Apoio da SAI para abertura de convênio bilateral
A Secretaria de Apoio Internacional (SAI) presta apoio à COPROC (Coordenadoria de Projetos e Convênios) no sentido de orientar docentes e técnico-administrativos da UFSM interessados em firmar um acordo de cooperação internacional, para que possam dar início ao processo, cuja abertura deve ser solicitada diretamente na COPROC/PROPLAN (5º andar da Reitoria):
1º Primeiramente, o(a) servidor(a) docente/técnico-administrativo demonstra interesse em firmar convênio bilateral com uma universidade estrangeira, enviando um e-mail à instituição com essa manifestação (o que já pode ter ocorrido previamente);
2º Ao mesmo tempo, esse(a) mesmo(a) servidor(a) sugere a minuta de acordo de cooperação internacional da UFSM (https://www.ufsm.br/pro-reitorias/proplan/servicos/acordo-de-cooperacao-internacional/) à universidade estrangeira ou aceita a sugestão de documento daquela universidade, que deverá ser analisado pela PROJUR, após a abertura do processo na COPROC;
3º Com a manifestação da universidade estrangeira sobre a minuta da UFSM, com ou sem alterações (que pode ser uma troca de e-mails) ou ainda com a sugestão de uma minuta própria daquela instituição, o(a) servidor(a) deve solicitar abertura do processo junto à COPROC, que exigirá também um Modelo de plano de trabalho contendo: justificativa/motivação para a abertura do convênio, objetivos, metas e resultados esperados;
4º Realizados esses primeiros passos e com essa primeira documentação em mãos, a COPROC abrirá o processo junto ao Protocolo Geral e depois começará a tramitá-lo nos setores envolvidos (unidade interessada (Departamento,PPG, etc), Conselho de Centro, SAI, PROJUR, CONSU, etc) até que seja aprovado e assinado pelo Reitor da UFSM;
5º Então, o documento é enviado por correio à universidade no exterior para assinatura do(a) Reitor(a) daquela instituição.
Veja no link a seguir, o fluxograma para o processo de abertura de convênio, disponibilizado no site da PROPLAN http://w3.ufsm.br/proplan/images/Fluxo_de_processo_convenios_internacionais.png
Dúvidas mais específicas sobre a documentação necessária à abertura do processo, consultar a COPROC (5º andar da Reitoria):
Site: https://www.ufsm.br/pro-reitorias/proplan/coproc/
Fone: (55) 3220 8492
E-mail: coproc@ufsm.br
Sobre as responsabilidades do(a) coordenador(a) do convênio na UFSM:
Sendo os acordos internacionais de interesse da universidade como um todo, não somente do(a) proponente inicial, e sendo necessária a apresentação de plano de trabalho pelo(a) interessado(a), ficou acordado que esses convênios são coordenados institucionalmente pela SAI. Porém, todo plano ou projeto dele originado fica sob a responsabilidade e coordenação dos(as) respectivos(as) proponentes, sendo designados como coordenadores(as) do plano de trabalho do convênio e recebendo portaria de designação.
A cada dois anos, os(as) coordenadores(as) devem apresentar a esta Secretaria de Apoio Internacional um relatório resumido das atividades desenvolvidas no âmbito do projeto para o e-mail sai.convenios@ufsm.br.
Dessa forma, ratificamos o acordado junto à COPROC, no início do ano de 2018.