O que é

O Tramita.GOV.BR (anteriormente, Barramento de Serviços do PEN) destina-se à tramitação de processos administrativos eletrônicos e documentos avulsos, em meio eletrônico, entre os diversos Sistemas de Processo Administrativo Eletrônico (SPE) existentes, com incrementos de segurança, integridade, agilidade e redução de custos no serviço público. 
 
A adoção da plataforma se traduz em um significativo impacto em termos de agilidade e capilaridade da Administração Pública,  visto que o Tramita.GOV.BR possibilita a interoperabilidade entre os mais diversos sistemas utilizados pelos órgãos e entidades da Administração Pública. Mais informações em: gov.br/tramita.

Normativo

A base legal da ampla adoção da plataforma é a Portaria nº 9.412, de 26 de outubro de 2022, que institui a plataforma digital de comunicação entre sistemas de processo administrativo eletrônico - Tramita.GOV.BR, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Unidades Receptoras

São, por sua vez, as unidades configuradas para enviar processos por meio do Tramita.GOV.BR.

A unidade receptora da Universidade Federal de Santa Maria é:

Unidades Protocolizadoras

São, por sua vez, as unidades configuradas para enviar processos por meio do Tramita.GOV.BR.

A unidade protocolizadora da Universidade Federal de Santa Maria é:

Partindo do tipo de vínculo selecionado, o sistema irá apresentar as opções de Tipos Documentais disponíveis.

Com a nova funcionalidade, não será mais necessário os(as) usuários(as) que já perderam seu vínculo com a UFSM fazerem o “Cadastro de Usuários Externos” para poderem interagir processualmente. Além disso, a mudança irá proporcionar a abertura de processos pelo(a) próprio(a) usuário(a) que não está mais ativo(a), não sendo necessário encaminhar a documentação para o Protocolo/UFSM.

As tipologias processuais estão sendo ajustada e adaptadas à nova funcionalidade junto com as unidades responsáveis, e qualquer dúvida pode ser sanada pelos nosso e-mail.

A Caixa Postal agora conta com a nova funcionalidade de Marcadores. 

Os marcadores são uma espécie de etiqueta que podem ser temporariamente adicionadas aos processos na sua caixa postal para auxiliar na categorização, agrupamento e controle dos mesmos.

Os marcadores possuem algumas características importantes:

• Só funcionam na aba Caixa de Entrada, isto é, para processos que estejam na sua caixa postal.
• São removidos após o trâmite, de modo que cada unidade pode ter seus próprios marcadores, independente das outras unidades. Quando o processo sair da caixa postal (tramitar) os marcadores serão removidos.
• São divididos em duas categorias: Marcadores fixos de sistema e Marcadores pessoais:

Marcadores Fixos do Sistema

Estes marcadores não podem ser alterados, removidos ou incluídos nos processos.

Veja abaixo as características de cada um:

Novo!

Documento recebido e não lido

O processo com este marcador chegou na sua caixa postal, porém ainda não foi aberto e para visualizá-lo deve-se clicar no botão “Abrir”

Produto!

Documento pronto para inclusão no Portal Documentos

Marcador disponibilizado somente para aqueles tipos processuais definidos pelo DAG, cuja função é identificar o documento resultante deste para que seja publicado (mediante capacitação) para amplo acesso no Portal Documentos.

Assinar!

Documento com necessidade de assinatura

Este marcador é apenas uma informação de que o processo pode conter documentos que precisam de assinatura(s). O sistema não valida se você já assinou, então o marcador e a mensagem que aparece ao abrir o processo só serão removidos ao tramitá-lo.

Urgente!

Documento com urgência na tramitação

Processos que receberam pedido de urgência para fins de classificação, registro e distribuição, conforme item 2.1.2.1, da Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.

Atrasado!

Documento com prazo de tramitação expirado

O processo com esse marcador possui prazo de análise e tramitação previamente definido por autoridade competente e/ou por definição normativa.

Prioritário!

Documento com tramitação prioritária por motivo legal

Este marcador evidencia a prioridade na tramitação, em qualquer órgão ou instância, conforme artigo 69-A da Lei Nº 9.784/1999. São exemplos de condições para priorização de trâmite, mediante comprovação: pessoa com idade igual ou superior a 60 anos; pessoa portadora de deficiência; e pessoa portadora de doenças graves.

Marcadores Pessoais

• Os marcadores são individuais (pessoais), ou seja, são criados pelo próprio usuário na sua caixa postal.
• O usuário poderá vincular aos processos somente os seus marcadores pessoais.
• Os marcadores aplicados aos processos na sua caixa postal são visíveis a outros usuários que também possuem acesso ao processo na mesma unidade.
• Cada usuário pode gerenciar apenas seus marcadores pessoais.

Como criar um marcador?

Para criar um novo marcador acesse no menu lateral a opção “Marcadores” e clique no ícone em formato de “+”.

Para ajudar na organização dos processos crie marcadores de acordo com as demandas, que podem ser por assuntos mais frequentes (Pagamentos, Afastamentos, Disciplinas, etc.), por Status de andamento (Revisar, Pendente, Aguardando Autorização, etc.), dentre outros que achar necessário. 

Escolha um nome para o Marcador, uma descrição para auxiliar na identificação e cores personalizadas.

Os marcadores que você criou ficarão disponíveis no menu lateral, abaixo dos marcadores de sistema (caso houver) e ao lado de cada marcador consta o quantitativo de processos.

Como incluir/remover um marcador em um processo?

Há duas formas para incluir um marcador no processo. 

Pode-se arrastar e soltar o marcador até o processo desejado ou clicar no ícone em formato de marcador disponível na linha do processo, veja na imagem ao lado. Os marcadores associados aos processos subirão no grid por ordem quantitativa e ficarão em negrito.

Ao clicar no ícone também é possível desmarcar os marcadores desejados. 

Todos os usuários que possuem acesso ao processo na caixa postal irão visualizar todos os marcadores e, mesmo que não sejam seus, poderão também remover este(s) marcador(es).

Outra forma de remover os marcadores de um processo é clicar no ícone em formato de “x” ao lado do marcador.

Para excluir um marcador definitivamente é necessário removê-lo no menu lateral de marcadores, clicando nas opções disponíveis nos três pontinhos ao lado do mesmo.

Como alterar o marcador?

Para alterar nome, cor e descrição de algum marcador acesse no menu lateral, as opções disponíveis clicando nos três pontinhos ao lado do marcador. Podem ser alterados somente os marcadores pessoais.

Como filtrar processo pelo marcador?

Para filtrar os processos que estão associados a um marcador é necessário que estes já tenham sido adicionados ao marcador.

Existem duas formas de filtrar processos:

Os marcadores criados por você sempre ficarão disponíveis na aba lateral da caixa de entrada com uma indicação da quantidade de processos para cada marcador, basta clicar sobre o marcador para filtrar. Na lista aparecerá somente os processos associados ao marcador selecionado.

É possível filtrar processos por marcadores que não sejam seus, ou seja, criados por outros usuários que também possuem acesso ao processo na mesma unidade. Para isso existem duas opções: criar um marcador pessoal com o mesmo ou buscar o marcador desejado através do filtro personalizado da caixa postal disponível na barra superior.

Procedimento para a entrega da versão final da Dissertação:
1º Passo: Dentro do prazo estipulado pela banca examinadora, o discente, com seu login e senha da UFSM, deverá acessar o Portal de Documentos da UFSM e proceder o Ato de Entrega conforme o tutorial disponibilizado em: Tutorial – Ato de Entrega de MDT. Assim, a entrega é composta por:

• Trabalho final (Dissertação) em PDF, normas de acordo com a MDT 2021 – Manual de Dissertações e Teses da UFSM. (A dissertação não deve conter nenhuma assinatura);
• Autorização para Liberação online do Trabalho pela Biblioteca, assinada eletronicamente apenas pelo discente;
• Comprovante de submissão de um artigo científico referente ao tema da Dissertação em periódico com corpo editorial da área Ciências Agrárias I (no mínimo com avaliação QUALIS B5) - Pode ser um e-mail recebido do periódico, comprovando a submissão.

2º Passo: O discente tramita para a caixa postal do(a) orientador(a), que fará a conferência do trabalho, verificando se foi corrigido conforme definido pela Comissão Examinadora da defesa. Caso o trabalho não esteja de acordo com as correções sugeridas, o orientador retorna ao discente para que sejam efetuados os ajustes necessários. Se estiver tudo certo, o orientador tramita o processo para a Coordenação do PPGAP.

3º Passo: A Coordenação do PPGAP recebe o processo, confere o título do trabalho (que deve estar de acordo com o que consta na Ata de Defesa da aprovação e na Autorização para liberação online do trabalho pela Biblioteca, e demais itens conforme a MDT 2021). Caso o trabalho não esteja de acordo, o processo é devolvido ao discente para que os ajustes sejam realizados. Se tudo estiver correto, será inserido no processo o arquivo da Ata de Defesa já assinada pelos membros da Comissão Examinadora e pela Coordenação do curso e tramita-se o processo à Biblioteca Central.

Atenção:
O envio do trabalho via processo PEN dispensa as assinaturas do orientador e dos membros da Comissão Examinadora na Folha de Aprovação no arquivo do trabalho. A Ata de Defesa assinada, que será incluída no processo pela Secretaria, substitui as assinaturas da Folha de Aprovação.

A assinatura da Ata de Defesa deve estar em consonância com o Memorando circular N. 004/2024-PRPGP. Além disso, quando houver a presença de um ou mais membros estrangeiros na banca, deve ser utilizada a versão bilíngue da Ata de defesa. Essa versão deve ser preenchida integralmente, mantendo o texto completo nos dois idiomas, sem exclusões ou modificações.

A Ficha Catalográfica é obrigatória e sua geração é efetuada na página da Biblioteca Central.
A expedição do Diploma é efetuada pelo Controle Acadêmico de Pós-Graduação (CAPG) em média de 20 a 30 dias.
Dúvidas sobre a emissão do diploma, enviar e-mail para academico.prpgp@ufsm.br.
O acompanhamento da tramitação pode ser feito pelo Portal de Documentos da UFSM, clicando em "Processos", "Meus Documentos" e "Interessado".

1 - Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de comprovação de auxílio estudantil’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1 - Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5 - Na tela ‘Inserir documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar”, que aparece à frente do documento e realizar o upload de um arquivo em formato pdf. Os documentos que pertencem ao mesmo grupo (exemplo: abertura) são
variações do documento, o aluno deve enviar apenas o do seu respectivo nível de ensino/categoria. Ao enviar um deles, os outros mudam de cor.

6 - Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e clicar em “Adicionar”:

6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
6.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o
limite de 25MB;
6.4 O documento inserido foi:
● Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou
● Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
6.5 Tipo de conferência:
● Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
● Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
● Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
● Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
6.7 Assinar documento:
● Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
● Marcar Não, se não é necessária a assinatura;
● Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI).
6.8 - Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:

7 - Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.
➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de
documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.
➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde

7.1 - Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.

8 - Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”.
➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo:

9 - Na tela seguinte, selecione o campo ‘Próximo passo’:
➧ Encaminha prestação de contas para análise da Seção de Bolsas;
➧ O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
➧ Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’. ATENÇÃO! O envio da comprovação somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico via PEN-SIE, à Seção de Bolsas

10 - O pedido de complementação de documentação, caso seja necessário, ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.
11 - Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.

Nesta semana ocorreram novos cursos de capacitação em conjunto com a PROGEP/NED.

Foram 2 turmas, uma presencial e outra via Google Meet.

Este tema foi o mais solicitado dentro do Levantamento de Necessidades de Capacitação (LNC).

Ja está no ar a nova caixa postal. Mais rápida e ainda mais fácil, ela chega para você com um novo visual e novas funcionalidades que vão melhorar a experiência do usuário. Abaixo, listamos as principais informações que você precisa saber sobre. Fique ligado!

Esta é a nova Caixa Postal!

Para acessa-la basta clicar no botão abaixo. O login e a senha para acessar a caixa postal não mudaram, ainda são os mesmos utilizados nos demais portais institucionais. 

Cronograma de atualizações

A caixa postal está mudando, e nesse ano serão três novas versões, cada uma trazendo novidades. Acompanhe nosso site e inscreva-se na nossa Newsletter (AQUI) para ficar por dentro das novidades

Versão 4.0

• Chega para você dia 10 de agosto;
• Implementa o novo visual mostrado acima;
• Maior agilidade;
• Adiciona a filtragem de processos por caixa postal.

Versão 4.1

• Será implementada em outubro/2022;
• Traz novos menus.

Versão 4.2

• Chega em dezembro de 2022;
• Novos marcadores (Iguais aos do seu e-mail pessoal e institucional).

Tutoriais

Prezados (as) alunos (as) e comunidade acadêmica,

informamos que o Departamento de Arquivo Geral – DAG, finalizou os ajustes no fluxo da solicitação do Regime de Exercício Domiciliar, para acadêmicos que necessitem solicitar afastamento para tratamento de saúde, para as situações previstas no Guia Acadêmico, item 9.1.10, página 65, que a partir deste momento, permitirá que os processos possam ser abertos e tramitados via PEN – Processo Eletrônico Nacional.

Orientações sobre a abertura de processos de Regime domiciliar de aluno de graduação via PEN

1. Para abertura de PEN o aluno deverá acessar o Portal Documentos (http://portal.ufsm.br/documentos), realizar o login com número de matrícula e senha do portal do aluno e, após, selecionar a opção ‘Novo’;
2. No campo “Tipo documental”, realizar a busca textual e selecionar a opção ‘Processos de regime domiciliar de aluno de graduação (125.52)’. Os outros dos campos desta tela serão preenchidos automaticamente;
3. Na tela seguinte deverão ser adicionados os documentos necessários para abertura, conforme necessidade, sendo o Requerimento de regime de exercícios domiciliares e o Atestado médico itens obrigatórios. O aluno pode assinar o requerimento eletronicamente, caso já tenha sua assinatura cadastrada no PEN-SIE. Para se cadastrar, basta seguir Passo a passo para assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE, disponível na Seção ‘Apoio ao usuário’, na página do PEN.
4. Após incluir a documentação no PEN, o aluno deverá tramitar o processo para a Coordenação do Curso, que procederá a análise da solicitação e demais providências. O fluxograma desse processo pode ser conferido no Portal de Processos da Proplan (link do fluxograma).
5. Para acompanhar o processo, caso já tenha em mãos o NUP (Número Único de Protocolo) do processo, basta acessar o Portal Documentos e digitar o respectivo NUP ou pesquisar pelos campos disponíveis na consulta, como nome do interessado, tipo documental, etc. O aluno pode acompanhar o processo fazendo login no Portal Documentos, ir na aba ‘Meus Documentos’, ‘Interessado’.

O DAG tornou accessível o tutorial genérico que orienta a abertura de processos no PEN-SIE:
https://www.ufsm.br/app/uploads/sites/416/2020/05/tutorial-de-abertura-pensie.pdf

A Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas divulgou na última segunda-feira (16) o Memorando Circular 006/2020, que trata de orientações aos docentes da UFSM sobre a migração dos processos de progressão, promoção e retribuição por titulação da modalidade física, para o Processo Eletrônico Nacional (PEN). 

De acordo com o memorando, após a série de notificações sobre o processo de migração dos procedimentos em razão das medidas de distanciamento social em 2020, a partir do dia 16 de novembro todos os docentes, inclusive os docentes afastados, deverão protocolar os pedidos de progressão ou promoção, no mínimo, 31 dias antes da data final do interstício de avaliação de desempenho de 24 meses. Havendo atraso no protocolo dos processos no PEN o efeito financeiro será a partir da data de aprovação da avaliação de desempenho, conforme a legislação em vigor. 

Os detalhes da decisão devem ser conferidos no memorando. 

Sim. É através dela que podemos conferir todos os processos tramitados para o servidor e/ou para a(s) unidade(s) na(s) qual(is) o mesmo tenha autorização.

Por padrão somente possuem acesso liberado a Caixa Postal a chefia da unidade e o substituto oficial. Para os demais servidores lotados nesta unidade e que necessitem despachar documentos em nome da unidade a chefia deve solicitar a autorização no ícone “Acesso a Processos PEN em Caixa Postal”, disponível no site do CPD

Todos os servidores e alunos da UFSM que irão interagir no sistema PEN-SIE precisam ter uma assinatura digital cadastrada a fim de comprovar a autoria e a integridade dos documentos em forma eletrônica. Para registrar sua assinatura digital basta seguir o passo a passo para assinatura do termo de concordância.

De acordo com a Resolução UFSM 001/2020, de 10 de janeiro de 2020 e a Medida Provisória N. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para uso da assinatura na modalidade cadastrada (login e senha) o usuário deve assinar um termo de concordância admitindo como válida a assinatura eletrônica nessa modalidade, responsabilizando-se pelo sigilo da senha de acesso.

Sim. Os documentos podem ser assinados acessando o PEN-SIE, no ícone em formato de “chave”, que aparece ao lado do documento a ser assinado, e escolher as opções na tela de assinatura (ver tutorial).

Há duas formas de interagir com o sistema. Quando eu recebo um documento na Caixa Postal e preciso dar andamento ao processo, o login deve ser realizado através do acesso à Caixa Postal. Quando preciso iniciar um novo processo administrativo e/ou gerar um memorando digital, o login se dará pelo Portal Documentos, na aba “Novo”, ver tutorial de abertura de processo eletrônico e tutorial de memorandos de comunicação entre unidades, respectivamente.

Sim. A senha é a mesma utilizada nos demais portais da instituição. Quando é feito o pedido de assinatura eletrônica, há uma etapa de atualização da senha para um nível maior de segurança. Se você já criou uma nova senha, é essa que deve passar a ser utilizada em todos os Portais, inclusive a Caixa Postal.

Não. O uso desta modalidade de assinatura está restrita aos documentos que forem anexados ao sistema PEN-SIE, no decorrer das atividades administrativas da UFSM.

Não. A primeira assinatura gerará uma nova página e as demais formarão uma lista de assinaturas nesta mesma página.

Sim. Os alunos terão acesso através da Caixa Postal, disponível pelo Portal de Alunos, e poderão assinar e tramitar diversos tipos de documentos a eles remetidos.

Sim, desde que tenham registrado a assinatura eletrônica e assinado o Termo de concordância, no Portal do Usuário, no ícone “Assinatura Eletrônica”.

Nesse caso, a UFSM possui um cadastro de usuários externos destinado a pessoas físicas e jurídicas que participem em processos administrativos eletrônicos junto à UFSM, para fins de peticionamento ou assinatura de contratos, convênios, termos, acordos, Atas e outros instrumentos congêneres celebrados com a instituição, por meio do PEN-SIE. Para tanto, é necessário preencher um formulário, disponível no ícone Solicitar Serviço na página do PEN, e, após o envio dos dados, você irá receber um e-mail informado as orientações para os passos seguintes.

É possível o envio de processos para um grupo específico de pessoas (comissão/colegiado/conselho/banca) desde que definidos em Portaria e que seja realizado o cadastro prévio do referido órgão colegiado pela unidade responsável ou pelo DAG.

Para criação do grupo, pode-se enviar um e-mail (para pen@ufsm.br) com o nome do Órgão Colegiado, nomes dos membros, siapes ou matrículas para os alunos. Caso possua a Portaria atualizada de designação dos membros melhor. Caso tenha algum membro externo, a pessoa precisa se cadastrar previamente através deste link.

Quando for tramitado um documento para este grupo, todos irão receber em suas caixas postais. Porém, apenas o membro cadastrado como presidente conseguirá tramitar, os demais apenas podem assinar. Além disso, apenas a unidade cadastrada como responsável conseguirá tramitar documentos para este grupo.

OBS.: Não é possível controlar a inclusão/exclusão dos membros de forma momentânea, uma vez que os mesmos devem ser nomeados via portaria. Entretanto, todos os membros podem estar previamente cadastrados (suplentes e titulares), todos terão acesso ao processo e poderão assinar as atas e demais documentos incluídos. No entanto, deve-se orientar que atentem para não assinar as Atas aqueles membros que não estavam presentes na referida reunião.

Os documentos ‘Homologação de Ata’ ou ‘Homologação de Ata de Banca de Defesa de Pós-Graduação’ podem ser abertos pelo PEN e tramitados individualmente para coletar assinatura dos membros (na opção tramitar para pessoa) ou poderão ser criados grupos de usuários de órgãos colegiados específicos ou bancas.

A abertura via PEN pode ser conferida neste tutorial Como abrir e tramitar homologação de atas. No caso de criação de grupos Neste Tutorial orienta como os membros de órgãos colegiados e bancas devem proceder para assinar as Atas no PEN-SIE.

Atualmente o sistema só aceita arquivos no formato .PDF. Não existe limite quantitativo de anexos, porém o tamanho máximo destes é de 25 mega cada arquivo.

Caso você já tenha em mãos o NUP (Número Único de Protocolo) do processo/documento que deseja consultar, basta acessar o Portal Documentos e digitar o respectivo NUP ou você pode pesquisar pelos campos disponíveis na consulta, como nome do interessado, assunto, tipo documental e data.

As opções de processos e documentos são fixas, definidas e cadastradas pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG). Caso você não encontre a opção desejada, é porque a mesma não está habilitada para o seu perfil ou porque não está cadastrada. Em caso de dúvidas contatar a equipe do DAG (pen@ufsm.br), Ramal 8130. Conforme a opção selecionada neste item, o sistema direcionará os fluxos que o processo irá seguir, bem como a documentação exigida. Preste muita atenção, pois esta é a etapa mais importante na abertura do PEN.

Na opção de tramitação para Pessoa do PEN “Genérico”, o sistema busca por contratos ativos, ativos transitórios e exercício provisório.

Para que se possa enviar para servidor aposentado, é necessário que seja previsto e configurado previamente esta opção, em algum processo com fluxo específico.

Clique e acesse nosso conteúdo especial

Tutoriais

• Tutorial – Ato de Entrega de MDT
• Tutorial – Auxílio Formação Estudantil
• Tutorial – Processo de Comprovação de Auxílio Estudantil
• Tutorial – Processo de auxílio parental a estudante de graduação
• Tutorial –  Processos de Estágio para Estudantes de Cursos Técnicos
• Tutorial – Homologação de Residência Pedagógica
• Tutorial – Processo de Inclusão de Nome Social
• Tutorial – Processo de Recurso de Candidato por Ingresso e Reingresso na Graduação
• Tutorial – Retorno à Moradia Estudantil
• Orientações para abertura de Solicitação excepcional de estágios e práticas presenciais na UFSM
• Tutorial – Processo de Auxílio Inclusão Digital – internet
• Tutorial – Auxilio Material Pedagógico
• Tutorial – Processo de Auxílio Transporte Estudantil
• Passo a passo para: Abertura, Assinatura e Tramite
• Tutorial – Assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE
• Tutorial – Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE
• Tutorial – Processo de auxílio à moradia estudantil (PAM)
• Tutorial – Processo de duplo ingresso entre cursos de graduação
• Tutorial – Processo de pagamento de taxa de inscrição para estudante 
• Tutorial – Processo de pagamento de taxa de publicação para estudante

• Passo a passo para: Abertura, Assinatura e Tramite
• Tutorial solicitação de cadastro de usuário SIAFI
• Tutorial – Inscrição em Eleição/Consulta Pública pelo PEN-SIE ou Recurso
• Tutorial – Assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE
• Tutorial – Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE
• Tutorial – Solicitação de emissão ou renovação de certificado digital
• Tutorial – Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo/Convênio – FUNDEP/FAURGS/FDMS
• Tutorial – Processo de comprovação de pagamento de plano de saúde (saúde suplementar / ressarcimento)
• Tutorial – Processo de aposentadoria voluntária
• Tutorial – Processo de pagamento de taxa de inscrição de servidor no país ou no exterior
• Tutorial – Processo de pagamento de taxa de publicação de servidor 
• Tutorial – Nova funcionalidade de solicitação de assinatura

• Tutorial – Processo de adesão ao PGD
• Tutorial – Cadastro de Comissões e Bancas
• Passo a passo para: Abertura, Assinatura e Tramite
• Tutorial – Orientações para tramitação e assinatura de atas em órgãos colegiados e bancas
• Tutorial – Homologação de Atas
• Tutorial – Homologação de Editais
• Tutorial – Assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE
• Tutorial – Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE
• Orientações para correção e/ou alteração de documentos e de assinaturas em processos eletrônicos de homologação
• Tutorial – Processo de ato de ajuste em curso de graduação (PPC)
• Tutorial de Produção e Tramitação de Homologação de Editais e Cadastro no Portal de Documentos
• Tutorial – Solicitação de emissão ou renovação de certificado digital
• Tutorial – Cadastro e acompanhamento de bolsista PRAE BAE Cód. 2
• Tutorial – Cadastro e acompanhamento de bolsista recursos próprios – Reitoria (Cód. 2A)
• Tutorial – Cadastro e acompanhamento de bolsista de monitoria de graduação

• Manual do Usuário Externo
• Passo a passo para: Abertura, Assinatura e Tramite
• Tutorial – Assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE
• Tutorial – Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE
• Tutorial – Ato de adequação e ajuste (Fundações de Apoio)
• Tutorial – Processo de prestação de contas de contratos, convênios e instrumentos congêneres com fundações
• Tutorial – Processo de recurso de ingresso no ensino médio ou técnico
• Tutorial – Processo de recurso administrativo de seleção de ingresso de graduação
• Tutorial – Processo de devolução de valor pago em duplicidade ou isento
• Tutorial – Processo de revalidação de diploma do curso de medicina
• Tutorial – Processo de recurso de seleção de ingresso na Educação Infantil

Acesse aqui orientações sobre funcionalidades do PEN-SIE.

Tutoriais em vídeo

Como abrir um Processo de Estágio no Sistema PEN-SIE da UFSM

Como assinar documentos no Sistema PEN-SIE da UFSM

Como se cadastrar como Usuário Externo na UFSM

Como funciona o tempo de atualização da Nova Caixa Postal

Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE

Gestão de processos do PEN-SIE

O primeiro Processo Eletrônico Nacional (PEN) da UFSM foi criado nesta segunda-feira (22), em conformidade com o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. A implementação do PEN iniciou pelo Processo de Incentivo à Qualificação, e os demais processos serão incluídos gradativamente.

A UFSM utilizará o Sistema de Informações para o Ensino (SIE), na Plataforma Web, para abertura, acompanhamento e acesso a todos os processos administrativos na íntegra em meio digital.

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública. O objetivo é a melhoria no desempenho dos processos, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.

Dúvidas e/ou sugestões podem ser encaminhadas ao Departamento de Arquivo Geral (DAG), pelo ramal 8233 ou pelo e-mail dag@ufsm.br.

Foto: Divulgação

O projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. Uma iniciativa de gestão pública, que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos.

Os serviços centralizados de processo eletrônico (ConectaGOV-PEN) são um conjunto de serviços eletrônicos que permitirão a intercomunicação entre órgãos e entidades usuários de quaisquer soluções de processo eletrônico. O projeto se propõe a suprir esta deficiência, com a proposta de criar uma infraestrutura pública que permita a integração entre os diversos sistemas de processos eletrônicos existentes.

A infraestrutura centralizada permitirá que um órgão envie documento ou processo para outro de maneira segura e com confiabilidade de entrega. A heterogeneidade de sistemas dificulta a tramitação de processos entre órgãos, prejudicando o acompanhamento dos processos e a celeridade dos trâmites.

Entre os serviços disponibilizados estará, por exemplo, o trâmite totalmente eletrônico de processos e documentos administrativos entre diferentes órgãos e entidades. Dessa forma, pretende-se que o envio de um processo para outro órgão será, na essência, tão prático quanto tramitar um processo para outra área do mesmo órgão. Esse trâmite será possível ainda que as organizações públicas sejam usuárias de diferentes softwares de processo eletrônico, devido à definição e ao estabelecimento de um protocolo comum de trâmite de processos eletrônicos.

Jornal de novidades do PEN-SIE (2020)

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) na UFSM é uma implementação da plataforma Web do Sistema de Informações para o Ensino (SIE) e pode ser acessado através do endereço https://portal.ufsm.br/documentos.

O sistema PEN-SIE possibilita que todos os documentos que compõem os processos administrativos na instituição estejam disponíveis no formato digital, dispensando a tramitação da documentação em papel, conforme determina o Decreto nº 8.539/2015.

Dúvidas e/ou sugestões podem ser encaminhadas pelo e-mail pen@ufsm.br.

Utilidades

Acesso ao PEN-SIE

Acesso Caixa-postal

Funcionalidades PEN-SIE

Portal de Processos

Pesquisa Documentos e Processos

Consulta Comissões

Tutoriais e apoio ao usuário

Dúvidas frequentes

PEN-SIE em Foco

Usuários externos

Consultas

Link para Acesso Externo  

Observação: Painéis com agendamento para atualização diária, os detalhes dos processos podem sofrer alteração conforme houver movimentação dos usuários(as) e unidades antes da próxima atualização.

Painel de Estágios

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Principais Tutoriais