendidas pelo Serviço de Manutenção.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Coordenação de Manutenção

*

Relatório de cirurgia

- controle mensal do número de pacientes que fizeram cirurgia.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Centro Cirúrgico

*

Relatório do Centro Obstétrico

- controle diário do número de partos normais e cesarianas realizadas.

1 ano---------Eliminação

Os dados ficam registrados no livro de registros do setor de origem – Centro Obstétrico

*

Relatório de atividades de enfermagem

- relatório mensal de atividades realizadas pela enfermagem.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Ala II serviço de Enfermagem

*

Controle de registros de novos pacientes

- comunicado mensal do número de pacientes que realizaram primeira consulta.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Setor de Registros

*

Relatório mensal de roupas processadas

- relação da quantidade de roupas processadas na lavanderia.

1 ano---------Eliminação

2ª via fica no setor de origem – Serviço de Rouparia

*

Controle de seções de quimioterapia

- controle diário do número de sessões realizadas por paciente mensalmente.

1 ano---------Eliminação

Os dados ficam registrados no caderno de controle do setor de origem – UIHO

*

Relação de serviço de hemodinâmica

- mapa de atendimento ambulatorial com o controle de atendimentos realizados pela hemodinâmica como troca de gerador, implante de marcapasso, etc.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Serviço de Hemodinâmica

*

Relatório mensal do consumo de combustível das viaturas

- controle da quantidade de combustível gasto pelas viaturas do hospital.

1 ano---------Eliminação

2ª via é conservada no Setor de Custos

*

Controle de ultrassonografia da ginecologia

- registro do número de pacientes que realizaram ultrasson.

1 mês---------Eliminação

*

Controle do número de prontuários pesquisados

- registro do número de pesquisas realizadas no Arquivo Médico.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Arquivo Médico

*

Mapa de procedência de pacientes internados

- registro do número de pacientes internados no hospital por município de origem.

1 ano10 anosEliminação

*

Informativos1 ano---------Guarda permanente

Solicitação exames patológicos

- pedidos diários de biópsia para a Patologia.

1 mês---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Serviço de Patologia

*

Pedidos de exames de espirometria, ecografia, ECG e EEG

- solicitações de exames de traçados gráficos realizados diariamente.

3 meses---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Serviço de Traçados Gráficos

*

Percentual de análise de prontuários

- comunicado do número de prontuários analisados e de prontuários devolvidos à Direção Clínica pelo SAPM.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – SAPM

*

Quadro de pessoal

- Controle mensal do número de funcionários do HUSM.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – CRH

*

Relação de produtos preparados na Farmácia de Manipulação

- listagem de produtos preparados mensalmente na farmácia com respectiva quantidade.

1 ano---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Serviço de Farmácia

*

Relatório mensal de refeições servidas

- controle do número de refeições servidas no HUSM.

1 ano5 anosEliminação

2ª via no Setor de Origem – Serviço de Nutrição e Dietética

*

Relátorio anual de estatística

- relatório mensal de dezembro com resultado acumulado. (até 1994 era feito separado).

1 ano---------Guarda permanente

*

Relatório mensal de estatística

- relatório mensal de toda a produção e indicadores de qualidade dos serviços prestados no HUSM (consultas, exames, internações, altas, etc.)

1 ano---------Guarda permanente

Suporte em papel e disquete

Resumo do censo de leitos vagos e ocupado

- controle diário do movimento de internações, altas, óbitos, leitos vagos e reservados. (taxa de ocupação, percentual de leitos vagos)

1 ano---------Eliminação

1ª via é conservada na Coordenação de Apoio Operacional

*

Solicitação de exames da hematologia

- pedidos de exames feitos pelo médico.

1 mês---------Eliminação

*

Solicitação de exames do Laboratório de Análises Clínicas

- pedido de exames feitos pelo médico ao LAC.

1 mês---------Eliminação

*

Solicitação de exames de radiologia

- pedido de realização de RX.

1 mês---------Eliminação

2ª via no setor de origem – Serviço de Radiologia

*

Controle de fetos mortos

- comunicado do número de fetos mortos mensalmente.

1 mês---------Eliminação

Os dados ficam registrados no livro de registros do setor de origem – Centro Obstétrico

*

Resumo mensal do censo diário

- tabela para cálculos com fins estatísticos do movimento de altas, óbitos e transferências.

1 ano---------Eliminação

*

Relatório de consultas agendadas no PA

- relação do número de consultas realizadas no pronto atendimento.

1 ano5 anosEliminação

*

Relatório de consultas agendadas no ambulatório

- relação do número de consultas realizadas nos ambulatórios.

1 ano5 anosEliminação

*

Obs.: * Os dados numéricos desses documentos constam no Relatório Mensal de Estatística.



TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE APOIO OPERACIONAL
SERVIÇO DE DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Escala de serviços

- descrição do horário de serviço dos setores que funcionam 24 horas, que são o Setor de Internações, Supervisão Noturna e Secretaria do PA.

2 anos---------EliminaçãoEliminar no setor serve apenas para controle interno

Ofícios

- informação às Delegacias de Saúde de outros municípios informando sobre horários e atendimento ambulatorial e solicitações de serviços e informações por parte destas delegacias.

2 anos---------Guarda permanente

Pedido de Internação (2ª via)

- solicitação feita pelo médico para que o paciente interne no hospital.

até confecção e conferência do relatório diário de internação---------Eliminação1ª via no prontuário médico

Rotinas setoriais de trabalho (regulamentos e normas de serviço)

- descrição dos serviços de cada setor

enquanto vigente---------Guarda permanente

Livros de registro do PA

- relação do atendimento de urgência prestado pelo hospital. Contém nome, endereço, origem, idade e sexo do paciente. A partir de 1996, em função da informatização dos serviços, foi eliminado o livro.

1 ano---------Guarda permanente

Controle de registro de novos pacientes

- comunicado mensal do número de pacientes que realizaram primeira consulta, por procedência.

1 ano---------EliminaçãoInformações constam no livro de registro de novos pacientes

Controle do número de prontuários pesquisados

- registro do número de pesquisas realizadas no Arquivo Médico.

5 anos---------Guarda permanente

Livro de registro

- registro de todos os pacientes desde o início do Hospital

Até completar o livro---------Guarda permanente

Solicitação de compra de material

- solicitação de compra de materiais e serviços em geral.

1 ano---------Eliminação1ª via anexada ao processo enviado ao DEMAPA
Solicitação de bolsistas (2ª via)5 anos---------Eliminação1ª via fica na CRH


TABELA DE TEMPORALIDADE
COORDENAÇÃO
SERVIÇO
COORDENAÇÃO DE APOIO OPERACIONAL
SERVIÇO DE APOIO OPERACIONAL

IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
OBS
CORRENTEINTERMEDIÁRIODESTINO FINAL

Relatório da sala de recuperação (1ª via)

- registro diário da evolução do paciente pós-cirúrgico na sala de recuperação.

Anexar ao prontuário médico---------Guarda permanente2ª via enviada ao Setor de Contas junto com a folha de gastos

Relatório de óbitos e transferências

- relação diária de óbitos ocorridos no hospital e transferências realizadas, internas e externas.

1 ano---------Guarda permanente

1 via SAPM

1 via SCIH

1 via Setor de Contas

1 via SAME

1 via RX

1 via Registro

Relatório de altas

- relação diária das altas efetuadas no hospital com nome do paciente, nº de registro, unidade e leito onde esteve internado.

1 ano---------Guarda permanente

1 via SAPM

1 via SCIH

1 via Setor de Contas

1 via SAME

1 via RX

Relatório de cirurgia

- registro diário dos pacientes que fizeram cirurgia.

2 anos---------Guarda permanente2ª via é enviada ao Setor de Contas e após à Estatística

Controle de fetos mortos

- comunicado do número de fetos mortos mensalmente.

1 ano---------Guarda permanente1 via é enviada à Estatística

Solicitação de material permanente

- solicitação de compra de materiais e serviços em geral.

2 anos---------Eliminação1ª via é anexada ao processo enviado ao DEMAPA

Escala de serviços

- descrição do horário de serviço dos funcionários e bolsistas.

2 anos---------EliminaçãoServe apenas para controle interno do setor

Relatório do Centro Obstétrico

- controle diário do número de partos normais e cesarianas realizadas

5 anos---------Guarda permanente

Relatório de internação

- relação diária das internações efetuadas no hospital com o nome do paciente, nº de registro e unidade de internação.

1 ano---------Guarda permanente

1 via Setor de Contas

1 via SAME

Este texto não substitui o documento original, publicado no Portal de Documentos. Disponível em: https://portal.ufsm.br/documentos/publico/documento.html?id=12785503