Nesta quinta-feira (25/08/2022), representantes da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), estiveram reunidos com a equipe do Departamento de Arquivo Geral (DAG) e do Centro de Processamento de Dados (CPD) da UFSM com o intuito de conhecer o trabalho realizado com o acervo acadêmico da instituição para atender a Portaria Nº 360, de 18 de maio de 2022 e a  Portaria nº 613, de 18 de agosto de 2022, do Ministério da Educação (MEC).

Com essas portarias, as Instituições de Ensino Superior – IES não poderão emitir documentos da vida acadêmica do aluno em suporte físico a partir de agosto de 2022, sendo obrigatória sua produção unicamente na forma digital. E, os documentos que forem recebidos em suporte físico a partir desta data, deverão ser convertidos para o meio digital.

As normativas também abordam que o legado do acervo acadêmico custodiado em papel deverão ser digitalizados dentro dos prazos estabelecidos pela portaria, sendo de 12 meses, para os documentos referentes aos alunos regulares, 24 meses, para os documentos dos formados no período de janeiro de 2016 e a maio de 2022.  Para os formados no período entre janeiro de 2001 e dezembro de 2015, o prazo é de 36 meses, e, os documentos não contemplados por estes prazos, deverão ser digitalizados por demanda da parte interessada.

Na reunião foram apresentados os procedimentos utilizados pela UFSM para a criação e a preservação dos documentos em meio digital, observando todos os requisitos e metadados arquivísticos necessários para garantir a integridade e acessos desses documentos ao longo do tempo.

Além de dispor sobre os mecanismos para garantir a integridade e a autoria e dos documentos nato digitais e digitalizados para todos os efeitos legais de comprovação, a portaria determina que as IES deverão implementar um Repositório de Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq para o armazenamento desses documentos.