O Departamento de Arquivo Geral – DAG é responsável pela custódia do patrimônio documental da instituição e, dentre eles, os registros fotográficos são de inestimável valor histórico e relevância para a pesquisa em todas as áreas.
Em 1994, o acervo do Serviço Fotográfico foi recolhido ao Departamento de Arquivo Geral, em virtude da reestruturação física de outros setores administrativos, e teve início uma série de atividades visando o acondicionamento, identificação e ordenação das fotografias em papel e negativos.
A documentação fotográfica recolhida faz parte do Fundo Coordenadoria de Comunicação Social. O acervo de negativos flexíveis está sendo digitalizado visando à preservação dos originais e a difusão online através do software de descrição arquivística ICA-AtoM.
Clique aqui e conheça o Fonte – Repositório Digital do Acervo Arquivístico da UFSM (base de dados onde estão as fotografias)
Inventário documental do Fundo Gabinete do Reitor
– Gestão Prof. José Mariano da Rocha Filho (1960 a 1973)
– Gestão Prof. Derblay Galvão ( 1977 a 1981)
Inventário Documental da Comissão Permanente de Pessoal Técnico-Administrativo
Inventário Documental do Curso de Farmácia e Bioquímica
Inventário Documental do Fundo IPREMEC
Inventário Documental do Fundo Projeto Rondon
Inventário Documental do Programa Ensino Integrado (EI)
Índice Alfabético de Assentamento Individual de Ex-servidor
(PROGEP, Classe Pessoal, Código Conarq 020.5 Assentamentos Individuais.Cadastro)
Índice Cronológico de Reportagens em Jornais sobre a UFSM
(GABINETE DO REITOR, Classe Organização e Funcionamento, código Conarq 012.12 Entrevistas. Noticiários. Reportagens. Editoriais)
Índice Cronológico de Projetos Institucionais
(PROPLAN, Classe Administração Geral, Código Conarq 002 Planos, Programas e Projetos de Trabalho)
Índice Numérico-Cronólogico de Boletins de Pessoal
(PROGEP, Classe Pessoal, Código Conarq 020.1 Boletins administrativo, de pessoal e de serviço)
Índice de Reportagens em Periódicos Informativos da UFSM
(GABINETE DO REITOR, Classe Organização e Funcionamento, código Conarq 012.3 Campanhas Institucionais. Publicidade)
A conservação de documentos tem como finalidade preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às informações. Algumas medidas para a conservação de documentos no acervo:
- Ambiente limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento de fungos e bactérias, que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partículas de poeira em habitat ideal para sua reprodução.
- Proibido consumir alimentos e bebidas na área de trabalho. Os insetos são atraídos por matéria orgânica e se reproduzem onde encontram alimento.
- A temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com índices de 20ºC de temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos, pois aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de insetos e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias).
- Documentos iconográficos (filmes, fotografias, negativos e microfilmes) devem ser mantidos em temperaturas mais baixas, em local de guarda específico e mobiliário de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem.
Como preservar os documentos:
- No manuseio dos documentos originais deve-se usar luvas, pois a gordura natural existente nas mãos danifica o documento ao longo do tempo. Além de luvas, recomenda-se o uso de aventais e máscaras, como medidas de proteção à saúde dos técnicos e usuários.
- Implantar procedimentos de segurança e de limpeza periódica nos depósitos;
- Na consulta aos livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa.
- Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.
- Ao retirar um livro da estante é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernação.
- Não dobrar os documentos, pois o local no qual ele é dobrado resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.
- Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente (os grampos de metal enferrujam rapidamente)
- Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.
- Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.
- Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, resulta em mancha escura de difícil remoção.
Acondicionamento e guarda dos documentos:
- Na aquisição dos materiais verificar a qualidade, a maioria dos papéis e papelões apresentam acidez, considerada um dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo.
- Acondicionar os documentos, em caixas-arquivo, pastas, envelopes, etc, de acordo com o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda.
- Não usar barbantes ou elásticos, pois cortam e danificam os documentos.
- Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.
- Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo.
- Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.
Antes de se dirigir ao Departamento de Arquivo Geral para realizar uma pesquisa, sugerimos que consulte os bancos de dados disponíveis no portal da UFSM:
O repositório digital do acervo arquivístico da UFSM
Fonte (acervo fotográfico e textual)
Os inventários e índices produzidos pela Divisão de Arquivo Permanente
Desta forma você terá uma noção preliminar dos conjuntos documentais mais adequados ao seu tema de pesquisa e poderá visualizar as imagens dos documentos já digitalizados.
A solicitação de pesquisa pode ser realizada pessoalmente, no balcão da Divisão de Protocolo, térreo do Prédio da Administração Central ou na Divisão de Arquivo Permanente, subsolo do Prédio da Administração Central.
Email: dagpesquisa@ufsm.br / arquivopermanente@ufsm.br
Telefones: (55) 3220 6121 e 3220 8775
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