Acessar o link a seguir: Portal de Documentos da UFSM (Consulta de processos).
Neste Portal é possível acessar variados tipos de processos, mas vamos focar no “Processo de Liquidação e Pagamento de Documentos Fiscais”, pois é através deste que a UFSM realiza pagamentos a fornecedores, bolsistas, etc.
Para visualizar mais opções de pesquisa clicar na “lupa” ao lado direito do botão “Pesquisar”:
O principal campo de pesquisa utilizado é o “Número”, mais conhecido como “NUP (Número Único de Protocolo)” ou popularmente chamado de “Número do Processo”:
O NUP é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal:
- Primeiro grupo (7 caracteres): código SIORG da unidade administrativa que atua como Unidade Protocolizadora;
- Segundo grupo (8 caracteres): sequencial numérico;
- Terceiro grupo (4 caracteres): ano de formação do documento;
- Quarto grupo (2 caracteres): caracteres de verificação.
Para exemplificar utilizaremos os pagamentos realizados pela UFSM à empresa COMPUCOM – CNPJ: 92225739000110.
Supondo que não sabemos o NUP do processo buscado, então no campo “Interessado” digitar a palavra “COMPUCOM” e após apertar a tecla “ENTER” no teclado ou clicar no botão “Pesquisar”:
A busca retornará os processos relativos à empresa COMPUCOM ordenados cronologicamente do mais atual para o mais antigo. Para detalhar as informações clicar no “ícone de pasta” à esquerda de cada processo:
Ao detalhar um processo algumas informações podem ser visualizadas, tais como: número da nota fiscal e empenho SIAFI, procedência, interessados, etc:
Expandindo-se “Documentos inseridos” podem ser visualizados quais documentos formam o processo. No entanto, por questões de segurança e confidencialidade da informação o conteúdo de alguns está restrito ao público em geral (LEI COMPLEMENTAR Nº 105, DE 10 DE JANEIRO DE 2001 e LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011).
Quando um pagamento acontece é anexado um documento denominado “DOSSIE DE PAGAMENTOS – NUP”. Ele reune todos os comprovantes em um só arquivo, como por exemplo: Ordem Bancária, DARF, DAR, GPS, GRU, etc. Neste exemplo, este documento é o de “Ordem 14” (DOSSIE DE PAGAMENTOS – 23081.114122/2022-49):
Expandindo-se “Tramitações” podem ser visualizadas todas as tramitações relativas ao processo, ou seja, mostra o “caminho” percorrido pelo processo desde sua criação até o arquivamento:
Quando um processo é tramitado para Seção de Recebimentos e Pagamentos, se toda documentação estiver OK, é anexado o documento “Nota de Lançamento de Sistema (NS)”. Neste momento, diz-se que “o pagamento foi liquidado” ou “a nota fiscal foi liquidada”. Não confundir “liquidado” com “pago”, pois não são sinônimos.
Após, o processo é tramitado para a Divisão de Administração Financeira e passará a aguardar repasse de recurso financeiro oriundo do Governo Federal para que o pagamento aconteça. Estes repasses acontecem geralmente nos primeiros dias úteis de cada mês, sem uma data exata. Podem ocorrer em mais de uma vez ao mês, mas nem sempre isto acontece. Logo, não há como informar um dia exato para um pagamento acontecer, apenas uma previsão. O montante de pagamentos que acontecem no início de cada mês geralmente é o acumulado de liquidações ocorridas até uma certa data (depende diretamente do total de recurso financeiro recebido) no mês anterior. Também deve-se levar em consideração a “fonte” de cada pagamento, pois o repasse para certas fontes, como por exemplo recursos originários de emendas parlamentares, podem demorar mais tempo para chegar do que outras.
Após o pagamento acontecer e ter sido anexado o DOSSIE DE PAGAMENTOS, o processo é tramitado para a Conformidade. Neste setor é realizada a última conferência de toda documentação relativa ao processo de acordo com normas e leis vigentes.
Ao final, o processo é tramitado para arquivamento no Departamento de Arquivo Geral da UFSM.
Para consultar outros tipos de pagamentos, como BOLSAS, procede-se de maneira semelhante aos passos acima.