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3 Compra de livros impressos/Por licitação
3.01 Preparação e envio de cotação
3.02 Recepção e avaliação da cotação
3.03 Preparação e envio de autorização de fornecimento
3.04 Acompanhamento da entrega de autorização de fornecimento
3.05 Impressão da autorização de fornecimento e papeletas de despacho de exemplar
3.06 Atualização do controle orçamentário para compra de livros impressos (“Master/Despesas”)
3.07 Arquivamento da documentação em papel referente à autorização de compra de livros impressos por licitação
3.08 Arquivamento da documentação eletrônica referente à autorização de compra de livros impressos por licitação
3.09 Outras atividades de compra de livros impressos por licitação
3.03 Preparação e envio de autorização de fornecimento
PDI: (em desenvolvimento)
Cargo: E
Data da estruturação: (em desenvolvimento)
Periodicidade: mensal
Passo a passo:
Preparação de autorização de fornecimento
1º PASSO – Abrir arquivo em Drive\3 Compra;
2º PASSO – Atualizar coluna “Autoriza?” (H) na aba “Em trabalho”:
Se for selecionada opção “Sim”: seguir para 3º PASSO
Se for selecionada opção “Não”: seguir para o 5º PASSO da seção Envio de autorização de fornecimento
3º PASSO – Clicar no botão “Classificar” na coluna “Autorização – Pregão XXXX/AAAA Linha” (I) na aba “Em trabalho”;
4º PASSO – Verificar se o número de linhas da aba “Autorização” corresponde ao número de linhas classificadas na aba “Em trabalho”;
SIM: Continuar no 5º PASSO
NÃO: Revisar e fazer correções
5º PASSO – Verificar se o percentual de acréscimo/desconto (coluna K da aba “Autorização”) está correto;
6º PASSO – Atualizar campos em vermelho do cabeçalho da aba “Autorização”;
7º PASSO – Excluir linhas vazias da aba “Autorização”;
8º PASSO – Exportar aba “Autorização” para nova planilha (clicar com botão direito na aba “Cotação” ▶️ “Copiar para” ▶️ “Nova planilha” ▶️ “Abrir”);
9º PASSO – Copiar da linha 26 à última da aba “Autorização” e colar sem formatação (CTRL+SHIFT+V no Windows) na nova planilha;
10º PASSO – Salvar a nova planilha na pasta correspondente em Drive\3 Compra com nome padrão: “Pregão XXXX-AAAA – Lista NNN – autorização” em .xlsx (Arquivo ▶️ Baixar ▶️ Microsoft Excel (.xlsx));
11º PASSO – Abrir a planilha em .xlsx, organizar tamanho das linhas e contrair as células agrupadas.
FIM
Envio de autorização de fornecimento
1º PASSO – Criar e-mail para fornecedor conforme os dados de contato em Master/Despesas:
- Assunto: Autorização XXX – Item X – Pregão XXXX/AAAA – UFSM – Nome do Fornecedor
- Mensagem: Bom dia/Boa tarde.
Em anexo a este e-mail enviamos a Autorização de Fornecimento XX do Pregão XXXXX/AAAA – Item X em formato .XLSX.
Recordamos pontos relevantes do edital deste pregão:
– prazo para entrega desta Autorização: DD/MM/AAAA (XX dias)
– prazo para solicitação de prorrogação de entrega: DD/MM/AAAA (XX dias)
– o atraso na entrega sem a correspondente solicitação de prorrogação ou sem comprovação de impossibilidade de fornecimento acarretará em penalidades conforme sua Seção X.
Fornecedores de material bibliográfico podem consultar a situação do pagamento de notas fiscais conforme o explicado no tutorial “Verificar situação de nota fiscal” (https://www.ufsm.br/orgaos-suplementares/biblioteca/biblioteca-central/nucleo-de-aquisicao/verificar-situacao-de-nota-fiscal/).
Solicitamos que seja acusado o recebimento dessa mensagem. - Nota: Anexar planilha correspondente ao e-mail e aplicar marcadores correspondentes (nome do fornecedor e pregão);
2º PASSO – Registrar no calendário do setor em formato de evento de dia inteiro a data de envio da cotação e o prazo para resposta no seguinte formato:
- Pregão XXXX/AAAA – Nome do fornecedor – Envio autorização XXXX;
- Pregão XXXX/AAAA – Nome do fornecedor – Prazo de entrega autorização XXXX;
- Nota: caso sejam enviadas mais de uma autorização de um mesmo pregão no mesmo dia, pode-se listar as cotações em um mesmo evento;
3º PASSO – Atualizar Master/Cotação-autorização:
- Coluna “Situação” (D): “Aguardando entrega”;
- Colunas “Data de envio” (AA) e “Prazo edital + prorrogação (dias)” (AB).
4º PASSO – Atualizar Master/Despesas:
- Coluna “Autorização” (F);
- Coluna “URL” (G);
- Coluna “Data” (H);
- Coluna “Origem” (I);
- Coluna “Empenho” (J);
- Coluna “Biblioteca” (K).
5º PASSO – Atualizar colunas “Relatório” (B/C) e “Situação e Parecer” (D/E) na aba “Em trabalho” e solicitar que assistente faças as respectivas alterações.
FIM
Fluxograma
