A compra de material bibliográfico depende de diversos fatores, sendo o principal deles a disponibilidade de recurso orçamentários: as compras direcionadas a atender demandas específicas (com recursos específicos) costumam ser mais ágeis do que as compras gerais (atendidas em ordem cronológica com recurso geral).

Após a biblioteca setorial avaliar a relevância da obra solicitada e o Núcleo de Aquisição confirmar que há recurso disponível, o processo de cotação costuma durar 15 dias e, após confirmada a disponibilidade pelo fornecedor, a entrega costuma levar de 30 (para livros impressos nacionais) a 90 dias (para livros impressos importados).

Ainda, os prazos de entrega podem sofrer alterações devido a fatores externos, como, por exemplo, a necessidade de troca de exemplares com falhas de impressão e atrasos nas liberações alfandegárias.

Após a aquisição, o material ainda passa pelo processo de tombamento e de processamento técnico antes de ficar disponível para consulta.

A primeira coisa a ser feita é agendar uma reunião entre o Núcleo Docente Estruturante (NDE), a Coordenação do curso, a respectiva Biblioteca Setorial e o Núcleo de Aquisição da Biblioteca Central. Todos estes setores são essenciais para que haja uma boa avaliação do acervo da biblioteca pelo MEC. Nesta reunião serão discutidos os prazos legais para a compra, o recebimento e para a disponibilização dos livros nas estantes, as fontes de recurso disponíveis, e as melhores formas de selecionar títulos que poderão ser adquiridos. Também é importante que todas as pessoas envolvidas conheçam a página “Avaliação in loco e a Biblioteca“, em que bibliotecários tratam das avaliações pelo MEC e de quais formas as bibliotecas podem se envolver neste processo.

O Núcleo de Aquisição da Biblioteca Central preparou um tutorial sobre como sugerir a compra de um livro onde consta essa informação (e muitas outras!).

Em resumo: você pode verificar no Portal Biblioteca, no menu superior Aquisição > Minhas solicitações.

Desde setembro de 2019 são enviados e-mails automáticos para a pessoa solicitante sempre que há alteração na situação das sugestões.

A bibliotecária/o bibliotecário da área específica da obra faz a avaliação. Isto é, livros sobre Direito serão avaliados pelas bibliotecárias da BSCCSH, livros sobre Química serão avaliados pelos bibliotecários da BSCCNE, e assim por diante.

Os critérios de seleção são definidos na Política de Desenvolvimento de Coleções. Em geral, os critérios mais comuns para avaliação são a pertinência e relevância da obra sugerida às coleções da UFSM, a autoridade do autor e da editora, a obra solicitada constar como bibliografia de curso de graduação, a existência de obra igual ou semelhante no acervo, as condições físicas, a atualidade e a quantidade de exemplares já existentes no acervo da obra solicitada, entre outros. Na dúvida, você pode contatar os bibliotecários!

Alguns dos critérios utilizados pelas bibliotecas para avaliar a quantidade de exemplares a serem adquiridos são os seguintes: o espaço disponível na biblioteca para crescimento da coleção, a quantidade de exemplares já disponíveis no acervo do mesmo livro solicitado, a variedade de títulos do assunto sugerido já disponível no acervo e a quantidade de exemplares necessários para atender aos parâmetros de avaliação dos cursos de graduação pelo MEC.

Após esta avaliação, também é levado em consideração o recurso orçamentário disponível. Desta forma, muitas vezes é definido que se comprem menos exemplares de um mesmo título para proporcionar à comunidade acadêmica da UFSM maior variedade de títulos. 

Após o governo federal designar o orçamento da Universidade, a Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) faz a partilha e a gestão do recurso disponível para compra de material permanente (isto é, o patrimônio, como mesas, cadeiras, computadores e livros impressos) e para manutenção de serviços (os serviços que mantém a instituição funcionando, como pagamento de luz, água, obras e assinatura de bases de dados). Cada Unidade de Ensino e Pró-Reitoria recebe uma parcela deste valor e a utiliza de acordo com seu planejamento.

No caso da compra de livros impressos, o Núcleo de Aquisição trabalha principalmente com o recurso recebido através da PROPLAN e secundariamente com o recurso de determinada Unidade de Ensino/Grupo de pesquisa/Unidade administrativa destinado para compra de livros de determinado curso ou departamento.

No Portal de Processos da PROPLAN estão sendo descritos os fluxos e atividades das unidades da UFSM. O processo de aquisição de material bibliográfico impresso já está disponível nesse portal para consulta. Esperamos em breve poder descrever os outros processos de aquisição de acervo para as bibliotecas da UFSM!

A partir de 2024 a compra de livros impressos para as bibliotecas da UFSM é realizada de acordo com a Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública.

Em geral, é usada a modalidade “pregão tradicional”, que se diferencia da modalidade “registro de preço” por não exigir uma lista prévia de títulos que devem ser fornecidos. De qualquer forma, a modalidade mais adequada para cada processo licitatório sempre é discutida com a Divisão de Materiais, Editais e Contratos (DIMECI).

Fornecedores e bibliotecas de outras instituições também podem contatar a Divisão de Materiais, Editais e Contratos (DIMECI) para mais informações.