O Departamento de Arquivo Geral (DAG) comunica que a partir de janeiro de 2017 passa a ser implementado um novo código de classificação para os documentos autuados na Divisão de Protocolo, através do SIE – módulo sistema de protocolo.
O trabalho vem sendo desenvolvido pelo DAG, com o apoio da Comissão Gedai e CPD. A finalidade é implementar gradativamente os instrumentos técnicos legais emanados pelo Arquivo Nacional no Sistema de Informações da UFSM – SIE.
Estes instrumentos de gestão documental foram aprovados pelos seguintes atos legais:
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ – Arquivo Nacional, dispõe em seu Art. 2º – “Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública”.
Portaria nº 92, de 23 de setembro de 2011, do Arquivo Nacional/Ministério da Justiça, aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (Ifes), ficando a cargo das Ifes dar publicidade aos referidos instrumentos.
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, dispõe sobre obrigatoriedade de uso do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim pelas Instituições de Educação Superior (IFES).
O Código de Classificação de Documentos, bem como a Tabela de Temporalidade são instrumentos produzidos com o objetivo de gerir os documentos de arquivo no que se refere à organização, a racionalização da produção documental e dos fluxos documentais, da guarda e destinação dos documentos. São mecanismos que contribuem para o controle e eficácia dos arquivos, garantindo o acesso à informação e a transparência dos atos públicos.
A UFSM, enquanto instituição pública federal, deve seguir as diretrizes, propostas e normativas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Arquivo Nacional, com a adoção dos instrumentos técnicos de gestão arquivística acima citados.
