O uso dos recursos PROAP repassados ao PPGCO-UFSM são definidos em Assembléia Geral, convocada pela Coordenação do PPGCO, assim que a PRPGP-UFSM oficializa a verba disponível para o ano de vigência.

Para realização de tal Assembléia Geral, no início do ano de vigência, antes da liberação dos recursos, a Coordenação consulta toda a comunidade acadêmica (discentes, docentes, e TAEs) sobre demandas qualificadas para o ano.

Compiladas essas informações, todos os docentes permanentes são convocados para tal reunião, onde, sob presidência da Coordenação PPGCO, as demandas qualificadas são discutidas, e um plano de trabalho institucional é definido.

Alterações ao plano de trabalho são possíveis através de deliberação em Colegiado do PPGCO.