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Orientação geral sobre datas de qualificação/defesa e pedidos de prorrogação



O Colegiado do Programa de Pós-graduação em Comunicação alerta para a obrigatoriedade do cumprimento dos prazos de qualificação e defesa das dissertações e teses. A partir de deliberação realizada em reunião de 11 de maio de 2023, informa que haverá severidade na observância do Regulamento do Programa e Regimento Geral da Pós-graduação da UFSM com relação aos prazos.

A observação justifica-se em razão do aumento do número de pedidos de prorrogação, decorrentes de inúmeras situações adversas relacionadas com a pandemia de Covid19, o que poderá impactar de forma negativa nos indicadores de avaliação do Programa. Com a retorno das atividades presenciais desde 2022 e a volta à regularidade dos processos acadêmicos, só serão aprovados pedidos de prorrogação em casos de caráter excepcional, amplamente documentados com atestados, laudos médicos e diante da comprovação da necessidade de regime domiciliar por período de tempo que justifique a necessidade de afastamento das atividades acadêmicas.


Processos de prorrogação já autorizados

Discentes que tiveram seus pedidos de prorrogação de defesa final já aprovados pelo Colegiado do Programa devem observar rigorosamente o prazo máximo de defesa autorizado em cada caso. É possível acompanhar o andamento do processo pelo Pen-Sie.

Após a conclusão do referido processo, pode-se acessar o Histórico Escolar Simplificado (última página) no menu Relatórios do Portal Estudantil, para confirmar o prazo máximo de prorrogação concedido pela Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa.


Prazos/orientações para abertura dos processos de qualificação

No caso das qualificações de Mestrado, segundo Regulamento do Poscom (Art. 36, § 7º): “deverá ser respeitado um prazo máximo de até dezessete meses após o ingresso no curso de Mestrado para a realização do exame de qualificação”.

Para agendar o exame de qualificação de mestrado, deve-se enviar o seguinte documento para o e-mail da SIPOS (sipos.ccsh@ufsm.br), com antecedência mínima de 15 dias da data do exame:

Formulário banca de defesa (modelo disponível ao fim destas orientações) (em PDF e WORD), devidamente assinado pelo/a discente e pelo/a orientador/a. O formulário em WORD não precisa estar assinado. A assinatura no formulário banca de defesa pode ser de próprio punho, digitalizada (escaneada), pelo SouGov ou outra plataforma que preste serviços de assinatura eletrônica.

IMPORTANTE: o formulário deve estar assinado pelo/a orientador/a e pelo/a discente. Caso contrário, o e-mail será devolvido para correções.

Pede-se especial atenção no momento de informar o nome dos membros da comissão examinadora, porque a documentação gerada no processo (ata e atestado) precisa estar com o nome completo e correto dos/as examinadores/as. Além de verificar os nomes corretos diretamente com os/as docentes, pode-se fazer uma pesquisa, por exemplo, na Plataforma Lattes.

Obs.: Conforme o Art. 104 (§3°) do Regimento Geral da Pós-Graduação, “Não poderão fazer parte das bancas de defesa de exame de qualificação, o(a) cônjuge do candidato(a) ou do orientador(a) e/ou parentes afins do(a) candidato(a) até o terceiro grau inclusive”.

Sublinha-se que o local da defesa precisa estar informado no formulário banca de defesa. Nesse caso, deve-se seguir as seguintes instruções para agendamento de salas e/ou link:

[1] Se a defesa for presencial, deve-se entrar em contato com o Núcleo de Infraestrutura do CCSH pelo e-mail infra.ccsh@ufsm.br, para agendar uma sala, enviando as seguintes informações obrigatórias para o agendamento:

Nome do/a discente:
Matrícula:
Curso:
Orientador/a:
Dia/Horário:

O e-mail de solicitação de agendamento deve ser enviado para o endereço infra.ccsh@ufsm.br, com cópia para o/a seu/sua orientador. Se não houver resposta do Núcleo de Infraestrutura em até 2 dias úteis, entre em contato com o setor pelo ramal 55 3220 9310.

[2] Se a defesa for por videoconferência, deve-se combinar com o/a seu/sua orientador/a a geração imediata do link;

[3] Se a defesa for híbrida (presencial + videoconferência), além de combinar a geração imediata do link com o/a seu/sua orientador/a, deve-se entrar em contato com a Subdivisão de Tecnologia de Informação – pelo ramal 3220 9625 ou presencialmente na Sala 4413 – Prédio 74C –  para agendar a sala de videoconferências do CCSH.

 

No caso das qualificações do Doutorado, segundo o Regulamento da Poscom (Art. 36, § 6º), “a abertura do processo à realização de qualificação deve ser efetivada em até 24 (vinte e quatro) meses após o ingresso no Programa. A qualificação deverá ser realizada em até seis meses após a abertura do processo, com exceção dos alunos aprovados para Doutorado-Sanduíche”.

Para marcar o exame de qualificação de doutorado, deve-se acessar o portal estudantilmenu Pós-GraduaçãoDefesa de MDT e preencher os formulários do sistema. Havendo dúvidas, acesse este tutorial: Tutorial de Solicitação de Defesa de MDT

Esse processo deve ser aberto no portal estudantil com antecedência mínima de 21 dias da data de defesa.

Pede-se especial atenção no momento de informar o nome dos membros da comissão examinadora, porque a documentação gerada no processo (ata, atestado e portaria) precisa estar com o nome completo e correto dos/as examinadores/as. Além de verificar os nomes corretos diretamente com os/as docentes, pode-se fazer uma pesquisa, por exemplo, na Plataforma Lattes.

Importante: para solicitar defesa de MDT no portal estudantil, além do nome completo, CPF, e-mail, cargo, titulação e instituição de origem, o sistema vai solicitar que você informe a data de nascimento do(s) membro(s) externo(s) à UFSM.

Além de agendar a defesa no portal estudantil, deve-se enviar para o e-mail da SIPOS (sipos.ccsh@ufsm.br):

O formulário banca de defesa (modelo disponível ao fim destas orientações) (em PDF e WORD), devidamente assinado pelo/a discente e pelo/a e pelo/a orientador/a. O formulário em WORD não precisa estar assinado. A assinatura do formulário banca de defesa pode ser de próprio punho, digitalizada (escaneada), pelo SouGov ou outra plataforma que preste serviços de assinatura eletrônica.

Sublinha-se que o local da defesa precisa estar informado no formulário banca de defesa. Nesse caso, deve-se seguir as seguintes instruções para agendamento da sala e/ou link:

[1] Se a defesa for presencial, deve-se entrar em contato com o Núcleo de Infraestrutura do CCSH pelo e-mail infra.ccsh@ufsm.br, para agendar uma sala, enviando as seguintes informações obrigatórias para o agendamento:

Nome do/a discente:
Matrícula:
Curso:
Orientador/a:
Dia/Horário:

O e-mail de solicitação de agendamento deve ser enviado para o endereço infra.ccsh@ufsm.br, com cópia para o/a seu/sua orientador. Se não houver resposta do Núcleo de Infraestrutura em até 2 dias úteis, entre em contato com o setor pelo ramal 55 3220 9310.

[2] Se a defesa for por videoconferência, deve-se combinar com o/a seu/sua orientador/a a geração imediata do link;

[3] Se a defesa for híbrida (presencial + videoconferência), além de combinar a geração imediata do link com o/a seu/sua orientador/a, deve-se entrar em contato com a Subdivisão de Tecnologia de Informação – pelo ramal 3220 9625 ou presencialmente na Sala 4413 – Prédio 74C –  para agendar a sala de videoconferências do CCSH.


Gestão das atas

Lembramos que a gestão das atas é de responsabilidade dos/as orientadores/as. Pedimos que as mesmas sejam anexadas aos processos de Homologação de ata de banca de defesa de pós-graduação (PEN/SIE), para que sejam assinadas pelos/as examinadores.

Salienta-se que a ata de defesa também pode ser assinada de próprio punho, pelo SouGov ou por outra plataforma que preste serviço de assinatura eletrônica. Nesse caso, antes de inserir a ata no PEN/SIE, deve-se coletar as assinaturas que serão registradas fora do PEN/SIE (próprio punho, SouGov ou outra plataforma).


Inserção da ata no PEN/SIE

[1] Acessar a Caixa Postal: https://portal.ufsm.br/caixapostal/index.html
[2] Abrir o processo de Homologação de ata de banca de defesa de pós-graduação, cujo número foi enviado por e-mail pela SIPOS
[3] Clicar em Ações (canto inferior direito da página)
[4] Clicar em Inserir documentos 
[5] Procurar pelo tipo do processo: 134.332 – Ata de defesa de dissertação/tese; 134.322 – Ata de defesa de exame de qualificação de dissertação/tese ou 144.322 – Ata de defesa de artigo/monografia de especialização
[6] Clicar em Inserir 
[7] Clicar em Upload de documento 
[8] Escolher o arquivo da ata no seu computador
[9] No item O documento inserido foi: clicar em gerado eletronicamente 
[10] No item Tipo de conferência: clicar em sem autenticação 
[11] No item Assinar documento? Sim 
[12] Clicar em Adicionar
[13] Selecionar o seu SIAPE e digitar a senha para assinar a ata
[14] Notificar os demais membros da comissão examinadora, solicitando que assinem apenas a ata de defesa, e para que façam o download do atestado e da portaria (quando houver)
[15] Tramitar o processo para coordenação do POSCOM


Cadastro de membros externos (PEN/SIE)

O cadastro de membro externo é realizado pelo/a próprio/a interessado/a em três etapas:

[1] Solicitar serviço

Brasileiros (envio do documento de identidade): https://portal.ufsm.br/usuario/externo/cadastro/formulario.html
Estrangeiros (envio do passaporte): https://portal.ufsm.br/usuario/externo/cadastro/estrangeiro.html

[2] Realizar o cadastro (alteração) da senha após receber o e-mail de confirmação da Divisão de Arquivo Geral (DAG) com o login e senha temporária. Esse procedimento deve ser realizado no portal Gerenciamento de usuário: https://portal.ufsm.br/usuario/restrita/index.html

[3] Geração do Termo de Assinatura Eletrônica, também realizada no portal Gerenciamento de usuário: https://portal.ufsm.br/usuario/restrita/index.html

Em seguida, após a conclusão do cadastro, a SIPOS deve ser notificada (sipos.ccsh@ufsm.br) para que os membros externos sejam vinculados à comissão examinadora e posteriormente tenham acesso a caixa postal para assinatura da ata e para realizar o download da portaria e do atestado.

 

Para baixar as informações acima: Defesas-qualificações e prorrogações

Para baixar o Formulário Banca de Defesa: Formulário Banca de Defesa

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