A Comissão de Estudos para Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais (Gedai) da UFSM nasceu da necessidade de absorver a constante evolução tecnológica que perpassa por todas as ações humanas.
Além de Bervilaqua, a arquivista Júnia Teresinha Morais Ramos, da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), esteve recentemente na UFSM para conhecer as atividades e estrutura da Comissão Gedai. Em conjunto com outros servidores, ela trabalha no estabelecimento, na UFMG, de um sistema semelhante ao realizado na UFSM.Com aproximadamente três anos de atuação, é referência para instituições de todo o país. Uma delas é a Universidade Federal do Ceará (UFC), que contatou a comissão em busca de informações sobre o trabalho desenvolvido. “A gente vê a UFSM como a precursora dessa área. Então, ela se torna um marco que podemos ter como referência e pegar como exemplo”, afirma o analista de Tecnologia de Informação da UFC, Gregory Campos Bervilaqua, que visitou a UFSM no final de junho. Segundo ele, a manutenção dos arquivos de uma universidade é de extrema importância, e na UFC este processo ainda não foi efetivado.
O Instituto Federal Farroupilha também visitou a comissão e, em breve, a Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul (Unijuí), de Ijuí, fará o mesmo. “Conforme levamos nossa experiência para os eventos e congressos da área, em todo o país e até fora dele, as pessoas conhecem e nos contatam por e-mail ou nos visitam”, comenta a arquivista e coordenadora da Comissão Gedai, Neiva Pavezi.
O trabalho da Comissão Gedai é pioneiro no país. As ações desenvolvidas objetivam estabelecer um programa para a gestão de documentos arquivísticos digitais, não digitais ou híbridos da UFSM, tornando transparentes os atos diretivos e preservando a memória da Instituição. Desta maneira, contribui para uma administração moderna, sustentável e inovadora.
A criação da Gedai, em 2014, foi essencial para estreitar as relações entre a unidade responsável pela gestão de arquivos e o setor de tecnologias de informação da Universidade. Registrado como um projeto estratégico da UFSM, atende a exigências legais, como a Lei de Acesso a Informação e a Lei Nacional de Arquivos.
Alguns resultados já foram obtidos, como a adesão ao Sistema de Protocolo Integrado do Governo Federal (PI). Em parceria com o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (Derca), a comissão estuda a gestão de documentos como histórico escolar, processos de afastamento, de substituição de chefia, de registro de diploma e o diário de classe.
Adequações no sistema são feitas constantemente para que ele atenda às recomendações e normativas internacionais. A intenção é ampliar a produção, manutenção, uso e preservação do patrimônio em longo prazo, visando ao acesso futuro. “Queremos que daqui a 50 anos possamos acessar a documentação produzida hoje, e termos a certeza de que ela é autêntica e tem validade jurídica”, vislumbra Neiva.
Atualmente, o grupo é formado por dez membros, representantes do Departamento de Arquivo Geral (DAG), do Centro de Processamento de Dados (CPD), da Biblioteca Central, da Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan) e da Pró-reitoria de Administração (PRA), que estão comprometidos com a informatização adequada da gestão documental na Instituição.
Participação em eventos
Em maio deste ano, Neiva ministrou aulas no Programa de Pós-Graduação Maestria na Gestão da Investigação e da Informação – Nível de Especialização na Gestão Documental e na Administração de Arquivos, da Faculdade Politécnica da Universidade Nacional de Assunção, no Paraguai.
A comissão também marcou presença na quarta edição das Jornadas Internacionais de Acesso à Informação (Jiai), que ocorreu no início de junho na Cidade do México. Na oportunidade, Marcelo Lopes Kroth, membro da Gedai, apresentou o trabalho “Transparência e Memória na Administração Pública”.
Outras participações foram nos Workshops de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior (Ifes) que no ano passado ocorreram em Belo Horizonte (MG), e neste, em Gramado. Em 2016, o evento contou com mais de 200 trabalhos inscritos. Dentre eles, o da Gedai, intitulado “Gestão, preservação e acesso a documentos arquivísticos digitais na UFSM”, dentro do eixo temático “Soluções para o ensino, pesquisa, extensão e gestão universitária”. A comissão participou, ainda, do 15º Colóquio Internacional de Gestão Universitária do Mar da Prata, em 2015.
Acesso público aos processos da UFSM
A UFSM disponibiliza à comunidade universitária a consulta ao trâmite de mais de 650 mil documentos, que pode ser feita através do Portal UFSM, no link “Consulta Processos“. Os documentos também estão à disposição no Sistema de Protocolo Integrado do Governo Federal desde junho de 2015.
Fonte: UFSM
