MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
RESOLUÇÃO UFSM N° 235, DE 03 DE NOVEMBRO DE 2025
O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribuições legais que lhe confere o art. 30 do Estatuto da Universidade Federal de Santa Maria com as adequações aprovadas pela Resolução UFSM n° 037, de 30 de novembro de 2010, aprovado pela Portaria n° 156, de 12 de março de 2014, e publicado no Diário Oficial da União em 13 de março de 2014, tendo em vista a Resolução do Ministério da Educação (MEC) n° 12, de 13 de dezembro de 2007, a Portaria MEC n° 1.095, de 25 de outubro de 2018, a Portaria MEC n° 548, de 20 de julho de 2021, a Resolução UFSM n° 148, de 27 de novembro de 2023, e o que consta no Processo n° 23081.114338/2025-57, resolve:
Art. 1° Regulamentar o processo de registro de diplomas de graduação emitidos por instituições de ensino superior não universitárias, no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).
CAPÍTULO I
DOS DEVERES E DA HABILITAÇÃO PARA REGISTRO DE DIPLOMAS DE INSTITUIÇÕES NÃO UNIVERSITÁRIAS
Seção I
Dos Deveres das Instituições Não Universitárias
Art. 2° A instituição não universitária que pretender ter seus diplomas registrados pela UFSM deverá:
I - estar credenciada junto ao Ministério da Educação (MEC), em condições de regularidade, conforme dados públicos da plataforma e-MEC ou outra que venha a substituí-la;
II - estar apta a operacionalizar o processo de emissão e envio de diplomas digitais e demais documentos, conforme a legislação e as normativas técnicas estabelecidas pelo Ministério da Educação e pela UFSM;
III - estar ciente dos termos desta Resolução e de que, na vigência de contrato entre as partes, a UFSM poderá solicitar visitas periódicas ou reuniões, bem como poderá propor capacitação da sua equipe, no que diz respeito ao processo de diplomação de discentes da instituição, além de poder solicitar documentos complementares aos processos de solicitação de registro de diplomas ou relativos à instituição e a sua mantenedora;
IV - inscrever-se em Processo Seletivo de Habilitação de Instituição Não Universitária para Registro de Diplomas na UFSM, atendendo às normas previstas na presente Resolução, às orientações procedimentais da UFSM e às normas e prazos estabelecidos em edital específico publicado pela Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), sendo que, no ato da inscrição, a instituição deverá preencher e assinar o Formulário para Habilitação de Registro de Diplomas de Graduação com a UFSM e a Declaração de Aptidão Técnica e Ciência; e
V - não ter tido, nos últimos 5 (cinco) anos, contrato para registro de diplomas rescindido em razão de sanção da UFSM.
Seção II
Da Habilitação e Classificação das Instituições Não Universitárias
Art. 3° As instituições não universitárias estarão habilitadas ao registro de diplomas de graduação na UFSM após a sua aprovação em seleção específica e após firmarem contrato para registro de diplomas na UFSM, exceto os casos previstos no § 2° deste artigo.
§ 1° Apenas a(s) instituição(ções) habilitadas(s) que firmar(em) contrato para registro de diplomas terá(ão) acesso ao sistema de envio de processos de registro de diploma, conforme as normas e orientações previstas no Manual de Procedimentos para Registro de Diplomas de Graduação de Instituições Não Universitárias.
§ 2° As instituições não universitárias que passaram a registrar diplomas na UFSM em data anterior à publicação da presente Resolução não serão submetidas a processo seletivo conforme os critérios da presente Resolução, mas deverão firmar contrato e estarão sujeitas às demais normas previstas nesta Resolução.
Art. 4° Após a finalização do período de inscrições previsto em edital, a Coordenadoria de Registro e Matrícula (COREM-PROGRAD) terá o prazo de até 45 (quarenta e cinco) dias para avaliar as solicitações de habilitação para registro de diplomas das instituições, conforme critérios previstos nesta Resolução.
§ 1° A COREM-PROGRAD enviará à instituição, por meio do PEN-SIE, o parecer sobre a sua solicitação de habilitação para registro de diplomas.
§ 2° A instituição que tiver a solicitação de habilitação de registro de diplomas indeferida poderá recorrer da decisão em até 10 (dez) dias, contados da data de tramitação do PEN-SIE à instituição interessada.
§ 3° Para a formalização do recurso, a instituição deverá elaborar documento à(ao) Pró-Reitor(a) de Graduação da UFSM, contendo a sua argumentação e, se for o caso, documento(s) que a instituição julgar pertinente(s), o(s) qual(is) deverá(ão) ser anexado(s) por meio do PEN-SIE no mesmo processo de inscrição.
§ 4° Em caso de interposição de recurso, em conformidade com os parágrafos 2° e 3° deste artigo, a Pró-Reitoria de Graduação terá o prazo de até 15 (quinze) dias, contados da data de tramitação do PEN-SIE, para nova avaliação e emissão de parecer definitivo, a ser enviado pelo PEN-SIE à instituição.
§ 5° A UFSM publicará na página web da PROGRAD o resultado final de instituições classificadas e suplentes aptas à habilitação para registro de diplomas com a UFSM, conforme as vagas previstas em edital ou oriundas de rescisões de contratos pré-existentes.
Art. 5° Os critérios para fins de classificação e desempate a serem aplicados às instituições não universitárias aptas à participação no processo seletivo para habilitação de registro de diplomas com a UFSM são os seguintes, em ordem de prioridade:
I - campus sede localizado no estado do Rio Grande do Sul;
II - maior conceito institucional conferido pelo Ministério da Educação;
III - campus sede localizado em cidade mais próxima ao campus sede da UFSM;
IV - maior número de cursos de graduação em atividade;
V - mais tempo de atuação, conforme a data do ato autorizativo de seu funcionamento, conferido pelo Ministério da Educação; e
VI - maior número de vagas de ingresso em cursos de graduação autorizadas pelo MEC.
Art. 6° Se houver registro no Portal e-MEC de ocorrência referente à irregularidade da instituição, será indeferida a solicitação de habilitação para registro de diplomas pela UFSM.
Art. 7° A classificação das instituições no edital de seleção para habilitação de registro de diplomas com a UFSM será válida pelo prazo previsto em edital.
Parágrafo único. Havendo rescisão de contrato para registro de diplomas ou novas vagas, as instituições suplentes poderão ser convidadas a firmarem contrato para registro de diplomas com a UFSM, em ordem de classificação, conforme as vagas disponíveis e durante o período de vigência do edital de sua classificação.
CAPÍTULO II
DO CUSTO ÀS INSTITUIÇÕES NÃO UNIVERSITÁRIAS PELA PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DA UFSM
Art. 8° A taxa praticada pela UFSM quanto ao processo de registro de cada diploma externo está prevista na Resolução UFSM n° 148, de 27 de novembro de 2023, ou outra que venha a substituí-la.
§ 1° A taxa refere-se a todas as ações necessárias à avaliação documental para o registro do diploma, incluindo a análise de todos os dados e documentos e demais conferências inerentes ao processo de registro do diploma de graduação.
§ 2° Se na análise do processo forem identificadas irregularidades que impossibilitem o registro do diploma, o valor da taxa não será restituído à instituição contratante, e serão aplicadas as normas previstas no Capítulo IV desta Resolução.
§ 3° Se o(a) egresso(a) da instituição contratante vier a ter diploma anulado, não haverá ressarcimento da taxa de processo de registro e, conforme as motivações da anulação, poderão ser aplicadas as normas previstas no Capítulo IV desta Resolução.
Art. 9° O pagamento do valor da taxa referente a cada processo ou lote de processos de registro de diplomas deve ser realizado pela instituição não universitária, conforme as orientações previstas no Manual de Procedimentos para Registro de Diplomas de Instituições Não Universitárias.
Art. 10. A UFSM poderá firmar contrato com Fundação de Apoio para a gestão dos recursos relativos aos processos de registro de diplomas de graduação de instituições não universitárias.
CAPÍTULO III
DA CONDUTA DAS INSTITUIÇÕES COM CONTRATO PARA REGISTRO DE DIPLOMAS NA UFSM
Art. 11. A instituição deverá:
I - emitir, em conformidade com a legislação vigente, os diplomas, históricos e demais documentos acadêmicos que o Ministério da Educação definir como obrigatórios;
II - atender a todas as exigências e orientações da UFSM e cumprir todos os prazos legais vigentes e procedimentais estabelecidos nesta Resolução e no Manual de Procedimentos para Registro de Diplomas de Graduação de Instituições Não Universitárias;
III - comunicar à UFSM quanto à criação de novo(s) curso(s) de graduação, assim que Ministério da Educação conceder-lhe(s) a autorização para o funcionamento; e
IV - comunicar à UFSM quando houver mudança de dados relevantes que possam afetar o processo de conferência de dados e registro dos seus diplomas.
Parágrafo único. Os dados considerados relevantes são todos aqueles previstos como obrigatórios na legislação vigente ou complementares solicitados pela UFSM e descritos no Manual de Procedimentos para Registro de Diplomas de Graduação de Instituições Não Universitárias.
Art. 12. A instituição que for descredenciada do MEC terá o contrato para registro de diplomas com a UFSM rescindido a partir da data de seu descredenciamento.
Art. 13. A UFSM poderá solicitar visita ou reunião presencial na instituição e a data para o evento deverá ser proposta à UFSM em até 7 (sete) dias a contar da data da solicitação da UFSM.
Parágrafo único. A visita ou reunião deverá acontecer em até 30 (trinta) dias contados da data de solicitação por parte da UFSM.
Art. 14. A UFSM poderá solicitar à instituição não universitária documentos complementares relativos aos processos de solicitação de registro de diplomas ou à instituição e sua mantenedora, os quais deverão ser fornecidos à UFSM em até 30 (trinta) dias, contados da data de tramitação do ofício à caixa postal da instituição via PEN-SIE.
Parágrafo único. A instituição não universitária poderá solicitar a prorrogação do prazo por igual período, com a devida justificativa.
CAPÍTULO IV
DA ADVERTÊNCIA, SUSPENSÃO E RESCISÃO DO CONTRATO PARA REGISTRO DE DIPLOMAS ENTRE A INSTITUIÇÃO NÃO UNIVERSITÁRIA E A UFSM
Art. 15. A instituição que descumprir as normas previstas na legislação vigente, na presente Resolução ou no Manual de Procedimentos para Registro de Diplomas de Graduação de Instituições Não Universitárias estará sujeita às seguintes sanções:
I - advertência;
II - suspensão do contrato; ou
III - rescisão do contrato.
Art. 16. A advertência formaliza à instituição o descumprimento de alguma norma prevista nesta Resolução ou orientação constante no Manual de Procedimentos para Registro de Diplomas de Graduação de Instituições Não Universitárias.
§ 1° A advertência será enviada pela UFSM, por meio do PEN-SIE, sendo a data de tramitação à caixa postal da instituição considerada como confirmação de recebimento.
§ 2° Ao receber a advertência, a instituição terá o prazo de 15 (quinze) dias para manifestação, se necessária.
Art. 17. A suspensão exime a UFSM da obrigatoriedade de análise de processos de registro de diploma recebidos após a aplicação da suspensão do contrato e será aplicada em casos de:
I - identificação ou denúncias de possíveis irregularidades contra a instituição ou sua mantenedora; e
II - não atendimento ao disposto no artigo 14 desta Resolução.
§ 1° Havendo denúncias ou indícios de irregularidades, essas poderão ser reportadas ao Ministério da Educação e ao Ministério Público para ciência e averiguação dos fatos.
§ 2° A comunicação de suspensão será enviada pela UFSM por meio do PEN-SIE, sendo a data de tramitação à caixa postal da instituição considerada como confirmação de recebimento.
§ 3° Ao receber a suspensão, a instituição terá o prazo de 15 (quinze) dias para manifestação.
§ 4° A suspensão poderá durar até 6 (seis) meses, contados da data de recebimento do PEN pela instituição não universitária, levando à rescisão do contrato, se não forem sanadas as questões que lhe deram origem.
Art. 18. A Rescisão consistirá na finalização das relações entre a UFSM e a instituição em questão, no que diz respeito ao contrato previamente firmado e será aplicada se:
I - termos aditivos ao contrato não forem assinados em até 20 (vinte) dias;
II - forem emitidas, por parte da UFSM, 5 (cinco) advertências sobre uma mesma instituição, relativas ao descumprimento de normas;
III - após a aplicação da sanção de suspensão, transcorrer mais de 6 (seis) meses, contados da data de suspensão, sem a regularização das questões que levaram à suspensão;
IV - após a aplicação da sanção de suspensão, forem confirmadas as irregularidades reportadas ao Ministério da Educação e Ministério Público; ou
V - a instituição solicitar a rescisão do contrato de registro de diplomas com a UFSM, por meio de ofício encaminhado pelo PEN-SIE à COREM-PROGRAD.
§ 1° No caso do inciso III deste artigo, dependendo dos motivos que levaram à suspensão, o Ministério da Educação e Ministério Público poderão ser comunicados.
§ 2° No caso do inciso V deste artigo, a instituição poderá participar de novo processo seletivo para contrato de registro de diplomas com a UFSM, conforme os prazos e normas previstos em edital de seleção.
§ 3° A comunicação por parte da UFSM da rescisão do contrato de registro de diplomas com a instituição não universitária será realizada por meio do PEN-SIE, sendo a data de tramitação à caixa postal da instituição de destino considerada como confirmação de recebimento.
§ 4° Quando a rescisão acontecer em razão de sanção sobre a instituição não universitária, a mesma não poderá participar de novo processo seletivo para habilitação de registro com a UFSM, pelo prazo de 5 (cinco) anos.
CAPÍTULO V
DAS OBRIGAÇÕES E DISPONIBILIDADE DA UFSM PARA O PROCESSO DE REGISTRO DE DIPLOMAS DE INSTITUIÇÕES NÃO UNIVERSITÁRIAS
Art. 19. É dever da UFSM comunicar o Ministério da Educação e o Ministério Público em caso de identificação ou de denúncia de possível crime por parte da instituição não universitária ou sua mantenedora.
Art. 20. O número de contratos a serem firmados entre a UFSM e as instituições não universitárias será avaliado pela COREM-PROGRAD, a qual tomará por base as informações relativas:
I - ao número de servidores(as) ativos(as) em exercício na COREM-PROGRAD;
II - ao porte das instituições que já tenham contrato com a UFSM, expresso em número de cursos de graduação em atividade, oferta de vagas por curso, conforme o Portal e-MEC, e previsão de novos cursos de graduação;
III - ao número de cursos de graduação da UFSM em atividade, número de discentes da UFSM e previsão de novos Cursos da UFSM; e
IV - às condições de uso dos equipamentos disponíveis na COREM-PROGRAD e previsão orçamentária para manutenção ou substituição patrimonial, considerando, inclusive, os recursos arrecadados nos termos do art. 8° desta Resolução.
Art. 21. Havendo necessidade de manifestação por parte da UFSM à instituição não universitária, em relação a ofício de comunicação recebido por meio do PEN-SIE, esta deverá ser feita em até 30 (trinta) dias.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 22. Os procedimentos e orientações processuais relativos ao registro de diplomas emitidos por instituições não universitárias constam de forma detalhada no Manual de Procedimentos para Registro de Diplomas de Graduação de Instituições Não Universitárias, devendo ser seguidos pelas instituições.
Art. 23. Todas as instituições não universitárias que tenham relação de registro de diplomas com a UFSM, independentemente de já terem formalizado o contrato nos moldes da presente Resolução, serão cientificadas de sua publicação para providências e enquadramento às normas previstas.
Art. 24. Caberá:
I - à PROGRAD o gerenciamento e intermediação de todas as ações relativas ao registro de diplomas de instituições não universitárias;
II - ao Departamento de Arquivo Geral (DAG) o tratamento dos documentos constantes nos processos de registro de diploma e gestão do PEN-SIE; e
III - ao Centro de Processamento de Dados (CPD) as adequações necessárias nos sistemas institucionais para atender às normativas do Ministério da Educação e às orientações procedimentais previstas nesta Resolução e no Manual de Procedimentos para Registro de Diplomas de Graduação de Instituições Não Universitárias.
Art. 25. Os casos omissos serão avaliados pela COREM-PROGRAD da UFSM.
Art. 26. Fica revogada a Resolução UFSM n° 163, de 9 de julho de 2024.
Art. 27. A inobservância ao disposto nesta Resolução não constitui escusa válida para o descumprimento da norma nem resulta em sua invalidade.
Art. 28. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, de acordo com o que prevê o Decreto n° 12.002, de 22 de abril de 2024, art. 18, inciso IV.
Luciano Schuch
Reitor
Este texto não substitui o documento original, publicado no Portal de Documentos. Disponível em https://portal.ufsm.br/documentos/publico/documento.html?idDocumento=15638017