3 Compra de livros impressos/Por licitação
3.01 Preparação e envio de cotação
3.02 Recepção e avaliação da cotação
3.03 Preparação e envio de autorização de fornecimento
3.04 Acompanhamento da entrega de autorização de fornecimento
3.05 Impressão da autorização de fornecimento e papeletas de despacho de exemplar
3.06 Atualização do controle orçamentário para compra de livros impressos (“Master/Despesas”)
3.07 Arquivamento da documentação em papel referente à autorização de compra de livros impressos por licitação
3.08 Arquivamento da documentação eletrônica referente à autorização de compra de livros impressos por licitação
3.09 Outras atividades de compra de livros impressos por licitação
3.01 Preparação e envio de cotação
PDI: AI-D2-03 (Oferecer uma infraestrutura de apoio qualificada e de acordo com as necessidades de cada área de conhecimento) e PR-D2-02 (Manter métodos de ensino atualizados e de acordo com as expectativas dos alunos)
Cargo: E
Data da estruturação: (em desenvolvimento)
Periodicidade: mensal
Passo a passo:
Preparar cotação
1º PASSO – Abrir lista identificada como “COTAR” (coluna D) em MASTER/Cotação-Autorização;
2º PASSO – Preencher o número do pregão no cabeçalho da coluna “Cotação” (G) da aba “Em trabalho”;
3º PASSO – Criar pasta correspondente dentro de Drive\3 Compra com nome padrão: “Lista NNN – BIBDEST – Lote AAAA-MM”, em que NNN é o número sequencial de três dígitos, BIBDEST é a sigla da biblioteca destinatária e “AAAA-XX” é o ano e o lote daquele ano;
4º PASSO – Mover a planilha que será trabalhada para a nova pasta criada;
5º PASSO – Clicar no botão “Classificar” da coluna “Cotação” (G) da aba “Em trabalho”:
6º PASSO – Verificar se o número calculado na coluna F/G da aba “Verificação de disponibilidade” é idêntico ao número de linhas gerado na aba “Em trabalho:
SIM: Continuar no 7º PASSO
Não: Revisar e fazer correções
7º PASSO – Preencher o percentual de acréscimo/desconto na coluna “Valor da porcentagem de desconto” (Z) da aba “Em trabalho”;
8º PASSO – Atualizar campos em vermelho do cabeçalho da aba “Cotação”;
9º PASSO – Excluir linhas vazias da aba Cotação”;
10º PASSO – Exportar aba “Cotação” para nova planilha (clicar com botão direito na aba “Cotação” ▶️ “Copiar para” ▶️ “Nova planilha” ▶️ “Abrir”);
11º PASSO – Copiar da linha 8 à última da aba “Cotação” e colar sem formatação (CTRL+SHIFT+V no Windows) na nova planilha;
12º PASSO – Salvar a nova planilha na pasta correspondente em Drive\3 Compra com nome padrão: “Lista NNN – BIBDEST – Lote AAAA-MM” em .xlsx (Arquivo ▶️ Baixar ▶️ Microsoft Excel (.xlsx));
13º PASSO – Abrir a planilha em .xlsx, organizar tamanho das linhas e contrair as células agrupadas.
FIM
Enviar cotação
1º PASSO – Criar e-mail para fornecedor conforme os dados de contato em Master/Despesas:
- Assunto: Cotação XXX – Item X – Pregão XXXX/AAAA – UFSM – Nome do Fornecedor
- Mensagem: Bom dia/Boa tarde.
Em anexo a este e-mail enviamos a Cotação XXX do Pregão XXXXX/AAAA – Item X em formato .XLSX.
Recordamos pontos relevantes do edital deste pregão:
– prazo para resposta desta Cotação: DD/MM/AAAA (XX dias, cf. 4.3.5 do Termo de Referência)
– é necessário comprovação dos dados no caso de divergência na precificação ou impossibilidade de fornecimento (cf. Artigo 4.3.4.1 do Termo de Referência)
– quaisquer divergências relativas a autoria, descrição ou editora devem ser informadas na coluna “Observações” (cf. Artigo 4.3.4.2 do Termo de Referência)
– validade desta Cotação após resposta recebida pela UFSM: 60 dias, cf. Artigo 4.3.9 do Termo de Referência - Nota: Anexar planilha correspondente ao e-mail e aplicar marcadores correspondentes (nome do fornecedor e pregão);
- Pregão XXXX/AAAA – Nome do fornecedor – Envio cotação XXXX;
- Pregão XXXX/AAAA – Nome do fornecedor – Prazo para cotação XXXX;
- Nota: caso sejam enviadas mais de uma cotação de um mesmo pregão no mesmo dia, pode-se listar as cotações em um mesmo evento;
3º PASSO – Atualizar Master/Cotação-autorização:
- Coluna “Situação” (D): “AGUARDAR Cotação”;
- Colunas “Data de envio” (R) e “Prazo do edital (dias)” (S).
FIM
Fluxograma
