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Instrução Normativa PROPLAN/UFSM N. 001/2021

<b>INSTRUÇÃO NORMATIVA PROPLAN/UFSM N. 001, DE 09 DE NOVEMBRO DE 2021</b>
Brasão República Federativa do Brasil

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA


Orientar sobre as tramitações de Processos Administrativos de Resolução Normativa, Portaria Normativa e Instrução Normativa no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria.



O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA e considerando o que consta na Resolução N. 058, de 18 de julho de 1979:

- a Lei Complementar N. 95, de 26 de fevereiro de 1998, que dispõe sobre a elaboração, a redação, a alteração e a consolidação das leis, conforme determina o Parágrafo Único do Art. 59 da Constituição Federal, e estabelece normas para a consolidação dos atos normativos que menciona;

- a Lei Complementar N. 123, de 14 de dezembro de 2006, que Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte; altera dispositivos das Leis N. 8.212 e N. 8.213, ambas de 24 de julho de 1991, da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, aprovada pelo Decreto-Lei N. 5.452, de 1º de maio de 1943, da Lei N. 10.189, de 14 de fevereiro de 2001, da Lei Complementar N. 63, de 11 de janeiro de 1990; e revoga as Leis N. 9.317, de 5 de dezembro de 1996, e N. 9.841, de 5 de outubro de 1999;

- a Lei N. 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;

- a Lei N. 13.726, de 8 outubro de 2018, que racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação;

- a Lei N. 13.874, de 20 de setembro de 2019, que institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica; estabelece garantias de livre mercado; altera as Leis N. 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), N. 6.404, de 15 de dezembro de 1976, N. 11.598, de 3 de dezembro de 2007, N. 12.682, de 9 de julho de 2012, N. 6.015, de 31 de dezembro de 1973, N. 10.522, de 19 de julho de 2002, N. 8.934, de 18 de novembro 1994, o Decreto-Lei N. 9.760, de 5 de setembro de 1946 e a Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei N. 5.452, de 1º de maio de 1943; revoga a Lei Delegada N. 4, de 26 de setembro de 1962, a Lei N. 11.887, de 24 de dezembro de 2008, e dispositivos do Decreto-Lei N. 73, de 21 de novembro de 1966; e dá outras providências;

- o Decreto N. 9.191, de 1º de novembro de 2017, que estabelece as normas e as diretrizes para elaboração, redação, alteração, consolidação e encaminhamento de propostas de atos normativos ao Presidente da República pelos Ministros de Estado;

- o Decreto N. 9.759, de 11 de abril de 2019, que extingue e estabelece diretrizes, regras e limitações para colegiados da administração pública federal;

- o Decreto N. 10.139, de 28 de novembro de 2019, que dispõe sobre a revisão e a consolidação de atos normativos inferiores a decreto;

- a Portaria N. 1.399, de 05 de outubro de 2009, da Advocacia Geral da União, publicada no Diário Oficial da União em 06 de outubro de 2009;

- a Instrução Normativa Conjunta N. 1, de 13 de março de 2010, da Procuradoria Geral Federal, publicada no Diário Oficial da União em 22 de março de 2010;

- o Estatuto da Universidade Federal de Santa Maria, com as adequações aprovadas pela Resolução UFSM N. 037, de 30 de novembro de 2010 e aprovadas pela Portaria N. 156, de 12 de março de 2014, publicada no Diário Oficial da União em 13 de março de 2014;

- o Regimento da UFSM, disposto na Resolução UFSM N. 006, de 28 de abril de 2011, atualizado pela Resolução UFSM N. 016, de 02 de julho de 2019;

- a Resolução UFSM N. 042, de 13 de dezembro de 2019, que dispõe sobre os atos de criação, ajuste e/ou reforma de Projeto Pedagógico de Curso (PPCs), no âmbito do ensino de graduação e dá outras providências;

- a Resolução UFSM N. 027, de 28 setembro de 2020, aprova o Regulamento que normatiza a criação e organização das empresas juniores na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM);

- a Resolução UFSM N. 054, de 1º de junho de 2021, que regulamenta a proposição e a emissão de Atos Normativos no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria; e,

- o que consta no Processo N. 23081.090605/2021-60.


RESOLVE:


Art. 1º Orientar sobre as tramitações dos processos administrativos de resolução normativa, portaria normativa e instrução normativa no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria, exceto:

I - os processos administrativos de criação, recriação e/ou alteração de estruturas organizacionais administrativas e de formalização de regimento de estruturas organizacionais administrativas, que são disciplinados em Instrução Normativa própria;

II - processo administrativo de formalização e organização de empresa júnior, disciplinada pela Resolução UFSM N. 027, de 28 de setembro de 2020; e,

III - processo administrativo de ato de criação de curso de graduação, disciplinado pela Resolução UFSM N. 042, de 13 de dezembro de 2019.

Art. 2º Os processos administrativos de resolução ou portaria normativa objetivam disciplinar, regulamentar e estabelecer o regramento administrativo no âmbito da UFSM de determinada matéria, considerando a finalidade da instituição e as competências da (s) unidade (s) proponente (s).

Art. 3º O processo administrativo de instrução normativa objetiva orientar administrativamente no âmbito da UFSM, considerando os demais normativos vigentes, sem promover inovações.

Art. 4º Os processos administrativos de resolução normativa, portaria normativa e instrução normativa que impliquem em ajustes na gestão de documentos e envolvam o Processo Eletrônico Nacional (PEN) deverão contar com envolvimento da equipe do Departamento de Arquivo Geral (DAG), que fará análise dos requisitos arquivísticos mínimos de segurança, protocolo e transparência, preferencialmente antes dos mesmos serem encaminhados à Procuradoria Jurídica (PROJUR).


CAPÍTULO I

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DE RESOLUÇÃO NORMATIVA


Art. 5º O processo administrativo de resolução normativa deverá ser aberto pelo interessado através do Portal de Documentos da UFSM, via Processo Eletrônico Nacional (PEN-SIE), atendendo ao que consta no Art. 4º da Resolução UFSM 054 de 1º de junho de 2021 .

§ 1º Tratando-se de unidade administrativa vinculada à Unidade de Ensino, a referida unidade deverá anexar ao processo a ata em que conste a aprovação da proposta pelo Conselho da Unidade, observando o quórum estabelecido para tanto, e encaminhar o processo à Coordenadoria de Planejamento Administrativo (COPLAD/PROPLAN).

§ 2º A COPLAD/PROPLAN, de posse do processo realiza a análise dos documentos inseridos, verificando:

I – se foram atendidos os requisitos mínimos solicitados;

II – se a proposta está adequada aos demais normativos institucionais vigentes, dentre eles, Estatuto, Regimento da UFSM e Resolução de Criação da (s) Unidade (s), nisto incluído a competência legal e institucional para a formalização da proposta e ainda o quórum estabelecido para tanto, se for o caso;

III – a partir das análises previstas nos incisos I e II a COPLAD/PROPLAN poderá:

a) despachar o processo para ajustes pelo solicitante; ou,

b) emitir Parecer Técnico e encaminhar o Processo para a análise da Procuradoria Jurídica (PROJUR).

§ 3º A Procuradoria Jurídica (PROJUR) efetua a análise e emite manifestação quanto ao ordenamento jurídico, regularidade jurídica formal e técnica legislativa, retornando o processo à COPLAD/PROPLAN.

I – a manifestação da PROJUR poderá ser realizada via:

a) parecer: deverá ser elaborado como resultado de estudos e análises jurídicas de natureza complexa que exijam aprofundamento, como também para responder consultas que exijam a demonstração do raciocínio jurídico e o seu desenvolvimento;

b) nota: quando se tratar de hipótese anteriormente examinada e nos casos de menor complexidade jurídica, admitindo pronunciamento simplificado;

c) cota: quando se tratar de resposta a diligência ou a requisição, que não exija fundamentação jurídica expressa, ou de complementação da instrução de processo, será cabível a adoção da cota, impressa ou lançada à mão, no próprio expediente, assinada pelo autor; e

d) despacho:

1. O parecer e a nota serão submetidos ao superior hierárquico do subscritor para apreciação, que se formalizará mediante despacho e, somente após aprovados, assumirão o caráter de manifestação jurídica.

2. O despacho poderá conter, ainda, informações complementares ao parecer, à nota ou à cota, inclusive com as instruções sobre o encaminhamento do assunto, bem como a revisão ou a menção às manifestações anteriores.

§ 4º A COPLAD/PROPLAN analisa a manifestação da PROJUR e despacha o processo:

a) à unidade solicitante para ciência e providência sobre a manifestação da PROJUR, caso necessário; ou,

b) ao Pró-Reitor de Planejamento para continuidade dos trâmites, informando:

1. no mínimo, os Conselhos Superiores aos quais tal processo deverá ser submetido e se existe a solicitação de urgência em tal análise, no caso do processo ter atendido os requisitos demandados até essa instância; ou,

2. os pontos que restam pendentes de adequações e/ou manifestações dos gestores competentes e que demandam atuação específica do Pró-Reitor.

§ 5º O Pró-Reitor de Planejamento toma ciência e emite manifestação sobre a continuidade dos trâmites:

I – estando de acordo, processo é encaminhado ao Gabinete do Reitor com a indicação dos Conselhos Superiores aos quais o processo deverá ser submetido e se existe solicitação de urgência na análise; ou,

II – caso necessário, poderá solicitar complementação de informações ou revisão da proposta ao solicitante e/ou a COPLAD/PROPLAN.

§ 6º O Gabinete do Reitor toma ciência e realiza encaminhamentos do processo:

I – à Secretaria dos Conselhos; ou,

II – caso necessário, poderá solicitar complementação de informações ou revisão da proposta ao solicitante e/ou a COPLAD/PROPLAN.

§ 7º A Secretaria dos Conselhos distribui para comissão competente de acordo com a matéria e aguarda a apreciação do Conselho correspondente:

I – Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão (CEPE) - competências definidas para o conselho no Art. 18 do Estatuto:

a) Comissão de Legislação e Normas (CLN), de acordo com as competências definidas para o conselho no Art. 8G do Regimento Geral, analisa a matéria, o pedido de urgência (se houver) e emite parecer para ser apreciado pelo CEPE; ou,

b) Comissão de Ensino, Pesquisa e Extensão (COMEPE), de acordo com as competências definidas para o conselho no Art. 8F do Regimento Geral, analisa a matéria, o pedido de urgência (se houver) e emite parecer para ser apreciado pelo CEPE.

II – Conselho Universitário (CONSU) - competências definidas para o conselho no Art. 13 do Estatuto:

a) Comissão de Legislação e Regimentos (CLR), de acordo com as competências definidas para o conselho no art. 6E do Regimento Geral, analisa a matéria, o pedido de urgência (se houver) e emite parecer para ser apreciado pelo CONSU; ou,

b) Comissão de Orçamento e Regência Patrimonial (CORP), de acordo com as competências definidas para o conselho no art. 6F do Regimento Geral, analisa a matéria, o pedido de urgência (se houver) e emite parecer para ser apreciado pelo CONSU.

III – Conselho de Curadores (CONCUR) - competências definidas para o conselho no Art. 21 do Estatuto:

a) Comissão de Acompanhamento e Análise de Processos (CAAP), de acordo com as competências definidas para o conselho no Art. 6E do Regimento Geral, analisa a matéria, o pedido de urgência (se houver) e emite parecer para ser apreciado pelo CONSU.

IV – caso necessário, as comissões podem retornar, em diligência, o processo ao solicitante e/ou à COPLAD/PROPLAN para complementação e/ou revisão da proposta, devendo retornar para apreciação com a consolidação das alterações, se for o caso.

§ 8º A Secretaria dos Conselhos, de acordo com parecer emitido pela comissão competente e aprovado pelo Conselho corresponde deve:

I – se houver necessidade de apreciação por outro Conselho Superior: encaminhar imediatamente o processo a ele; ou,

II – não havendo necessidade de apreciação por outro Conselho Superior: retornar o processo a COPLAD/PROPLAN para providências oriundas do (s) parecer (es) dos Conselhos Superiores.

§ 9º A Coordenadoria de Planejamento Administrativo (COPLAD/PROPLAN) analisa o (s) parecer (es) do (s) Conselho (s) Superior (es) e providencia as adequações necessárias, numera e data a Resolução (e o (s) anexo (s)) e encaminha para assinatura do Reitor, como presidente dos Conselhos Superiores.

§ 10. O Reitor assina a Resolução (e o (s) anexo (s)) e retorna o processo à COPLAD/PROPLAN para providências.

§ 11. A COPLAD/PROPLAN realiza:

I - publicação dos Documentos em PDF (Portal de Documentos da UFSM) e em Hipertexto - HMTL (https://www.ufsm.br/pro-reitorias/proplan/resolucoes-html/) ;

II – elaboração e publicação do Boletim de Atos Normativos do dia;

III – encaminha para publicação no DOU, se necessário; e,

IV – encaminha e-mail à Secretaria dos Conselhos e ao Gabinete do Reitor com a lista das resoluções publicadas.

§ 12. A COPLAD/PROPLAN despacha para ciência e providências do solicitante.


CAPÍTULO II

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DE PORTARIA NORMATIVA


Art. 6º O processo administrativo de Portaria Normativa deverá ser aberto pelo interessado através do Portal de Documentos da UFSM, via Processo Eletrônico Nacional (PEN-SIE), atendendo ao que consta no Art. 4º da Resolução UFSM 054 de 1º de junho de 2021.

§ 1º A unidade emitente da Portaria Normativa deverá encaminhar o processo à Coordenadoria de Planejamento Administrativo (COPLAD/PROPLAN), nisto incluído a competência legal e institucional para a formalização da proposta;

§ 2º A COPLAD/PROPLAN, de posse do processo realiza a análise dos documentos inseridos, verificando:

I – se foram atendidos os requisitos mínimos solicitados;

II – se a proposta está adequada aos demais normativos institucionais vigentes, dentre eles, Estatuto, Regimento e demais Resoluções da UFSM, nisto incluído a competência legal e institucional para a formalização da proposta, se for o caso;

III – a partir das análises previstas nos incisos I e II a COPLAD/PROPLAN poderá:

a) despachar o processo para ajustes pelo solicitante; ou,

b) emitir Parecer Técnico e encaminhar o Processo para a análise da Procuradoria Jurídica (PROJUR).

§ 3º A Procuradoria Jurídica (PROJUR) efetua a análise e emite manifestação quanto ao ordenamento jurídico, regularidade jurídica formal e técnica legislativa, retornando o processo à COPLAD/PROPLAN.

I – a manifestação da PROJUR poderá ser realizada via:

a) parecer: deverá ser elaborado como resultado de estudos e análises jurídicas de natureza complexa que exijam aprofundamento, como também para responder consultas que exijam a demonstração do raciocínio jurídico e o seu desenvolvimento;

b) nota: quando se tratar de hipótese anteriormente examinada e nos casos de menor complexidade jurídica, admitindo pronunciamento simplificado;

c) cota: quando se tratar de resposta a diligência ou a requisição, que não exija fundamentação jurídica expressa, ou de complementação da instrução de processo, será cabível a adoção da cota, impressa ou lançada à mão, no próprio expediente, assinada pelo autor; e

d) despacho:

1. O parecer e a nota serão submetidos ao superior hierárquico do subscritor para apreciação, que se formalizará mediante despacho e, somente após aprovados, assumirão o caráter de manifestação jurídica.

2. O despacho poderá conter, ainda, informações complementares ao parecer, à nota ou à cota, inclusive com as instruções sobre o encaminhamento do assunto, bem como a revisão ou a menção às manifestações anteriores.

§ 4º A COPLAD/PROPLAN analisa a manifestação da PROJUR e despacha o processo à unidade solicitante.

§ 5º A unidade solicitante analisa as manifestações da COPLAD e da PROJUR e:

a) realiza as providências necessárias, se for o caso; ou,

b) encaminha à Secretaria da unidade ou equivalente.

§ 6º A Secretaria da unidade ou equivalente providencia as adequações necessárias, numera e data a Portaria Normativa (e o (s) anexo (s)) e encaminha para assinatura da (s) autoridade (s) responsável (is), nisto incluído a competência legal e institucional para a formalização da proposta.

§ 7º A (s) autoridade (s) responsável (is) assina (m) a Portaria Normativa (e o (s) anexo (s)) e retorna o processo à Secretaria da unidade ou equivalente para providências.

§ 6º A Secretaria da unidade ou equivalente:

I - publica o (s) Documento (s) em PDF (Portal de Documentos da UFSM);

II - encaminha e-mail à COPLAD/PROPLAN com o arquivo final da Portaria em formato de texto (.doc); e,

III – despacha para ciência e providências do solicitante.

§ 7º A COPLAD/PROPLAN publica o (s) Documento (s) em Hipertexto - HMTL (https://www.ufsm.br/pro-reitorias/proplan/resolucoes-html/),elabora e publica o Boletim de Atos Normativos do dia.


CAPÍTULO IV

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA


Art. 7º O processo de instrução normativa deverá ser aberto pelo interessado através do Portal de Documentos da UFSM, via Processo Eletrônico Nacional (PEN-SIE), atendendo ao que consta no § 1º da Resolução UFSM N. 054 de 1º de junho de 2021.

§1º Nos casos em que o interessado não tenha autoridade para a emissão do Ato, considerando a matéria, o mesmo deverá ser encaminhado a autoridade com competência legal e institucional para a formalização da proposta para sua assinatura.

§ 2º Caberá à Unidade responsável pela emissão do Ato, sua secretaria ou equivalente providenciar as adequações necessárias, numerar e datar a Instrução Normativa (e o (s) anexo (s)), se aplicável.

§ 3º A (s) autoridade (s) responsável (is), nisto incluído a competência legal e institucional para a formalização da proposta, assina (m) a Instrução Normativa e o (s) anexo (s)) e:

I – publica (m) o (s) Documento (s) em PDF (Portal de Documentos da UFSM) e encaminha (m) e-mail à COPLAD/PROPLAN com o (s) arquivo (s) final (is) da Instrução em formato de texto (.doc); ou,

II – encaminha (m) o processo à Secretaria da unidade ou equivalente para publicação do (s) Documento (s) em PDF (Portal de Documentos da UFSM) e encaminha (m) e-mail à COPLAD/PROPLAN com o arquivo final da Instrução em formato de texto (.doc).

§ 4º Após a realização dos procedimentos previstos nos Inciso I e II, do § 3º, do Art. 6º o processo é despachado para ciência e providências do solicitante ou enviado para o arquivo temporário.

§5º A COPLAD/PROPLAN publica o (s) Documento (s) em Hipertexto - HMTL (https://www.ufsm.br/pro-reitorias/proplan/resolucoes-html/), elabora e publica o Boletim de Atos Normativos do dia.

Art. 8º Em qualquer momento o processo poderá ser encaminhado para a Procuradoria Jurídica (PROJUR) para análise e manifestação quanto ao ordenamento jurídico, regularidade jurídica formal e técnica legislativa, retornando o processo ao interessado, se algumas das partes envolvidas assim julgar pertinente.

I – a manifestação da PROJUR poderá ser realizada via:

a) parecer: deverá ser elaborado como resultado de estudos e análises jurídicas de natureza complexa que exijam aprofundamento, como também para responder consultas que exijam a demonstração do raciocínio jurídico e o seu desenvolvimento;

b) nota: quando se tratar de hipótese anteriormente examinada e nos casos de menor complexidade jurídica, admitindo pronunciamento simplificado;

c) cota: quando se tratar de resposta a diligência ou a requisição, que não exija fundamentação jurídica expressa, ou de complementação da instrução de processo, será cabível a adoção da cota, impressa ou lançada à mão, no próprio expediente, assinada pelo autor; e

d) despacho:

1. O parecer e a nota serão submetidos ao superior hierárquico do subscritor para apreciação, que se formalizará mediante despacho e, somente após aprovados, assumirão o caráter de manifestação jurídica.

2. O despacho poderá conter, ainda, informações complementares ao parecer, à nota ou à cota, inclusive com as instruções sobre o encaminhamento do assunto, bem como a revisão ou a menção às manifestações anteriores.

II - O interessado analisa a manifestação da PROJUR e:

a) realiza as providências necessárias oriunda da manifestação da PROJUR, caso necessário; ou,

b) encaminha à Secretaria da unidade ou equivalente.

Parágrafo único. As consultas jurídicas à PROJUR devem ser realizadas a partir de encaminhamento dos Órgãos da Administração Superior da UFSM que detenham competência para exarar manifestação ou para proferir decisão acerca da matéria em relação a qual haja dúvida jurídica a ser dirimida, a saber:

I – Reitoria;

II – Vice-Reitoria;

III – Conselho Universitário (CONSU);

IV – Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão (CEPE);

V – Conselho de Curadores;

VI – Órgãos de Assessoria da Reitoria ou dos Conselhos Superiores;

VII – Pró-Reitorias ou Coordenadorias equivalentes; e,

VIII – Direções de Unidade de Ensino.


CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS


Art. 9º Eventuais casos omissos serão dirimidos pelo Pró-Reitor de Planejamento da UFSM.

Art. 10. Esta Instrução Normativa entra em vigor em 1º de dezembro de 2021, de acordo com o que prevê o Artigo 4º do Decreto N. 10.139, de 28 de novembro de 2019.

Parágrafo único. Havendo conflito entre a norma legal e as posições desta Instrução Normativa, em nome do princípio da hierarquia das leis, aquela prevalece sobre esta, observando, ainda, as orientações do Ministério da Educação e seus entes vinculados sobre o tema.


Joeder Campos Soares

Pró-Reitor de Planejamento

Este texto não substitui o documento original, publicado no Portal de Documentos em 08 de novembro de 2021. Disponível em: https://portal.ufsm.br/documentos/publico/documento.html?idDocumento=13837932