A Comissão Gedai, em parceria com o Centro de Processamento de Dados (CPD) e o Departamento de Arquivo Geral (DAG), está atuando no Projeto de Gestão, Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Digitais da UFSM. Uma das etapas do projeto é a adequação do sistema de gestão institucional para atender o decreto do Processo Eletrônico Nacional (PEN).

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.

Um grande passo foi dado no dia 13 de julho de 2017, quando foi aberto, no Protocolo da UFSM, o primeiro Processo Administrativo através da nova plataforma web. O novo sistema está em fase experimental e em breve serão realizados projetos pilotos envolvendo mais setores da universidade. A meta é que se tenha a abertura, acompanhamento e acesso a todos os Processos Administrativos na íntegra em meio digital até o final do ano. Esta exigência atuará em conformidade com a Lei de Acesso à Informação, contribuindo com a transparência dos atos administrativos.

O usuário cadastrado no sistema precisará colocar apenas o seu nome no espaço de procura e, então, acompanhará as movimentações dos processos de seu interesse. Os trâmites podem ser acompanhados através do Portal da UFSM, no link Pesquisa de Documentos. O cidadão que desejar acompanhar o andamento de algum processo, administrativo ou acadêmico, também pode visitar o endereço do Protocolo Integrado do Governo Federal.