UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

Regulamenta a emissão e o registro de diplomas de graduação e pós-graduação da UFSM e de outras instituições de ensino superior por delegação do Ministério da Educação (MEC), no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).

 

Art. 1°  Regulamentar a emissão e o registro de diplomas de graduação e pós-graduação da UFSM e de outras instituições de ensino superior por delegação do Ministério da Educação (MEC), no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).

 

CAPÍTULO I

DOS DIPLOMAS DE CURSOS DE GRADUAÇÃO DA UFSM

 

Art. 2°  Verificada a integralização curricular do curso de graduação e a colação de grau de discente, a UFSM emitirá e registrará diploma de graduação em conformidade com a legislação vigente.

Art. 3°  O diploma de graduação conferirá o grau acadêmico em consonância com o projeto pedagógico do curso, a legislação vigente e o cadastro do curso junto ao Portal e-MEC do Ministério da Educação, ou outro que o substitua.

Art. 4°  Os diplomas de graduação serão emitidos, obrigatoriamente, flexionando-se o gênero para nomear o grau acadêmico e, quando cabível, a profissão.

Art. 5°  No caso de adoção de nome social por parte do(a) discente no âmbito na UFSM, o nome adotado constará no diploma de graduação, após a informação do nome civil.

Parágrafo único.  Se o(a) estudante desejar que o nome social não conste no diploma, deverá solicitar a sua retirada do cadastro pessoal junto à UFSM, antes da tramitação da ata de colação de grau.

Art. 6°  Para a emissão do diploma de graduação e histórico acadêmico de formado(a), é necessário o atendimento dos seguintes requisitos mínimos:

I - a Coordenação do Curso deve enviar à Coordenadoria de Registro e Matrícula (COREM-PROGRAD) a ata de colação de grau e a lista de presença dos(as) formandos(as);

II - a documentação de cada graduado(a) deve estar completa, legível e no formato PDF-A; e

III - a situação perante ao Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes (ENADE) deve ser de regularidade.

Art. 7°  Os procedimentos para a criação de ata de colação de grau, lista de presença, encaminhamento do processo administrativo, documentos discentes obrigatórios ao dossiê de diplomação, bem como setores envolvidos, etapas e procedimentos estão especificados em manual de diplomação da UFSM.

Art. 8°  Somente poderão instruir processo de diplomação os(as) servidores(as) da Coordenadoria de Registro e Matrícula com portaria vigente de delegação de poderes assinada pelo(a) Reitor(a) ou seu(ua) substituto(a).

Art. 9°  O diploma e histórico acadêmicos serão emitidos conforme os dados e documentos constantes no dossiê de diplomação, sendo de responsabilidade do(a) estudante manter atualizados os seus dados e documentos pessoais no sistema da UFSM.

Art. 10.  Após a tramitação do processo administrativo de ata de colação de grau à Coordenadoria de Registro e Matrícula pela Coordenação do Curso por meio do Portal Acadêmico, o(a) discente terá acesso, pelo Portal Estudantil, ao Certificado de Conclusão de Curso de Graduação.

Art. 11.  O prazo para a emissão e registro de diploma de graduação e histórico acadêmico de formado será de até 45 (quarenta e cinco) dias contados da data da colação de grau ou, em caso de segunda via ou reemissão de diploma, contados a partir da chegada do processo administrativo à COREM-PROGRAD.

§ 1°  A ata de colação de grau deverá ser encaminhada à Coordenadoria de Registro e Matrícula pela Coordenação do Curso de Graduação, por meio do Portal Acadêmico, em até 10 (dez) dias, contados da data de colação de grau ou em até 2 (dois) dias úteis, em caso de urgência, conforme o art. 20 desta Resolução.

§ 2°  Em caso de pendência documental, o(a) estudante será comunicado(a) pela COREM-PROGRAD e o prazo para a emissão e registro de diploma será contabilizado a partir da regularização da pendência.

Art. 12.  Os diplomas de graduação serão assinados pelas autoridades competentes da UFSM, em conformidade com as determinações do Ministério da Educação e de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

§ 1°  No anverso da representação visual do diploma, constarão as assinaturas do(a) Reitor(a) e do(a) Pró-Reitor(a) de Graduação ou seus(uas) respectivos(as) substitutos(as).

§ 2°  No verso da representação visual do diploma, constará a assinatura do(a) Coordenador(a) de Registro e Matrícula da Pró-Reitoria de Graduação ou seu(ua) substituto(a).

Art. 13.  A autenticidade do diploma e histórico acadêmico poderá ser verificada via QR code disponível na Representação Visual de Diploma Digital (RVDD) e histórico acadêmico ou através de link de verificação da UFSM e do Ministério da Educação.

Art. 14.  O diploma de graduação e histórico acadêmico de formado(a) são documentos nato digitais que têm a mesma validade jurídica daqueles anteriormente emitidos em formato físico.

Art. 15.  O diploma e histórico acadêmico em formato XML e suas respectivas representações visuais no formato PDF serão disponibilizados, exclusivamente, por meio do Portal Estudantil da UFSM de maneira vitalícia aos(às) diplomados(as).

Art. 16.  O(A) portador(a) de diploma físico poderá requerer, a qualquer tempo, mediante o cumprimento dos trâmites administrativos vigentes definidos no manual de diplomação da UFSM, a emissão de segunda via de diploma, o qual será emitido em formato digital, invalidando o registro anterior.

Art. 17.  Em razão de alteração em seus dados pessoais, o(a) portador(a) de diploma digital poderá requerer, a qualquer tempo, mediante o cumprimento dos trâmites administrativos vigentes definidos no manual de diplomação, a reemissão de diploma digital, invalidando o registro anterior.

Art. 18.  O diploma poderá ser revogado pela UFSM a qualquer tempo, nos seguintes casos:

I - identificação de erro em algum dado pessoal do(a) diplomado(a) ou em dados acadêmicos;

II - por razões técnicas relativas à validação do diploma nos portais oficiais de verificação de conformidade, definidas pelo Ministério da Educação; ou

III - por determinação judicial.

Parágrafo único.  A depender do(s) motivo(s) que levaram à revogação, o diploma poderá ser reemitido pela UFSM, sem a necessidade de solicitação por parte do(a) diplomado(a) e sem incidência de custo financeiro, restando permanentemente inválido o registro do diploma revogado.

Art. 19.  Compete à Coordenadoria de Registro e Matrícula da Pró-Reitoria de Graduação:

I - conferir e atualizar no sistema acadêmico os dados de credenciamento e recredenciamento da UFSM, assim como de autorização, reconhecimento e renovação de reconhecimento dos cursos de graduação da UFSM;

II - conferir e atualizar no sistema acadêmico os dados e a documentação discente necessária ao processo de diplomação;

III - inserir no cadastro dos(as) formandos(as) as informações relativas ao Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (ENADE), conforme relatórios de regularidade estudantil;

IV - instruir processo administrativo de diplomação para cada graduado(a) conforme a ata de colação de grau;

V - controlar a data de validade dos certificados de assinatura digital e comunicar os(as) titulares quanto à necessidade de renovação;

VI - solicitar a emissão de portaria de delegação de poderes por parte do(a) Reitor(a) da UFSM aos(às) servidores(as) da COREM-PROGRAD aptos(as) à emissão e registro de diplomas; e

VII - manter atualizado o manual de diplomação da UFSM.

Art. 20. Os(As) formandos(as) poderão requerer urgência na emissão de seu diploma mediante documento comprobatório, por motivo de:

I - posse em concurso público;

II - contratação na iniciativa privada; ou

III - ingresso em curso de pós-graduação em outra instituição.

§ 1°  A comprovação da urgência para a emissão de diploma deverá ser feita conforme as orientações previstas no manual de diplomação da UFSM.

§ 2°  Nos termos do caput, o prazo para a emissão de diploma e histórico acadêmico será de 7 (sete) dias, contados da data de colação de grau.

Art. 21.  Não haverá incidência de custo financeiro ao(a) graduado(a) para a emissão e registro da primeira via do diploma de graduação.

Art. 22.  Os diplomas físicos emitidos e registrados anteriormente à implantação do diploma digital mantêm sua validade, sendo respeitado o formato de emissão e registro anteriormente adotado.

 

CAPÍTULO II

DOS DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO DA UFSM

 

Art. 23.  Verificado o atendimento integral dos requisitos para a conclusão de curso de pós-graduação previstos no Projeto Pedagógico dos Cursos ou Regulamento Interno de cada Programa ou Curso de Pós-Graduação e nos Regulamentos Gerais da Pós-Graduação Stricto Sensu e da Lato Sensu, a UFSM emitirá e registrará diploma e certificado, em conformidade com a legislação vigente.

Parágrafo único.  Serão conferidos aos(às) concluintes os títulos definidos no Regulamento Interno ou Projeto Pedagógico de cada Programa ou Curso de Pós-Graduação e em consonância com a legislação vigente.

Art. 24.  Os diplomas e certificados de conclusão de Curso de Pós-Graduação serão emitidos e registrados pela Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa. 

Art. 25.  Serão conferidos:

I - diplomas, correspondentes aos cursos stricto sensu de mestrado e doutorado; e

II - certificados, relativos aos cursos lato sensu de especialização, residência médica e residência multiprofissional e uniprofissional.

§ 1°  Fica garantida a gratuidade para a emissão da primeira via de diplomas e certificados.

§ 2°  Em razão de correções em seus dados pessoais, o(a) portador(a) de diploma ou certificado poderá requerer, a qualquer tempo, mediante o cumprimento dos trâmites administrativos vigentes, a reemissão de diploma ou certificado, invalidando o registro anterior.

Art. 26.  Os diplomas e certificados serão emitidos, obrigatoriamente, flexionando-se o gênero para nomear o título acadêmico.

Art. 27.  No caso da adoção de nome social por parte do(a) discente no âmbito da UFSM, o nome adotado constará no diploma ou certificado, após a informação do nome civil.

Parágrafo único.  Se o(a) estudante desejar que o nome social não conste no diploma, o Núcleo de Controle Acadêmico da Pós-Graduação (NCAPG/CPG/PRPGP) deverá ser informado pelo curso no ato de encaminhamento do processo de defesa.

Art. 28.  O processo para a emissão e registro de diploma e certificado deverá estar devidamente instruído com a seguinte documentação:

I - especialização, mestrado e doutorado:

a) RG, CNH ou Registro Nacional Migratório (RNM);

b) CPF;

c) Certidão de Nascimento ou Casamento;

d) diploma de graduação ou mestrado (obrigatório para os cursos de doutorado que exigem a titulação de mestrado);

e) Plano de Estudos; e

f) Ata de Defesa.

II - Residência Multiprofissional e Uniprofissional:

a) RG, CNH ou Registro Nacional Migratório (RNM);

b) CPF;

c) Certidão de Nascimento ou Casamento;

d) diploma da graduação;

e) Plano de Estudos; e

f) Ata de Defesa.

III - Residência Médica:

a) RG, CNH ou Registro Nacional Migratório (RNM);

b) CPF;

c) Certidão de Nascimento ou Casamento;

d) diploma da graduação; e

e) memorando de solicitação com o número do registro junto à CNRM (Comissão Nacional de Residência Médica) do curso ou da Comissão de Residência Médica (COREME).

§ 1° O passaporte (para estrangeiros) ou a Carteira de Identidade Militar podem ser aceitos em substituição ao RNM, RG ou CNH, desde que dentro do prazo de validade. 

Art. 29.  Os diplomas e certificados serão assinados pelas autoridades da Universidade Federal de Santa Maria, a saber:

I - no anverso: assinaturas do(a) Reitor(a) e do(a) Pró-Reitor(a) de Pós-Graduação e Pesquisa ou respectivos(as) substitutos(as);

II - no verso: assinatura de servidor(a) público(a) do Núcleo de Controle Acadêmico de Pós-Graduação com portaria de delegação de poderes emitida pelo(a) Reitor(a).

III - os certificados lato sensu dos cursos de Residência, devido à normativa federal específica, constarão com a assinatura da Coordenação do Programa de Residência no anverso, no lugar da assinatura do(a) Pró-Reitor(a) de Pós-Graduação e Pesquisa, ou respectivo(a) substituto(a).

Art. 30.  A emissão da segunda via de diploma e certificado deverá ser requerida mediante processo administrativo contendo o requerimento, documentação de identificação pessoal e comprovante de pagamento de taxa, cujo valor está fixado na tabela de emolumentos da UFSM.    

Parágrafo único.  A depender do(s) motivo(s) que levaram à revogação, o diploma ou certificado poderá ser reemitido pela UFSM, sem a necessidade de solicitação por parte do(a) diplomado(a) e sem incidência de custo financeiro, restando permanentemente inválido o registro do diploma ou certificado revogado.    

 

CAPÍTULO III    

DOS DIPLOMAS EMITIDOS E REGISTRADOS PELA UFSM POR DELEGAÇÃO DO MEC

 

Art. 32.  A UFSM poderá emitir e registrar diplomas em nome de instituições descredenciadas do Ministério da Educação (MEC), desde que por solicitação do MEC ou na vigência de ato normativo expedido pelo Ministério da Educação em que fique delegada à UFSM a prerrogativa de emissão e registro de diplomas em nome da instituição.

Parágrafo único.  Para a emissão de diploma e histórico acadêmico em nome de instituição descredenciada, a UFSM deverá ter acesso ao acervo da instituição, seja ele físico ou digital, ou aos documentos relativos ao(à) egresso(a), fornecidos pelo Ministério da Educação.

Art. 33.  A competência da UFSM quanto à emissão de documentos em nome de instituição descredenciada limita-se ao disposto no(s) ato(s) normativo(s) específico(s) publicado(s) pelo Ministério da Educação, não havendo responsabilidade por parte da UFSM quanto à emissão de documentos aos(às) discentes da instituição descredenciada quando:

I - a UFSM não tiver acesso ao acervo acadêmico da instituição descredenciada;

II - o dossiê acadêmico do(a) interessado(a) não fizer parte do acervo;

III - o dossiê acadêmico do(a) interessado(a) estiver incompleto; ou

IV - o(s) documento(s) constante(s) no dossiê acadêmico do(a) interessado(a) estiver(em) com dado(s) faltante(s) ou ilegível(eis).

Art. 34.  Todos os documentos emitidos pela UFSM em nome de instituição descredenciada deverão referenciar a normativa que delega à UFSM a competência para tal emissão, assim como deverão constar ressalvas e informações complementares, se necessário.

Art. 35.  A emissão de diploma e histórico acadêmico em nome de instituição descredenciada segue, obrigatoriamente, a legislação vigente, as normativas do Ministério da Educação e as normas internas da UFSM, previstas nesta resolução e no manual de diplomação da UFSM.

Art. 36.  A documentação acadêmica e pessoal mínima necessária ao processo de diplomação de egresso(a) de instituição descredenciada com ato de delegação do MEC está prevista no manual de diplomação da UFSM.

Parágrafo único.  A Coordenadoria de Registro e Matrícula poderá receber documentos pessoais e de comprovação de conclusão do Ensino Médio diretamente de egressos(as) ou de seu(sua) representante legal, sem a necessidade de análise arquivística.

Art. 37.  O(a) portador(a) de diploma emitido por instituição descredenciada cuja prerrogativa de emissão de diplomas tenha sido delegada à UFSM poderá requerer a emissão de novo documento, em razão de extravio ou atualização de dados, nos termos da presente Resolução.

 

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 38.  Caberá ao Centro de Processamento de Dados (CPD) as adequações necessárias nos sistemas institucionais para atender às normativas do Ministério da Educação e às orientações procedimentais previstas nesta Resolução e no manual de diplomação da UFSM.

Art. 39.  Caberá ao Departamento de Arquivo Geral (DAG) o tratamento dos documentos constantes nos acervos físicos e digitais, assim como a gestão do PEN-SIE e processos de registro de diploma.

Art. 40.  Os casos omissos referentes à graduação serão avaliados pela Coordenadoria de Registro e Matrícula da Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal de Santa Maria e demais órgãos da UFSM, se for o caso.

Art. 41.  Os casos omissos referentes à pós-graduação serão avaliados pelo Núcleo de Controle Acadêmico da Pós-Graduação da Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa da Universidade Federal de Santa Maria e demais órgãos da UFSM, se for o caso.

Art. 42.  Fica revogada a Resolução N. 22/2017, de 19 de dezembro de 2017.

Art. 43.  A inobservância ao disposto nesta Resolução não constitui escusa válida para o descumprimento da norma, nem resulta em sua invalidade.

Art. 44.  Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, de acordo com o que prevê o Decreto n° 12.002, de 22 de abril de 2024, art. 18, IV.

 

Martha Bohrer Adaime

Reitora

Este texto não substitui o documento original, publicado no Portal de Documentos. Disponível em https://portal.ufsm.br/documentos/publico/documento.html?idDocumento=15825711#