Este documento visa orientar as unidades e os arquivistas responsáveis pela Assessoria Arquivística nas unidades da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) os procedimentos para a abertura e trâmite do processo de eliminação de documentos nos termos da Instrução Normativa DAG/UFSM n. 001/2021.
As unidades cujos documentos pretende-se eliminar deverá instruir, por meio da plataforma PEN-SIE, o “Processo de Eliminação de Documentos”, constituído pela Listagem de Eliminação de Documentos que deve ser elaborada pelo arquivista responsável pela Assessoria Arquivística nessas unidades após a devida identificação e classificação dos tipos documentais em conformidade com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da UFSM.
Veja a seguir um passo a passo do procedimento.
1 Acessar o Portal Documentos e realizar o login no sistema.
2 Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’.
3 Preencher os campos conforme apresentado na tela e, após, Salvar.
4 Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
5 Na tela ‘Documentos’, deve-se adicionar a “Minuta da listagem de eliminação de documentos” em formato editável (word). Você deve clicar no ícone “+Adicionar”, que aparece à frente do documento, após clicar em “Enviar”.
- Aparece, grifado em vermelho, quais são os documentos obrigatórios nesse processo, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos (em .doc/.odt). Após adicionados, os documentos ficarão com marcação verde.
6 Fazer upload do documento, preencher conforme a tela abaixo e clicar em “Adicionar”.
7 Após “Salvar”, aparece a tela principal do processo, onde é possível visualizar os documentos inseridos. Para dar andamento ao processo, clique no botão “Tramitar”.
8 Os campos “Próximo passo” e “Destino” virão preenchidos automaticamente, conforme apresentado na tela abaixo. O despacho é livre para digitação ou utilizar os botões padrões. Para envio do processo para análise e aprovação da LED, clique no botão “Tramitar”.
A coleta de assinatura, após aprovação da Listagem de eliminação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/UFSM), será realizada através da tramitação do mesmo processo aberto pela unidade para os responsáveis, seguindo esta ordem:
- Arquivista responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados;
- Presidente da CPAD ou de seu substituto legal;
- Autoridade responsável pela unidade acumuladora dos documentos a serem eliminados (chefe, coordenador, diretor);
- Reitor da UFSM, atendendo ao que dispõe o Decreto N. 10.148/2019.
A assinatura eletrônica deverá ser cadastrada seguindo o Passo a passo para aceite no termo de concordância da assinatura eletrônica no PEN-SIE.pdf (ufsm.br).
Consulte em Assinatura Eletrônica no PEN-SIE | Farol UFSM as orientações para assinatura de documentos no sistema PEN-SIE.
Dúvidas quanto à utilização do sistema acesse: Apoio ao usuário – PEN (ufsm.br).
Mais informações sobre o processo de eliminação através da página Eliminação de Documentos – DAG (ufsm.br) e no e-mail cpad@ufsm.br.