Descrição

Para o exame de qualificação de doutorado que deverá ocorrer até o 24º mês do ingresso do(a) discente no curso, deverá o discente:
» ter concluído, no mínimo, 1 (um) semestre letivo de curso para a abertura do processo de defesa;
» ter concluído, o mínimo de 75% dos créditos exigíveis ao curso; e
» possuir o registro no histórico escolar da suficiência/proficiência em língua estrangeira inglesa.

Por motivo justificado e ao critério do colegiado do Programa, poderá ser concedida a prorrogação de prazo para a defesa do exame de qualificação de doutorado, obedecendo ao prazo máximo de prorrogação de 6 (seis) meses.  O não cumprimento ao prazo máximo de defesa de qualificação, possibilitará ao Colegiado do Programa decidir pelo desligamento do(a) discente, dando a este a ampla defesa.

Para a prorrogação do prazo para o exame de qualificação, o(a) discente deve, obrigatoriamente, solicitar mediante PEN/UFSM (Processo Eletrônico Nacional) com o envio do formulário Requerimento para Prorrogação do Prazo de Defesa, preenchimento, juntamente aos demais documentos obrigatórios: relatório da situação atual e a realizar da pesquisa, cronograma de atividades para o prazo solicitado e a dissertação ou tese na íntegra. O requerimento deve ser assinado digitalmente.

Para requerer a prorrogação de prazo o(a) discente deverá efetuar os passos a seguir:

1 – Conversar com seu/sua orientador(a) sobre a prorrogação, providenciar a documentação.
2 – Acessar sua Caixa Postal no Portal Estudantil > Menu Novo > Processo> seleciona o PEN com tipo documental “Processo de prorrogação de prazo do exame de qualificação (134.323)“;
3 – Anexar o requerimento (formato PDF e legível) e assinar eletronicamente.
4 – Tramitar o processo PEN ao orientador(a).
5 – O(a) orientador(a) ao aprovar o prazo manifesta-se no despacho do PEN e tramita o processo ao curso.
6 – A secretaria do curso recebe na caixa postal, confere a documentação e se necessário, retorna ao(à) aluno(a) para correção;
7 – O colegiado irá analisar a solicitação em reunião, deferir ou indeferir, constando a decisão em ata de reunião.
8 – A secretaria do curso comunicará o(a) aluno(a) por e-mail quanto à solicitação.
9 – A ata da reunião do Colegiado com a decisão à solicitação será anexada ao processo PEN que após será arquivado.

Para preenchimento do requerimento informar o código do curso: 1166 para o mestrado em Engenharia Civil e Ambiental e 1167 para o doutorado em Engenharia Civil e Ambiental.

Fluxo da prorrogação de prazo para defesa: Discente > Orientador(a) > Curso > Aprovação do Colegiado do curso.

Durante o período de prorrogação, mesmo que não cursando disciplinas, ocorrerá a matrícula em EDT/EDD, mantendo o vínculo com o curso. Acompanhe no histórico escolar.

Atenção: O discente poderá acompanhar a situação da sua solicitação com o nº do processo PEN gerado no  Portal Documentos  ou em sua Caixa Postal no Portal Estudantil no menu lateral, Interessado. A prorrogação do prazo de defesa da qualificação de mestrado não altera o prazo regulamentar de 24 meses do mestrado.

Abaixo, veja como proceder para abertura e tramitação do Processo Eletrônico Nacional – PEN/UFSM para requerer a Prorrogação de Prazo da Defesa:

1 – O(A) aluno(a) deve acessar o Caixa Postal no Portal Estudantil, efetuar o login (nº de matrícula) e senha.
=> Ir em Menu Novo > Processo> seleciona o PEN com tipo documental “Processo de prorrogação de prazo do exame de qualificação (134.323)“, que refere-se a qual tipo de processo você está abrindo.
=> Os campos Vínculo e Procedência virão preenchidos automaticamente com o nome do aluno(a) de acordo com o Tipo documental. Poderá vir mais de número de matrícula, procure a que se refere o processo.
=> Confira os dados, o tipo documental, a descrição do processo e salve.
=> Verificar as informações constantes nos campos PROCEDÊNCIA, INTERESSADO E AUTOR.
=> Acrescentar na descrição a informação específica sobre a solicitação desejada..

2 – Ao completar os campos da 1º página (acima), ao SALVAR , irá para outra página (2ª) e o processo já está criado com um NUP (Número Único de Protocolo) que inicia por 23081.[…].
=> Inserir o(s) documento(s) requeridos para a abertura:
» Requerimento de Prorrogação do Prazo de Defesa (preenchido e assinado eletronicamente PEN).
» Relatório da da pesquisa de dissertação/tese: com situação atual e o que ainda deve ser feito;
» Cronograma de atividades (referente ao prazo solicitado);
» Tese ou dissertação na íntegra.
=> Caso necessite inserir outros tipos de documentos que não constem na página principal, ir no + Inserir outros documentos e Upload de documentos. Após a adição de cada documento clicar em ADICIONAR.

3 – No final de inserção dos documentos, clicar em Salvar e Tramitar. Não esqueça de assinar eletronicamente o requerimento. Caso ainda não tenha sua assinatura cadastrada no PEN-SIE da UFSM, efetue o cadastro, basta seguir Passo a passo para assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica. 
=> Após incluídos os documentos e salvar, não é mais possível remover/excluir arquivos. Caso tenha que substituir algum documento, clique na engrenagem ao lado do documento e em Inativar, após insira o documento correto.

4 – Na 3ª e última página:
Próximo passo: Encaminha ao(à) orientador(a)
Destino: Nome do(a) orientador(a)
Despacho: Se preferir poderá ser complementado. Após, Tramitar.

5 – A secretaria do programa recebe a solicitação, confere a documentação, caso necessário, retorna ao(à) aluno(a) para correção.
   » O colegiado irá analisar a solicitação em reunião, deferir ou indeferir, constando a decisão em ata de reunião.
» A secretaria do curso comunicará o(a) aluno(a), por e-mail, da decisão do Colegiado.
»  A ata da reunião do Colegiado com a decisão à solicitação será anexada ao processo PEN e tramitado ao Núcleo de Acadêmico de Pós-Graduação/PRPGP para registro no histórico escolar, retornando ao curso, após será arquivado.

O(A) aluno(a) poderá verificar o andamento da solicitação pelo processo, consultando pelo NUP (Número Único de Protocolo), no Portal Documentos e ou pelos campos disponíveis de consulta na lateral da Caixa Postal  da UFSM como Interessado, ainda deve acompanhar o lançamento pelo histórico escolar.

Documentos de apoio:
Tutorial de Abertura de Processo Eletrônico Nacional (PEN)
Passo a passo para: Abertura, Assinatura e Tramite
Tutorial – Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE
Regulamento Geral da Pós-Graduação Stricto Sensu – RESOLUÇÃO UFSM N° 139/2023 – ANEXO I