A Diretora da Divisão de Documentação da UFRGS, arquivista Medianeira Pereira Goulart e o acadêmico do Curso de Arquivologia da UFRGS Willian Albano, estiveram em intercâmbio profissional no Departamento de Arquivo Geral (DAG) da UFSM no dia 2 de outubro de 2015, visando ampliar o diálogo, trocar experiências e conhecimentoacerca das estratégias que culminaram na aprovação do Sistema de Arquivos da Universidade, na configuração organizacional do DAG como órgão suplementar central da Reitoria e na normalização das políticas arquivísticas no âmbito institucional.
Os visitantes foram recepcionados pela Diretora do DAG, arquivista Dione Calil Gomes, pela Diretora da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais, Arquivista Rosilaine Bello, pela Chefe da Seção de Gestão dos Arquivos Setoriais, arquivista Daiane Pradebon, pela Diretora da Divisão de Arquivo Permanente, arquivista Lívia Retamoso e pela Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, arquivista Rita Ilha. Durante a visita técnica explanou-se sobre a Divisão de Arquivo Permanente, sua infraestrutura atual e os projetos em andamento de descrição, difusão, acesso e preservação do patrimônio documental, além das tratativas junto à Administração Superior da UFSM para construção do prédio de arquivo. No tema sobre políticas de gestão documental Bello ressaltou a importância da implementação dos Arquivos Setoriais nas Unidades Universitárias e relatou as ações e projetos bem sucedidos em desenvolvimento no Centro de Ciências Sociais e Humanas, no Centro de Ciências Naturais e Exatas, no Centro de Educação, no Centro de Ciências Rurais, no Centro de Artes e Letras e no Centro de Educação Superior Norte do RS – Campus de Frederico Westphalen. Além disso, frisou a integração da UFSM no Sistema de Gestão de Documentos da Administração Pública Federal (SIGA) através da Subcomissão do Ministério da Educação e o uso dos instrumentos de gestão, código de classificação e de destinação documental das atividades-meio da administração pública e das atividades-fim das IFES.
No tópico sobre avaliação documental, Ilha esclareceu sobre o trabalho desenvolvido nos Arquivos Setoriais e o relacionamento entre a Coordenação de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional e a CPAD/UFSM para aprovação das listagens de eliminação e publicação dos respectivos editais.
Pradebon explanou sobre o projeto da Comissão GeDAI e as atividades em execução que levaram a inserção no Protocolo Integrado do Ministério do Planejamento, nos estudos de reestruturação do Sistema de Informações para o Ensino (SIE) visando a produção de documentos arquivísticos digitais fidedignos e autênticos e na execução das atividades de digitalização e acesso aos atos administrativos institucionais como resoluções, portarias e boletins de pessoal.
Na visita, a Diretora do DAG, Dione Gomes, ressaltou o apoio recebido pela Administração Superior da UFSM na implantação do Sistema de Arquivos e na consecução de projetos e a importância da participação no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) e no Plano de Gestão 2014-2017.
