A formatura de gabinete na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) consiste em uma modalidade excepcional de colação de grau destinada aos estudantes que, por motivo devidamente justificado, não podem aguardar a realização da cerimônia solene regular de sua turma. Embora possua caráter simplificado, a colação de grau em gabinete tem a mesma validade jurídica e acadêmica da formatura solene tradicional, conferindo oficialmente o grau ao estudante e permitindo a expedição da documentação acadêmica correspondente.

De acordo com as normas institucionais da UFSM, a colação de grau em gabinete somente pode ocorrer em caráter excepcional, mediante apresentação de justificativa formal e documentação comprobatória. Entre as situações passíveis de aprovação estão a necessidade de posse em concurso público, contratação profissional imediata, ingresso em programas de residência, exigência de diploma para exercício profissional, problemas de saúde, questões militares, início de vínculo empregatício ou ingresso em cursos de pós-graduação. A análise do pedido leva em consideração a urgência e a relevância da situação apresentada, sendo recomendável que o estudante apresente comprovações objetivas, como editais de convocação, contratos de trabalho, atestados médicos, comprovantes de matrícula ou outros documentos pertinentes.

Além da justificativa excepcional, o estudante deve ter concluído integralmente todas as exigências curriculares para que o pedido possa ser deferido. Isso inclui aprovação em todas as disciplinas do curso, integralização da carga horária prevista, conclusão do estágio obrigatório, aprovação no Trabalho de Conclusão de Curso (quando aplicável), registro das Atividades Complementares de Graduação e regularidade junto ao ENADE, quando exigido.

O procedimento administrativo deve ser realizado por meio do PEN-SIE, utilizando o tipo “Processo de realização de formatura em gabinete de curso graduação (124)”. O estudante deve anexar ao processo o requerimento, a justificativa e os documentos comprobatórios necessários. Após a abertura do processo, a solicitação é analisada pela coordenação do curso.

A cerimônia de formatura em gabinete costuma ser simples e breve, sendo realizada virtualmente, por meio da plataforma Google Meet. Em geral, participam os formandos, os coordenadores dos cursos, o diretor ou vice-diretor do Centro e o secretário. Os convidados podem assistir à solenidade por meio do YouTube. Durante a sessão, ocorre a leitura do juramento, a outorga oficial do grau e a realização de breves discursos. Essa modalidade não envolve a utilização de beca nem estrutura cerimonial semelhante à da formatura solene.

No que se refere à participação posterior na cerimônia solene da turma, a Resolução UFSM nº 182/2024, permite que o estudante participe da cerimônia solene de sua turma no mesmo semestre, desde que haja autorização da direção da unidade. Nesses casos, o formando participa apenas de forma simbólica e protocolar, sem nova outorga de grau, uma vez que já é considerado oficialmente egresso da instituição.

A norma que atualmente disciplina a matéria é a Resolução UFSM nº 182/2024, além das orientações publicadas pela Pró-Reitoria de Graduação da UFSM.