FAQ “Frequently Asked Questions” ou apenas “Dúvidas Frequentes” é um repositório de conteúdo de acesso rápido para você esclarecer questões práticas relacionadas aos procedimentos e encaminhamentos necessários para os pagamentos diversos.
📘 FAQ – Instrumentos de Cobrança no Contratos.gov.br
O Instrumento de Cobrança (IC) é o documento que formaliza a obrigação financeira da Administração Pública, representando a etapa inicial da liquidação da despesa. Ele é obrigatório para o encaminhamento dos documentos necessários ao pagamento quando a contratação, compra ou serviço tiver origem em processo cadastrado no Contratos.gov.br, incluindo os casos de licitação, dispensa e inexigibilidade. A única exceção ocorre quando a nota de empenho não foi gerada no Contratos.gov.br, em razão da modalidade da licitação informada no sistema ser “não se aplica” ou “não aplicável”, situações em que o IC não é exigido.
✅ Ele contém as informações necessárias à conferência e ateste do bem ou serviço prestado.
📌 Exemplos de IC incluem: Nota Fiscal Eletrônica, Fatura, Recibo e outros documentos que expressem uma obrigação com base em um contrato ou instrumento congênere.
Objetivos
- ✅ Integrar gestão contratual e financeira
- ✅ Reduzir erros e atrasos
- ✅ Aumentar automação e controle
Desafios
- ⚙️ Adaptação ao novo sistema
- ⚙️ Capacitação e cultura institucional
- ⚙️ Dificuldades operacionais iniciais
- 📥 Abertura do Processo
- ➡️ Encaminhamento para Liquidação
- 📩 Registro no SIE
- 🔍 Preparação do Processo
- 🗓️ Programação do Pagamento
- 💰 Pagamento
- 📁 Conformidade de Gestão
As etapas são detalhadas nas abas anteriores.
⚠️ Para mais informações sobre Instrumentos de Cobrança verifique:
📌 Portaria Normativa PRA/UFSM nº 001, de 23 de abril de 2025.
📖 FAQ - Processo de Pagamento de Bolsistas
Aqui são detalhados os passos obrigatórios para o cadastro e pagamento de bolsistas na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Ele foi elaborado para ser didático e completo, abordando três cenários iniciais:
- Tipo de Bolsa já cadastrado no sistema SIE.
- Novo tipo de bolsa.
- Ausência de acesso ao SIAFI.
Após a conclusão destas configurações iniciais, os procedimentos convergem para um fluxo único e padronizado.
Confira as ETAPAS no tutorial 
disponível aqui
- Qual o principal motivo para as mudanças e melhorias no processo de pagamento de bolsas, e que inconsistências foram observadas nos processos anteriores?
As mudanças e melhorias no processo foram impulsionadas pela necessidade de fortalecer a conformidade dos pagamentos e a gestão de riscos. As inconsistências observadas nos processos anteriores incluíam:
Principais Problemas Anteriores no Processo de Pagamento via Lista de Credores
a. Divergências nos totais entre SIE e SIAFI causavam confusão e atrasos no processo de liquidação, exigindo retrabalho e validações manuais.
b. Problemas com a certificação resultavam em falhas de processamento no SIAFI e geravam questionamentos sobre a autenticidade das informações.
Essas falhas estavam, em grande parte, associadas a:
Dados bancários e datas inconsistentes
Falta de atualização cadastral nos sistemas internos
Conferência prévia insuficiente ou inviável, especialmente diante do grande volume de processos e credores nas listagens.
O servidor responsável pelo ateste tem a incumbência de controlar os pagamentos e assegurar a fidedignidade das informações, razão pela qual realiza o certifico/ateste, declarando que os dados foram devidamente conferidos e estão corretos.
No entanto, essa conferência era muitas vezes limitada ou precária, em virtude da ausência de ferramentas sistêmicas adequadas para validação cruzada e análise em larga escala.
As alterações implementadas têm como finalidade alinhar os controles internos com a gestão de riscos, promovendo maior segurança, rastreabilidade e confiabilidade nas informações, por meio da automação e uso de funcionalidades integradas ao sistema.
Como a nova funcionalidade “Pagamento” no SIE, através de sua integração com o SIAFI, contribui para evitar erros e inconsistências no processo de pagamento?
A nova funcionalidade “Pagamento” no SIE, desenvolvida pelo CPD, permite a integração das informações oriundas do SIAFI ao SIE, possibilitando a checagem cruzada dos dados. Isso torna o processo mais seguro, preciso e eficiente:
Integração SIE ↔️ SIAFI: Um dia após a SRP registrar a liquidação das listas de credores no SIAFI, o sistema Tesouro Gerencial envia para a base de dados do SIE as informações da Lista de Credores do SIAFI.
Alertas Automáticos: O SIE emite alertas para inconsistências encontradas entre os dados registrados nos dois sistemas.
Notificação e Correção: Caso ocorra alguma alteração nas listagens após o envio ao DCF, os responsáveis são notificados por e-mail, gerando a devolução do processo para correções antes da efetivação do pagamento.
Essa integração visa otimizar e padronizar os dados, prevenindo erros como divergências ou a repetição de dados que causaram cancelamentos anteriores.
- Qual o objetivo da nova funcionalidade “Pagamento” no SIE para o pagamento de bolsistas?
A nova funcionalidade “Pagamento” no SIE tem como objetivo principal:
Padronizar e esclarecer o fluxo de pagamento de bolsistas.
Integrar SIE e SIAFI.
Permitir a checagem cruzada de dados.
Otimizar e agilizar os pagamentos.
Gerar informações confiáveis para indicadores.
- A partir de quando estará em vigor a nova funcionalidade “Pagamento” no SIE para o pagamento de bolsistas?
A nova funcionalidade estará em vigor a partir de 01/08/2025.
- Qual a regra para o preenchimento do mês de competência e como isso afeta o envio das listas de credores, destacando a responsabilidade do usuário?
O mês de competência será preenchido uma única vez por tipo de bolsa.
- As listas de credores deverão ser conferidas e encaminhadas uma única vez no mês por competência e tipo de bolsa.
- 💥Não será possível o envio de lista complementar. 💥
- A responsabilidade pela conformidade das informações e pelos controles internos pré-pagamento recai sobre o usuário, garantindo a precisão dos dados antes do envio.
. Quais são as principais siglas utilizadas e seus significados neste processo?
Sigla | Significado Completo |
CAC | Coordenação de Análise Contábil |
CPD | Centro de Processamento de Dados |
DAF | Divisão de Administração Financeira |
DCF | Departamento de Contabilidade e Finanças |
LC | Lista de Credores |
OB | Ordem Bancária |
PEN | Portal de Documentos |
SIE | Sistema de Informações Estudantis |
SIAFI | Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal |
SRP | Seção de Recebimentos e Pagamentos |
UGR | Unidade Gerenciadora de Recursos |
- Quais são os setores envolvidos no processo de pagamento de bolsistas e qual o papel de cada um?
Setor | Função Principal |
UGR | ➡️ Envio mensal do processo de pagamento de bolsistas via PEN para o DCF, inserindo dados no SIE e no SIAFI e anexando documentos comprobatórios no processo de liquidação e pagamentos de documentos fiscais. |
SRP | 📄 Realiza a conferência documental, verifica listas e empenho(s). Registra a liquidação no SIAFI e SIE, e tramita o processo para a DAF. |
DAF | 💰 Recebe o processo, aguarda disponibilidade financeira e efetua os pagamentos no SIAFI conforme a ordem cronológica. Tramita o processo para a Conformidade de Registros de Gestão. |
CAC (Regularizações Contábeis) | 🕵️♀️ Identifica pagamentos cancelados (por inconsistências bancárias) e inicia o processo de reemissão de Ordens Bancárias (OB) para regularização. |
CAC (Conformidade de Registros de Gestão) | ✅ Realiza a análise documental final e encaminha para arquivamento. No SIE, recebe um relatório de inconsistências após o pagamento. |
- Como se inicia o processo de pagamento de bolsas estudantis no SIE?
O processo começa localizando a bolsa no sistema SIE, através da aplicação 1.4.1.10, “Cadastro de Bolsistas por Unidade”.
- Quais são os passos iniciais para localizar a bolsa no sistema SIE?
💻 Acessar o Sistema SIE e executar a aplicação 1.4.1.10.
🔍 Localizar a bolsa pelo código da bolsa ou descrição (ex: “2A-DCF”).
✅ Conferir os nomes dos bolsistas com cadastro ativo e seus valores.
💰 Clicar no botão “Financeiro” para iniciar o processo que dará origem ao pagamento.
- Como é feita a geração mensal de pagamento dos bolsistas no SIE utilizando a ferramenta “gerar pagamento”?
A geração mensal de pagamento é realizada pela aplicação 1.4.1.10:
🗓️ Selecionar a data, ano e mês de referência.
➡️ Clicar em “Gerar Pagamentos”.
Importante: Se algum bolsista ativo não deve ser incluído no pagamento, desmarcar a opção “Lista Credor?” ao lado do nome do estudante, antes de gerar.
🔔 Esta ferramenta tem como objetivo otimizar e padronizar os dados informados, prevenindo inconsistências no processo. Para facilitar o uso, elaboramos um tutorial com o passo a passo para a utilização da aplicação, abrangendo as etapas para gerar pagamentos e inserir listas de credores no SIAFI.
👉 Clique aqui para acessar o tutorial completo (preciso criar o link)
- O que acontece após a utilização da ferramenta “gerar pagamento” no SIE?
Ao utilizar a ferramenta “Gerar Pagamento” no SIE, o sistema efetua automaticamente o lançamento da Lista de Credores (LC) no SIAFI, otimizando o fluxo de dados entre os sistemas.
- Como verificar o lançamento da Lista de Credores (LC) no SIAFI após a geração no SIE?
Sistema | Procedimento | Informações Disponíveis / Ações Realizadas |
SIE | Selecionar pagamento gerado e clicar em “Pagamentos” | Visualização da LC com: • UG/Gestão Emitente • Número da LC • Dados dos favorecidos (CPF, banco, agência, conta) • Valores individuais |
SIAFI | Acessar transação ATULC, incluir nova LC e colar o espelho do SIE | Colar o espelho do SIE na tela, posicionando o cursor sobre a letra “U” de “UG” no canto superior esquerdo da tela do SIAFI, para garantir o alinhamento correto das informações |
SIE | Gerar lista com a funcionalidade “gerar pagamento” | Permite cruzamento de dados com o SIAFI, incluindo validação detalhada por CPF e valores |
SIAFI | Conferência paralela feita pela SRP/DCF | Verificação da consistência entre as duas listas (SIE e SIAFI) antes do envio, substituindo o antigo método baseado apenas em totais |
- Quais são os documentos necessários para o Processo de Liquidação e Pagamento de Documentos Fiscais (Bolsas) no PEN?
O processo de pagamento de bolsistas é enviado mensalmente pela UGR para o DCF via Portal de Documentos (PEN). Devem ser anexados os seguintes documentos comprobatórios da despesa:
✅ Relação de Bolsistas por período (emitida na aplicação 1.4.20.25 do SIE) com assinatura.
✅ Lista de Credores do SIAFI, com assinatura.
✅ “POR CONTA” – Relatório de Pagamento Parcial de Empenho, com assinatura.
✅ Nota(s) de Empenho SIAFI com saldo suficiente para o pagamento do “POR CONTA”.
⚠️ Importante: Após o encaminhamento do processo no PEN, as listas de credores NÃO devem ser alteradas.
- Quais são as principais inconsistências que o SIE pode identificar após a utilização da funcionalidade “Financeiro/Gerar Pagamento”?
Um dia após a SRP registrar a liquidação das listas de credores no SIAFI, o sistema Tesouro Gerencial envia para o SIE informações que geram alertas para as seguintes inconsistências:
🚫 Divergências nos Totais das Listas SIAFI: Valores totais diferentes entre SIE e SIAFI, causando atrasos e recusas.
❌ Falta de Certificação: Imagens SIE e SIAFI, e o “Por Conta”, sem certificação (assinatura digital/SIG), comprometendo a validade.
📅 Datas Inconsistentes: Mês de referência de pagamento diferente no “Por Conta” e na listagem SIE, causando atrasos.
🔢 Falha no Sequencial SIE: Mês de referência na listagem SIE não atualizado, podendo gerar pagamentos indevidos ou atrasos.
✍️ Alterações Indevidas na LC: Lista de Credores alterada no SIAFI após o encaminhamento ao PEN-DCF, gerando conflitos.
📄 Empenho Não Inserido no PEN: Empenho SIAFI não incluído no processo PEN, dificultando a rastreabilidade e atrasando a liquidação.
💰 Saldo Insuficiente no SIAFI: Empenho SIAFI sem saldo suficiente, impedindo a efetivação do pagamento.
- Quais são as condições para a exclusão de um pagamento de bolsistas no SIE?
A exclusão de pagamentos do mês só é possível em duas situações:
- Quando não existe ainda um Processo de Liquidação e Pagamento de documentos fiscais.
- Quando existe um Processo de Liquidação e Pagamento de documentos fiscais e este documento já estiver na caixa postal da UGR responsável pela Recepção SIE, ou seja, antes da tramitação para liquidação e pagamento no SIAFI.
Ação: Para excluir, selecione o pagamento na lista e clique no botão “Excluir Pagamentos”.
- O que é a aplicação 1.4.20.25 no SIE e qual sua função?
A aplicação SIE 1.4.20.25 é a “Relação de Bolsistas por período – Financeiro”. Ela permite a impressão da lista mensal de bolsistas por período.
- Como consultar as Listas de Credores (LCs) e pagamentos individuais no SIAFI?
Para consultar as Listas de Credores no SIAFI, utilize o comando CONLC (Consulta Lista de Credores):
📝 A funcionalidade CONLC permite visualizar todas as LCs geradas, seus valores totais e números de Ordens Bancárias (OB) associados.
📊 Na tela de consulta, verifique informações como UG/Gestão Emitente, número da LC, data de atualização, quantidade de credores (bolsistas), valor total e número da OB.
🔍 É possível detalhar cada LC para visualizar os credores incluídos.
👤 Para consultar o pagamento individual de bolsistas, informe o CPF do credor na consulta.
💵 FAQ - Suprimento de Fundos
Suprimento é o regime de adiantamento aplicável aos casos expressamente definidos em lei e que consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria para o fim de realizar despesas, que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação (Art. 68 da Lei 4.320/1964)
O Suprimento aplica-se às despesas de caráter excepcional, e, por isso, aquelas que se apresentem passíveis de planejamento devem ser submetidas ao processo licitatório ou de dispensa de licitação (Acórdão TCU 1276 de 2008)
Das hipóteses para a concessão de SF a UFSM enquadra-se no atendimento de despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da Fazenda (Art. 45 do Decreto 93.872/1986)
Cabe salientar que a utilização de Suprimento de Fundos é a exceção, portanto, deve-se recorrer a essa sistemática apenas nos casos de excepcionalidade.
Saiba mais em GUIA DE BOAS PRÁTICAS EM SUPRIMENTO DE FUNDOS E CARTÃO DE PAGAMENTO
💳 Cartão de Pagamento é instrumento de pagamento.
🧾 Suprimento de Fundos é uma forma de aquisição.
O CPGF é emitido em nome da unidade gestora (UFSM) e operacionalizado por instituição financeira (Banco do Brasil), utilizado exclusivamente pelo portador nele identificado (Agente Suprido), nos casos indicados em ato próprio da autoridade competente (Ordenador de Despesas).
A execução das despesas por meio de suprimentos de fundos deve observar os mesmos princípios que regem a Administração Pública, são eles: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, bem como o princípio da isonomia e da aquisição mais vantajosa para a Administração Pública.
Em casos de despesas que não possam aguardar o processo normal de licitação, como despesas emergenciais, de pequeno valor. Atualmente o valor adotado pela UFSM é de até R$ 1.500,00, para consumo e/ou serviço conforme ato discricionário do Ordenador de Despesa.
1. QUEM É O AGENTE SUPRIDO?
É o portador do CPGF sendo responsável pela:
Aplicação correta dos recursos,
Guarda dos comprovantes, e
Prestação de contas dentro do prazo estabelecido.
Para saber quem são os agentes supridos na UFSM você precisa de permissão para acessar o documento publicado.
Para visualizar a planilha é necessário que seu perfil @ufsm esteja logado, desta forma é possível acessa a Planilha SUPRIDOS.
💥 QUEM PODE SER AGENTE SUPRIDO?
São os servidores previamente designados, a critério do Ordenador de Despesas.
2. QUEM É O PROPONENTE?
É a autoridade/chefe da Unidade Gestora do Recurso (UGR) co-responsável na assinatura da Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos (Diretor ou Pró- Reitor)
3. QUEM É O DEMANDANTE?
É o servidor que solicitar a aquisição de material ou contratação de serviço ao agente suprido.
4. QUEM É O ORDENADOR DE DESPESAS?
Ordenador de despesa é toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio., desta forma
Entre em contato com o agente suprido de seu Centro ou Pró-Reitoria e solicite o ‘formulário de aquisição de material de consumo/contratação de serviços’ também, disponível no site:
https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/dcf/servicos/formularios
Informações essenciais fornecidas pelo demandante:
– descrição do produto ou do serviço
– descrição da utilidade (para que serve) da aquisição/contratação
– justificativa da urgência/emergência
– pesquisa de preços local (mínimo três empresas)
– ciência e assinatura na Declaração do Demandante
– certificação na nota fiscal (quando do recebimento do produto ou serviço)
– NÃO ter registro de preços vigente
Consultas: https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/demapa/registro-de-precos/ ou SIE 5.5.99.03.40 ou Ramal 8797.
– NÃO ter contrato vigente
Consultas: https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/demapa/contratos/ ou SIE 5.5.74 ou Ramal 8891
– NÃO ter no almoxarifado
Consultas: https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/demapa/produtos-em-estoque/ ou SIE 5.4.3.22 ou Ramal 8425
– NÃO ser permanente (Consulta: e-mail catalogo@ufsm.br)
– NÃO ser um gasto contínuo, repetitivo
– NÃO ser planejável
– NÃO ser gasto com homenagens de natureza pessoal (Dec. 99.188/90, art. 22)
– NÃO ser incompatível com a padronização da UFSM, se material de informática (Consulta: e-mail cpd@cpd.ufsm.br)
– NÃO ser aquisições de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório
- Considere também que seja:
– excepcional/eventual
– emergente/urgente
– pequeno vulto (até 1.500,00 por nota fiscal)
– tenha tentativa de processo licitatório registro de preços (Consulta: ramal 8891 ou 8228) ou dispensa de licitação (Consulta: e-mail demapa@ufsm.br ou ramal 8670)
PRAZOS:
O prazo para utilização do suprimento é de até 90 dias.
Entretanto, deverá entrar em contato com o suprido de seu centro para saber o prazo de vigência de seus processos (consumo e/ou de serviço) bem como a disponibilidade de numerário para a compra.
ETAPAS:
- Preenchimento do formulário de aquisição/contratação;
- Encaminhamento para o agente suprido;
- Recebimento do produto/serviço e nota fiscal;
- Certificação da nota fiscal.
Não pode ser utilizado para aquisição de objeto classificado como material permanente, isto é, aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
Não é permitida aquisição para estoque.
Não serve para aquisições ou contratações de pequeno valor de itens planejáveis.
– LEI Nº 4320/1964, ART. 68 E 69
– DECRETO-LEI Nº 200/1967, ART. 74, 80, 81 E 83
– DECRETO Nº 93.872/1986, ART. 45, 46 E 47
– DECRETO Nº 99.188/1990, ART. 22
– DECRETO Nº 5355/2005 E SUAS ALTERAÇÕES
– PORTARIA MP 41/2005 E SUAS ALTERAÇÕES
– PORTARIA MPOG 90/2009
– PORTARIA MF 1344/2023
PARA MAIS INFORMAÇÕES SOBRE SUPRIMENTO DE FUNDOS, ENVIE E-MAIL PARA divadmfin@ufsm.br