A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-UFSM) é composta por servidor arquivista, indicado pelo Diretor do Departamento de Arquivo Geral – DAG, que presidirá a Comissão, um arquivista representante da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais, um arquivista representante da Divisão de Arquivo Permanente e representante da unidade à qual se referem os documentos a serem avaliados, como membro variável.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), regulamentada pela Resolução UFSM 052/2021 , tem como competência assessorar os órgãos integrantes do Siarq-UFSM no processo de avaliação documental, mais especificamente:
– propor ao DAG as políticas de avaliação documental para a UFSM;
– orientar e acompanhar o processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada nas unidades/subunidades da UFSM;
– orientar a aplicação do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos aprovado pelo Arquivo Nacional;
– analisar as tabela de temporalidade e destinação de documentos, sugerindo adequações para apreciação e aprovação do Arquivo Nacional;
– proceder à divulgação dos instrumentos técnicos de avaliação documental;
– acompanhar e supervisionar a aplicação das normas legais vigentes nas eliminações, transferências e recolhimentos desses documentos; e,
– observado o disposto nos incisos III e VI, submeter às listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade, atendendo ao que dispõe o Decreto N. 10.148/2019.
A eliminação de documentos na UFSM teve início em 13 de maio de 1980 quando realizou-se a primeira reunião da Comissão Permanente de Análise e Seleção de Documentos, instituída pela Portaria 13.319, de 07 de abril de 1980, sob presidência da professora Ana Regina Berwanger, para auxiliar na implantação do serviço de microfilmagem na universidade. No âmbito desta comissão que ficariam definidos quais documentos seriam microfilmados e conservados, quais seriam microfilmados e eliminados e também os que não seriam microfilmados. Nas primeiras reuniões da comissão, realizadas na sala do Diretor do Departamento de Pessoal, foram analisados e relacionados com base nos critérios citados, primeiramente, os documentos de pessoal inativo. Em 20 de agosto de 1980, foi aprovada e estabelecida uma tabela de temporalidade com prazos de conservação dos documentos relativos a pessoal.
Em 24 de setembro de 1980, a comissão passou a analisar, conjuntamente com Departamento de Registro e Controle Acadêmico, os documentos da pasta dos alunos e os processos de registros de diplomas, para também definir os documentos que seriam microfilmados e eliminados, os que seriam microfilmados e conservados e ainda os que seriam eliminados.
Em 24 de agosto de 1983, na sala do Diretor do Departamento de Contabilidade e Finanças, a comissão realizou uma reunião para tratar do destino dos documentos contábeis e financeiros da instituição. E, em 11 de abril de 1984, com o mesmo intuito de análise dos documentos a serem microfilmados ou eliminados, a comissão analisou os processos referente a aquisição de material permanente, de consumo e de serviços oriundos do Departamento de Material e Patrimônio.
Em 23 de junho de 1986, através da Portaria 19.533/1986, houve uma alteração dos membros da Comissão Permanente de Análise e Seleção de Documentos, ficando a mesma sob presidência do professor Carlos Blaya Perez, que também foi designado para coordenar o Setor de Microfilmagem da UFSM.
A Comissão Permanente de Análise e Seleção de Documentos sofreu alteração em sua denominação em 1988, através da Portaria 21.821, de 18 de outubro de 1988, e passou a ser Comissão de Avaliação de Documentos (CAD). Na ocasião designou-se a Arquivista Dione Calil Gomes, como presidente da comissão.
Um marco importante para as atividades arquivísticas na UFSM, foi a criação da Divisão de Arquivo Geral na universidade, em 1990, através da Resolução 006/1990, que agrupou em um único setor todos os serviços de arquivo, como o Setor de Microfilmagem e o Setor de Protocolo, e criou uma unidade de Arquivo Permanente e outra de Arquivos Setoriais. Essa mudança dotou a Instituição de um Sistema de Arquivo.
Em 1996, a Portaria N. 34.070, designa novos membros para compor a Comissão Avaliação de Documentos. E, em 1997, é aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos da Direção Administrativa do Hospital Universitário de Santa Maria, através da Resolução 007/97 – UFSM.
Na terceira reunião da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), datada de 17/12/1997, conforme Ata nº 3/97, foi aprovada a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Pró-Reitoria de Recursos Humanos, e homologada pelo Reitor pela Resolução 002, de 29 de janeiro de 1998. A Tabela de Temporalidade da Pró-Reitoria de Recursos Humanos foi elaborada obedecendo a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio da Administração Pública, publicada no D.O.U. de 29/03/1996, sendo adaptada de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos pela unidade.
Em 04 de novembro de 1998, a Resolução 018/1998 – GR, cria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFSM, vinculada à Divisão de Arquivo Geral, em acordo à Resolução n. 7 de 20/05/97 do Conselho Nacional de Arquivos que trata dos procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público.
Em 2013, a Resolução 018, de 07 de julho de 2013, altera a Categoria da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, na Estrutura Organizacional da UFSM, de Órgão Executivo da Administração Superior, para subunidade diretamente subordinada ao Departamento de Arquivo Geral.
A Resolução 020/2019, aprovou a revogação expressa das resoluções referentes aos colegiados extintos em decorrência do disposto no Decreto n. 9.759/2019, na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), ocasionando a revogação dos atos de criação da CPAD. Por conta disso, a Resolução n. 033/2019, aprovou a recriação da “Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG)”, como órgão colegiado, tendo o Departamento de Arquivo Geral (DAG) como unidade administrativa de apoio.
Atualmente a CPAD está regulamentada pela Resolução n. 052/2021, que também dispõe sobre a normatização da política de gestão arquivística na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e estabelece a organização e o funcionamento do Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (Siarq-UFSM). No decorrer dos anos a composição da CPAD teve como presidente a Arquivista Rita Medianeira Ilha e o Arquivista Alexander Rossatto Tittelmeyer. A composição atual dos membros está definida na Portaria de Pessoal UFSM N. 2.327/2023, sob presidência da Arquivista Daiane Regina Segabinazzi Pradebon.
As listagens de eliminação e demais documentos sobre as eliminações realizadas na instituição, podem ser consultadas na nossa página Eliminação de Documentos – DAG (ufsm.br).