Prestar apoio às Chefias e a todos os servidores lotados nos Departamentos do CCR

A SID/CCR irá prestar apoio às Chefias e a todos os servidores lotados nos Departamentos do CCR (Docentes e TAEs), no que couber, além de acompanhar demandas por e-mail e Google Chat (sid.ccr@ufsm.br), caixa postal (SECRETARIA INTEGRADA DOS DEPARTAMENTOS DO CCR – 03.05.04.00.0.0) e ramais (8727, 8916 e 8257).

Para mais informações, consulte os LINKS ÚTEIS logo abaixo deste rol de serviços.

Realizar marcações ou cancelamentos/remarcações de férias

>> Formulário para marcação ou cancelamento/remarcação de férias

Para consultar seu próprio relatório de férias de períodos anteriores, acesse este link.

ORIENTAÇÕES E ESCLARECIMENTOS:

1) A UFSM ainda não adotou o Módulo para marcação de Férias Web, disponível no SouGOV. O sistema para marcação ou remarcação de férias pela instituição continua sendo o SIE, por meio das subunidades, tais como as secretarias. Ou seja, os servidores (Docentes e TAEs) não devem fazer sua marcação de férias diretamente no SouGOV, mesmo que o recurso esteja disponível.

2) A SID/CCR só realiza a marcação ou remarcação de férias de servidores (docentes e TAEs) cuja LOTAÇÃO DE EXERCÍCIO seja algum Departamento do CCR. Ou seja, mesmo que a LOTAÇÃO OFICIAL do servidor seja algum Departamento do CCR, se a sua LOTAÇÃO DE EXERCÍCIO (isto é, aquela em que ele está atualmente) for diferente, a subunidade responsável pelos registros de férias do servidor é a respectiva secretaria, e não a SID/CCR.

3) Para que o novo servidor faça a primeira marcação de férias na instituição, exige-se que tenha cumprido no mínimo 12 meses de efetivo exercício.

4) As férias devem ser marcadas em comum acordo com a Chefia imediata.

5) Servidores Docentes têm direito a 45 dias de férias no total. E servidores TAEs, a 30 dias. Devem ser marcados todos os dias respectivos (45 dias de Docentes e 30 de TAEs). A marcação de todos esses dias pode ser dividida em até 3 períodos, sendo de 1 dia a parcela mínima de cada período.

6) Docentes que recebem Adicional de Radiação Ionizante têm direito a 45 dias de férias em 2 parcelas, uma de 20 e outra de 25 dias, uma em cada semestre. E servidores TAEs na mesma situação, a 40 dias, sendo 20 dias em cada semestre.

7) Professores Substitutos e Visitantes têm direito a 30 dias de férias, também parceláveis em até 3 períodos, desde que já tenham adquirido o direito de usufruir delas, ou seja, desde que exerçam suas atividades há pelo menos 12 meses na instituição.

8) As férias só podem ser remarcadas após o processamento do respectivo período no SIE. O processamento de cada período marcado costuma ser feito até poucos dias antes do início da data. Após o processamento de cada período marcado, pode-se fazer até 5 remarcações.

9) Durante o período letivo, conforme as datas do Calendário Acadêmico vigente, os servidores docentes só podem usufruir de período de férias caso o pedido seja devidamente autorizado pela Chefia imediata, sem prejuízo ao andamento das aulas.

10) O cancelamento de férias, para remarcação, não pode ter início em sábados, domingos e feriados, a menos que o servidor trabalhe no referido dia e esteja devidamente autorizado a fazê-lo pela Chefia imediata.

11) O prazo limite para lançamento do cancelamento de um período de férias é de até 1 dia antes do início do cancelamento em questão. Quando o servidor solicitar o cancelamento de um período, sempre é necessário informar, em contrapartida, um período de remarcação para aquele intervalo de dias cancelados.

12) A primeira metade do 13º salário pode ser antecipada uma única vez, junto com algum dos períodos de férias marcados entre janeiro e junho. Caso o servidor não opte pela antecipação até junho, a metade do 13º é concedida automaticamente em julho, sem a necessidade de vínculo com as férias.

13) No caso de parcelamento de férias, o valor do adicional de férias, correspondente a 1/3 da remuneração, será pago integralmente no mês em que o servidor usufruir do primeiro período.

14) O servidor em Licença para Tratamento de Saúde ou em Licença por Acidente em Serviço não pode marcar férias sem ter recebido alta da Perícia Médica. Nos casos de Licença para Tratamento de Saúde, só será permitida a acumulação de férias para o exercício seguinte, exclusivamente para os períodos considerados de efetivo exercício, conforme Art. 102 da Lei 8.112/90.

15) O servidor em licença sem remuneração, a exemplo da Licença para Tratar de Interesses Particulares, faz jus a férias referentes ao exercício em que retornar da Licença. Se tiver saldo de férias, deve usufruí-lo antes do início da Licença.

16) O servidor em Licença para Capacitação, ou em afastamento total para participação em programa de pós-graduação no país ou no exterior com remuneração, faz jus às férias, as quais, se não forem programadas pelo servidor durante o mesmo ano de exercício, serão compulsoriamente agendadas com início no último dia de dezembro de cada ano.

17) O adiantamento de salário pode ser solicitado em todos os períodos de férias. Caso o servidor opte por esse adiantamento, receberá em torno de 60% a mais da remuneração no mês posterior ao processamento do pedido, e o restante proporcional, isto é, descontado o adiantamento, no mês seguinte.

18) O fechamento do SIAPE para processamento da folha de pagamento costuma acontecer até em torno do dia 12 do respectivo mês, e a disponibilização da prévia do contracheque no SouGOV até cerca do dia 18 do mesmo mês. Desse modo, para receber os valores financeiros pretendidos (1/3 do adicional de férias, metade do 13º ou adiantamento de salário) na folha de pagamento do mês esperado, recomendamos, por garantia, que o servidor agende suas férias com antecedência mínima de dois meses da data do período em questão.

Fazer requisições ao Almoxarifado Central

>> Formulário para Requição ao Almoxarifado Central

Para consultar produtos em estoque, acesse a lista do Demapa através deste link.

ATENÇÃO: Solicitação de Compras por meio de Licitação (Registro de Preços), Empenho de licitação do próprio Departamento ou da Central de Aquisições, Transferência de itens de licitação de outra subunidade, Solicitação de cadastro de Diárias e Afastamentos pelo SCDP são todas atividades realizadas pelo Núcleo de Gestão Orçamentária do CCR.

1) A SID/CCR irá verificar os malotes na Portaria do Prédio 42 e notificar os interessados, desde que sejam servidores lotados nos Departamentos do CCR, e cuja indicação de remetente e local de entrega esteja bem clara no objeto entregue.

2) A depender de cada objeto entregue, a SID/CCR poderá indicar que o mesmo se encontra para retirada na Portaria do Prédio 42 ou provisoriamente na própria Sala 3133 do Prédio 42 (esta última, no caso de objetos pequenos e destinados a salas próximas, no próprio Prédio 42).

3) A SID/CCR não terá como receber e armazenar, em princípio, nenhum objeto (à exceção do que foi dito no item anterior), sobretudo amostras ou objetos contendo material que necessite de cuidado especial ou especializado.

4) Entregas de Almoxarifado e de Empenhos serão destinadas ao local indicado na Requisição ao Almoxarifado ou na Nota de Empenho (conforme os dados informados pela parte solicitante), ou direcionadas ao Núcleo de Gestão Orçamentária do CCR, para encaminhamento.

Elaborar documentos oficiais (atas, memorandos, ordens de serviço, requerimentos, declarações, etc.)

ORIENTAÇÕES E ESCLARECIMENTOS:

1) A SID/CCR irá elaborar diferentes tipos de documentos oficiais emitidos pelos Departamentos do CCR (memorandos, atas de reuniões de Colegiado, ordens de serviço, declarações, requerimentos, etc.), bem como tomar as providências quanto ao seu encaminhamento (envio de e-mail de confirmação, solicitação de assinatura, tramitação de processo, etc.).

2) As Chefias poderão, perfeitamente, emitir memorandos por conta própria. Só procuremos manter uma pasta compartilhada entre a SID/CCR e os Departamentos, para não perdermos o controle sobre os memorandos emitidos e sua numeração sequencial.

3) ATENÇÃO: memorandos são documentos oficiais que só podem ser emitidos pelo Departamento e assinados por Chefe ou Subchefe (a depender de quem estiver a cargo na data). Professores que não exercem funções gratificadas não podem emitir memorandos. Caso os demais servidores precisem fazer alguma solicitação formal à Chefia do Departamento, devem redigir e lhe enviar um requerimento, conforme modelo abaixo.

MODELOS DE DOCUMENTOS QUE SERÃO UTILIZADOS A PARTIR DE 2025:

– Para Chefias:

>> Modelo de ata*

*Por gentileza, não editem este arquivo; apenas o baixem ou façam cópia dele, antes de começar a edição.

Padrão do nome do arquivo, conforme exigência do DATAS: “ATA_CCR_DEPTO_ANO_NUMERO”; lembrando que a numeração de atas é histórica, isto é, segue-se do ano anterior; ou seja, p. ex., se a última Reunião do DCFL foi a 019ª de 2024, a primeira de 2025, a 020ª do DCFL, deve ser assim nomeada: “ATA_CCR_DCFL_2025_020”.

>> Modelo de memorando**

**O arquivo está com menus suspensos para selecionar o nome do Departamento no cabeçalho, a numeração sequencial do memorando, nome e sigla do Departamento, nome e função do subscrevente. Por gentileza, não editem este arquivo; apenas o baixem ou façam cópia dele, antes de começar a edição.

Padrão do nome do arquivo, conforme exigência do DATAS: “MEMO_CCR_DEPTO_ANO_NUMERO”; lembrando que a numeração de memorandos reinicia a cada ano; ou seja, p. ex., o primeiro Memorando de 2025 do DCFL deve ser assim nomeado: “MEMO_CCR_DCFL_2025_001”.

>> Modelos de texto-base para memorandos específicos (em elaboração)

>> Tutorial para envio de memorandos pelo PEN-SIE

>> Modelo de ordem de serviço***

***Por gentileza, não editem este arquivo; apenas o baixem ou façam cópia dele, antes de começar a edição.

Padrão do nome do arquivo, conforme exigência do DATAS: “OS_CCR_DEPTO_ANO_NUMERO”; lembrando que a numeração de ordens de serviço reinicia a cada ano; ou seja, p. ex., a primeira Ordem de Serviço de 2025 do DCFL deve ser assim nomeada: “OS_CCR_DCFL_2025_001”.

– Para servidores em geral (Docentes e TAEs):

>> Modelo de requerimento****

****Reiterando: caso os demais servidores precisem fazer alguma solicitação formal à Chefia do Departamento, devem redigir e lhe enviar um requerimento. Por gentileza, não editem este arquivo; apenas o baixem ou façam cópia dele, antes de começar a edição. 

Padrão do nome do arquivo, conforme exigência do DATAS: “REQUERIMENTO_CCR_DEPTO_ANO_NUMERO”; lembrando que requerimentos não têm numeração, mas podem levar o nome do requerente; ou seja, como sugestão, o nome dos arquivos pode ser assim: “REQUERIMENTO_CCR_DCFL_FULANO_DE_TAL”.

>> Declaração de servidor

>> Declarações diversas (no que couber): devem ser solicitadas à SID/CCR, por e-mail (sid.ccr@ufsm.br), com o envio das informações mínimas necessárias.

Modelos dos demais documentos (ofício, carta, edital, memorando-circular, parecer) devem ser solicitados à SID/CCR (sid.ccr@ufsm.br).

Consultar o SIE e disponibilizar relatórios do Sistema

1) A SID/CCR irá, quando solicitado, fazer consultas no SIE, bem como emitir e disponibilizar relatórios desse Sistema ao solicitante.

2) O interessado também poderá acessar por conta própria o SIE para fazer as consultas e emitir os relatórios que deseja. Caso não tenha acesso a determinadas aplicações, poderá solicitá-lo mediante Chamado (OTRS) ao CPD, indicando qual aplicação quer que seja habilitada para si enquanto usuário, conforme as aplicações disponíveis na “árvore” do SIE. Para acessar a “árvore” completa, basta clicar no botão “Visualizar”, na barra de ferramentas do SIE:

Secretariar reuniões de Colegiado Departamental, redigir as atas, encaminhá-las para homologação no PEN e, após homologadas, cadastrá-las no Portal de Documentos 

>> Modelo de ata a partir de 2025

>> Modelo de lista de presença (para reuniões presenciais)*

*A lista de presença é uma formalidade, e não precisa constar no processo de homologação de ata. O documento físico pode ficar sob guarda da SID/CCR ou dos Departamentos.

ORIENTAÇÕES E ESCLARECIMENTOS:

1) Não serão mais secretariadas reuniões em que não haja pelo menos um ponto de pauta com deliberação (assim compreendido o assunto em que há matéria para discussão, apreciação e aprovação). Reuniões sem ponto de pauta deliberativo são consideradas reuniões meramente administrativas, para tratar de alguma rotina departamental. A SID/CCR também solicita aos Colegiados que seja elaborado, se possível, um calendário preliminar de reuniões, ou indicados os dias da semana e turnos em que sejam mais prováveis de acontecer, para podermos planejar melhor a distribuição de nossas atividades.

2) Para solicitar secretário, a Chefia do Departamento deve encaminhar, com prazo mínimo de 48h de antecedência, a convocatória da reunião para o e-mail da SID (sid.ccr@ufsm.br) e para os membros do seu Colegiado, informando, além da pauta, a data, o horário e o local (caso seja virtual, deve enviar também o link, ou solicitar que a SID/CCR o crie), anexando documentos que possivelmente serão tratados na pauta. A SID/CCR responderá este e-mail à Chefia, informando qual de seus membros irá secretariar a reunião. Entendemos que é melhor a convocatória partir da Chefia do Departamento, em primeira pessoa, em vez de ser enviada pelo secretário da SID/CCR, referindo à Chefia em terceira pessoa. Mas também poderemos continuar realizando convocatórias enquanto secretários, a critério de cada Chefia.

3) Não será mais criado processo administrativo para convocação da reunião, tampouco utilizado memorando-circular para essa mesma finalidade. A convocatória oficial se dará pelo envio da mensagem de e-mail, partindo da Chefia, tal como descrita no item anterior.

4) Sugestão de texto-base para envio de convocatória de reunião, por parte da Chefia do Departamento:

Título do e-mail: 001ª Reunião do Colegiado do DCFL – 01/01/2025

Corpo do texto:
Prezados,

Convoco os(as) senhores(as) participar da Reunião do Colegiado Departamental, no dia 01/01/2025 (quarta-feira), às 08:00h, no Prédio 42, Sala 3133, com a seguinte pauta:

1. Assunto 1;
2. Assunto 2;
3. Assunto 3;
4. Assunto 4;
5. Assuntos gerais.

5) A minuta da ata será, então, encaminhada para apreciação dos membros do Colegiado presentes na reunião, conforme tempo estipulado pela Chefia do Departamento. Decorrido esse prazo, o secretário irá criar o processo de homologação da ata, para que todos os presentes na reunião assinem o documento.

6) Conforme recomendações da Auditoria da UFSM (vide Memorando N. 005/2023-CCON/PROGEP), as atas que contiverem informação sigilosa a respeito de certames públicos (dados de abertura de edital, com áreas, requisitos, programa de pontos, etc.) devem ter sido deliberadas, preferencialmente, em reunião com pauta única, e classificadas como de “acesso restrito” (ou seja, deve-se marcar “Sim” como resposta à pergunta “Contém informação pessoal?”) no PEN, devendo os membros do Colegiado, após homologadas as atas, compartilhá-las apenas o estritamente necessário, para não ferir o preceito de sigilo da informação.

7) Conforme Parágrafo único do Art. 18 da Resolução UFSM N. 112/2022, após a homologação das inscrições para um concurso docente que o Departamento irá promover, para participar de reunião deliberativa sobre a Comissão Examinadora, os membros do Colegiado não poderão estar impedidos por eventual relação acadêmica (orientação, coorientação, etc.), profissional (sociedade, relação de supervisão ou subordinação, etc.) ou pessoal (de parentesco, amizade ou inimizade, etc.) com os candidatos inscritos, considerando inclusive postagens e fotos em redes sociais. Caso o Departamento não tenha “quórum” suficiente para aprovar a banca, por estar a maioria de seus membros impedida de participar da reunião, a lista de possíveis nomes deverá ser encaminhada à Secretaria Administrativa da Direção do CCR (atualmente, aos cuidados do servidor Leandro Cervo), para que os membros da Comissão Examinadora sejam aprovados em reunião do Conselho do Centro.

8) Aos Departamentos que não mais solicitam secretário para suas reuniões, a fim de padronizar a documentação, segue um link com o modelo de documento de ata que utilizaremos a partir de 2025.

9) Por recomendação da DATAS/DAG, todas as atas de reunião que não contiverem informação sigilosa deverão ser postadas no Portal de Documentos. Compartilhamos com as Chefias de cada Departamento do CCR uma planilha-espelho da nossa planilha principal de controle, contendo informações reunidas desde a data da integração das Secretarias (como data da reunião, número e ano, pauta, número do Processo PEN com hiperlink, e também link para acesso da ata homologada no Portal Documentos). As atas que não contiverem informação sigilosa de reuniões ocorridas após a integração das Secretarias (ou seja, novembro de 2022) estarão todas disponíveis em breve no Portal de Documentos para consulta.

Secretariar processos de Concurso Público Docente e Seleção Pública para Professor Substituto

ORIENTAÇÕES E ESCLARECIMENTOS:

1) Assim como o Departamento deve consultar os membros da Comissão examinadora para saber do seu não impedimento (por possível relação com candidato, conforme critérios da Resolução N. 112/2022) para participar do certame e de sua disponibilidade em determinada data, o Departamento também deverá consultar a Secretaria Integrada de Departamentos do CCR (SID/CCR) para saber se há Secretário disponível e não impedido no período pretendido para a etapa inicial do Concurso ou Seleção.

2) O Secretário designado para atender Concursos ou Seleções cumprirá normalmente sua jornada de trabalho, dentro do seu horário habitual de expediente, considerando as escalas do setor dentro da modalidade de teletrabalho parcial, do Programa de Gestão e Desempenho (PGD). Ou seja, o Secretário designado para atender Concursos ou Seleções estará presente em todas as etapas em que for necessário o seu comparecimento, seja presencial ou virtual (a depender do que for exigido na etapa). Os cronogramas dos certames, para quaisquer etapas, serão elaborados em conjunto com os membros titulares da Comissão Examinadora de cada Concurso ou Seleção, prevendo o início e término das atividades dentro do horário de expediente da SID/CCR.

3) Conforme Parágrafo único do Art. 18 da Resolução N. 112/2022, para participar de reunião deliberativa sobre a Comissão Examinadora de Concurso Público docente, os membros do Colegiado não poderão estar impedidos por eventual relação acadêmica (orientação, coorientação, etc.), profissional (sociedade, relação de supervisão ou subordinação, etc.) ou pessoal (de parentesco, amizade ou inimizade, etc.) com os candidatos inscritos, considerando inclusive postagens, fotos e vídeos em redes sociais. Caso o Departamento não tenha “quórum” suficiente para aprovar a banca, por estar a maioria de seus membros impedida de participar da reunião, a lista de possíveis nomes deverá ser encaminhada à Secretaria Administrativa da Direção do CCR (atualmente, aos cuidados do servidor Leandro Cervo), para que os membros da Comissão Examinadora sejam aprovados em reunião do Conselho do Centro.

4) A ata contendo as deliberações sobre abertura do Concurso Público deverá ser mantida em sigilo até abertura do edital do Concurso, evitando informações privilegiadas a futuros candidatos. Dessa forma, não deve ser publicada no Portal Documentos antes que a vaga seja publicada em edital. Para isso, recomenda-se que as definições ocorram em reunião com pauta específica para abertura de Concurso Público (ou seja, reunião com pauta única), preservando o sigilo da informação.

5) Para abertura de Concurso Docente, o que deve constar em ata de reunião do Colegiado Departamental é o seguinte:

– Número de vagas;
– Classe (Adjunto, Assistente, Auxiliar);
– Regime de trabalho (40h/DE, 20h);
– Grande área/área/subárea/ênfase (conforme tabela da CAPES);
– Origem da(s) vaga(s) (Aposentadoria de Fulano, Exoneração de Beltrano, falecimento de Sicrano, etc.);
– Exposição de motivos e critérios adotados para as definições sobre a vaga;
– Requisitos (por exemplo, Graduação em área específica e Doutorado em determinada área, da Capes);
– Se haverá Prova Prática;
– Detalhamento da Prova Prática (se houver);
– Planilha da Prova Prática aprovada pelo Colegiado do Departamento (se houver);
– Programa do Concurso (com no mínimo de 10 e no máximo 20 tópicos);
– Informação de não haver conflito de interesse por nenhum dos membros do Colegiado presentes na reunião.

6) Checklist de documentação para abertura de processo PEN de Concurso Docente.

7) Para abertura de Seleção para Substituto, o que deve constar em ata de reunião do Colegiado Departamental é o seguinte:

– Número de vagas;
– Origem da(s) vaga(s) (Aposentadoria de Fulano, Exoneração de Beltrano, falecimento de Sicrano, etc.); 
– Área do conhecimento (pode ser conforme CAPES ou CNPq);
– Tipos de Provas;
– Regime de trabalho (40h, 20h);
– Requisitos (por exemplo, Graduação em área específica e Mestrado em determinada área);
– Programa (com no mínimo 10 e no máximo 20 tópicos);
– Justificativa sobre a definição da vaga, com motivação e critérios adotados na decisão;
– Modelo da planilha da Prova Didática e Prática (se for o caso);
– Informação de não haver conflito de interesse por nenhum dos membros do Colegiado presentes na reunião.

8) Checklist para abertura de processo PEN de Seleção para Substituto.

9) Mais informações sobre Concursos Docentes e Seleções para Substitutos (resoluções, formulários, instruções normativas, checklists, tutoriais, etc.) podem ser acessadas através deste link.

10) Assim que for emitida a Ordem de Serviço pela Direção do Centro, os secretários designados para o Concurso Docente ou Seleção para Substituto passarão a manter contato frequente com a Chefia do Departamento (se não estiver impedida) e sobretudo com o presidente e os demais membros (titulares e suplentes) da Comissão Examinadora, para definir, em conjunto, um cronograma de atividades, esclarecer-lhes dúvidas quanto ao processo do certame, além de cuidar de preparativos diversos, dentro e fora do Sistema de Concurso Docente* e do PEN.

*As Seleções para Substituto ainda são realizadas, a depender da forma escolhida para conduzi-las, com a geração e o escaneamento de muitos documentos físicos para o PEN. Os Concursos Docentes são, em grande parte, realizados no Sistema de Concurso Docente (SCD) em interação com o PEN, havendo pouca necessidade de geração e escaneamento de documentos físicos.

Fazer lançamentos de Substituição de Chefia

>> Link para fazer lançamento de Substituição de Chefia 

ORIENTAÇÕES E ESCLARECIMENTOS:

1) Por motivo de férias ou afastamento, a Chefia poderá solicitar à SID/CCR que realize o lançamento da Substituição de Chefia do seu Departamento durante aquele período, ou também poderá realizar por conta própria o lançamento de Substituição, através deste link. Se o substituto oficial (Subchefe) estiver também impedido (de igual modo, por férias ou afastamento) em um interstício dentro daquele período, o Chefe deverá indicar outro docente como substituto eventual (não impedido por férias ou afastamento).

2) O lançamento de Substituição de Chefia poderá ser feito: ou para um período futuro; ou no decorrer do período de afastamento da Chefia (no tempo presente); ou de forma retroativa, referindo-se a um período passado.

3) Recessos de fim de ano não geram direito a lançamento de Substituição de Chefia, somente férias ou afastamento do Chefe.

4) A SID/CCR só fará o lançamento de Substituição de Chefia desde que seja solicitado e conforme seja indicado pelo Chefe do Departamento.

Prestar apoio administrativo às Comissões designadas pelas Chefias ou Colegiados

A SID/CCR irá prestar apoio administrativo às Comissões designadas pelas Chefias ou Colegiados dos Departamentos do CCR para Avaliação de Estágio Probatório, Revisão de Avaliação, Consulta Eleitoral para Chefia, Redistribuição Docente, etc.

Avaliação de Estágio Probatório Docente

Estágio Probatório Docente: Ao entrar em exercício, o servidor docente nomeado para cargo efetivo ficará sujeito a estágio probatório pelo período de 36 meses, durante o qual a sua aptidão e capacidade serão objeto de avaliação. A avaliação será realizada em 3 etapas, por Comissão Avaliadora composta por 2 representantes docentes (1 titular e 1 suplente) do Departamento de lotação do professor avaliado, e 2 representantes docentes (1 titular e 1 suplente) do Colegiado do curso em que o professor avaliado ministra a maioria das suas aulas.

Consulta Eleitoral para Chefia

1) Após aprovada em reunião do Colegiado Departamental, e emitida a Portaria com a sua designação, a Comissão de Consulta Eleitoral (composta de 3 representantes docentes e 1 TAE) deverá proceder ao início dos trabalhos.

2) A Comissão poderá criar novo Processo PEN, tipo documental “Homologação de edital (010)”, marcando em “Procedência”, “Interessado(s)” e “Autor(es)” o próprio Departamento. Na “Descrição”, poderá escrever: “Processo de consulta eleitoral para Chefia do (Nome do Departamento”, Gestão de (ano inicial) a (ano final).”

3) No processo de homologação do edital, a Comissão poderá anexar um documento de edital, conforme o modelo, cujo link está abaixo relacionado. E também poderá lavrar atas sobre as atividades realizadas, de acordo com o modelo de ata também abaixo.

4) Para a votação online, a Comissão poderá optar pela utilização do Formulário Google ou da Plataforma Hélios, do CPD, conforme link abaixo.

>> Modelo de edital

>> Modelo de ata

>> Link para solicitação de votação online pela Plataforma Hélios do CPD

Redistribuição Docente

>> Redistribuição – Chamada Pública Docente

Controlar e manter atualizadas as Portarias de Chefias e Colegiados

A SID/CCR irá controlar e manter atualizadas as Portarias de Chefias e Colegiados dos Departamentos do CCR (bem como os acessos ao PEN destes últimos, através de OTRS), informando às Chefias quando os prazos estiverem próximos do vencimento e prestando apoio às Chefias quando for necessária alguma atualização (solicitação de apostila à portaria para inclusão de membro, por exemplo).

>> Planilha de Controle de Portarias de Chefias e Colegiados de Departamentos do CCR

Controlar e manter atualizadas as Portarias de Comissões de Estágio Probatório

A SID/CCR irá controlar e manter atualizadas as Portarias de Comissões de Estágios Probatórios de novos docentes, bem como os acessos ao PEN dessas Comissões, através de OTRS), informando às Chefias quando os prazos estiverem próximos do vencimento e prestando apoio às Chefias quando for necessária alguma atualização (substituição de representantes do Departamento ou do Colegiado do curso, por exemplo).

>> Planilha de Controle de Portarias de Comissões de Estágio Probatório de docentes dos Departamentos do CCR

Controlar e manter atualizados os contatos de servidores

1) A SID/CCR irá controlar e manter atualizados os contatos de servidores lotados em Departamentos do CCR, nos seus Contatos do Google e nos Google Docs contendo informações dos servidores de cada Departamento, bem como nas páginas Web de cada Departamento.

2) Sempre que houver alguma movimentação (saída ou transferência) de servidor TAE ou Docente do CCR (seja por Remoção, Redistribuição, Aposentadoria, Exoneração, etc.), a Chefia do Departamento onde o servidor estava lotado deverá comunicar isso por mensagem de e-mail à SID/CCR (sid.ccr@ufsm.br), para termos certeza de haver recebido a informação. A comunicação é importante porque nem sempre a SID/CCR recebe esse tipo de informação dos setores responsáveis pela gestão de pessoas da Universidade.

3) Sempre que o servidor (Docente ou TAE) criar um e-mail novo ou trocar de número de celular, deve avisar isso por mensagem de e-mail à SID/CCR (sid.ccr@ufsm.br), a fim de que mantenhamos atualizados os nossos contatos.

Realizar lançamentos de Oferta de Disciplinas e ajustes, quando solicitado

>> Link para o Calendário Acadêmico vigente

1) As Chefias, assim como os demais docentes, deverão observar as datas estipuladas para Oferta de Disciplinas no Calendário Acadêmico vigente, em específico onde diz “OFERTA DE DISCIPLINA – Período para os Departamentos Didáticos…”.

2) Com uma semana de antecedência em relação a essas datas, as Chefias deverão encaminhar por e-mail a distribuição dos encargos didáticos dos seus Departamentos (separados por docentes e por turmas), para que a SID/CCR realize a designação dos docentes e dos encargos didáticos nas respectivas disciplinas no Portal Acadêmico. As Chefias também terão acesso ao Portal Acadêmico para fazer, por conta própria, essa designação.

Para alunos que já tenham cursado algum dos seguintes cursos: Agronomia, Engenharia Florestal, Medicina Veterinária, Tecnologia em Agronegócio, Tecnologia em Alimentos e Zootecnia; ou que tenham cursada disciplina que esteja lotada em um dos Departamentos do CCR e para a qual tenha sido ofertada Bolsa de Monitoria.

Aos estudantes que ainda não cadastraram sua assinatura eletrônica no PEN-SIE, segue um passo-a-passo.

>> Link para consulta de Editais publicados pelo CCR

>> Resolução N. 020/96 – Bolsas de Monitoria

ATENÇÃO: A Bolsa de Monitoria Subsidiada é gerenciada pela SID/CCR. Monitoria Não-subsidiada (sem bolsa) é uma modalidade gerenciada pelas Secretarias Integradas de Graduação, conforme o curso: Agronomia, Engenharia Florestal e Tecnologia em Agronegócio (SIG-AFA); Medicina Veterinária, Tecnologia em Alimentos e Zootecnia (SIG-VAZ).

ORIENTAÇÕES E ESCLARECIMENTOS:

1) A SID/CCR irá enviar e-mail comunicando a abertura de Edital de bolsa monitoria referente ao próximo semestre, e também uma relação do número de vagas disponíveis de Bolsas de Monitoria dos Departamentos do CCR, ou seja, desconsiderando as vagas preenchidas por renovação dos bolsistas do semestre anterior.

2) Após receberem esse e-mail, os docentes que desejarem a abertura de Edital devem solicitar o link para preenchimento do Formulário para a geração do Edital.

3) A distribuição das vagas de Bolsas de Monitoria em cada Departamento é acordada entre a Chefia e os demais docentes. O Setor Acadêmico da SID/CCR apenas tem o controle do número de vagas pertencente a cada Departamento.

4) Após a geração dos Editais de Monitoria Subsidiada, através do preenchimento do Formulário por parte do docente interessado, a SID/CCR irá criar Processos PEN para homologação dos Editais. Ficará a cargo do docente solicitante cumprir o que estiver estabelecido no documento do Edital, como, por exemplo, agendamento de data, local, e aplicação da forma de seleção do(a) candidato(a) a bolsista. 

5) Havendo bolsista aprovado(a), o docente deverá encaminhar o resultado à SID/CCR para publicação na página. 

6) O bolsista aprovado deverá encaminhar cópias de documentos de identidade e dados bancários à SID/CCR, para que esta os envie ao Núcleo de Gestão Orçamentária do CCR, para cadastro do bolsista.

7) O professor responsável pela disciplina e por supervisionar as atividades do bolsista deverá fazer o controle do horário e frequência do monitor que está sob sua responsabilidade, encaminhando-o para a Secretaria Integrada de Departamentos do CCR, por e-mail (sid.ccr@ufsm.br). Por sua vez, a SID/CCR enviará o pedido de pagamento da bolsa para o Núcleo de Controle Orçamentário do CCR, até o dia 10 do mês subsequente.

8) Valor da Bolsa de Monitoria: R$ 400,00 (quatrocentos reais) mensais ou proporcional ao período que o bolsista exerceu suas atividades.

9) ATESTADO: Após concluído o período semestral da Bolsa de Monitoria de determinada disciplina, o(a) bolsista poderá solicitar atestado à SID/CCR, através de envio de mensagem de e-mail a sid.ccr@ufsm.br, informando: nome completo, matrícula, disciplina, professor(a) orientador(a), período inicial e período final da Bolsa.

1) O Núcleo de Gestão Orçamentária do CCR é o setor que irá gerenciar o cadastro das Bolsas PRAE (atualmente, aos cuidados do servidor Daniel Mânica).

2) A SID/CCR apenas emitirá atestados de Bolsas PRAE, conforme a demanda por e-mail, partindo do docente ou do aluno (sid.ccr@ufsm.br).

Para alunos dos seguintes cursos: Agronomia, Engenharia Florestal, Medicina Veterinária, Tecnologia em Agronegócio, Tecnologia em Alimentos e Zootecnia; ou de outros cursos da UFSM, desde que a disciplina esteja lotada em um dos Departamentos do CCR.

Aos estudantes que ainda não cadastraram sua assinatura eletrônica no PEN-SIE, segue um passo-a-passo.

Recuperação de avaliação (nos termos do ponto 4.14 do Guia Acadêmico)

>> Requerimento para estudante solicitar recuperação de avaliação

>> Passo-a-passo para estudante solicitar recuperação de avaliação

Os alunos que, por motivos devidamente justificados e listados abaixo, não comparecerem às atividades acadêmicas sujeitas a avaliação, poderão requerer, no prazo máximo de 2 dias úteis após a data da avaliação, a oportunidade de realizá-la em outra data, a critério do Departamento competente.

São considerados motivos devidamente justificados: doença que impossibilite o aluno de realizar a avaliação, devidamente comprovada por atestado médico com CID, assinatura, CRM e data; acompanhamento de familiar de primeiro grau (pais ou filhos) para tratamento de saúde, devidamente comprovado por atestado médico com CID, assinatura, CRM e data; óbito de familiar de primeiro grau (pais ou filhos); participação em eventos acadêmicos com apresentação de trabalho, desde que avisado com antecedência mínima de 48 horas ao Departamento do professor da disciplina e comprovada por certificado ou atestado de participação.

Procedimentos administrativos

1) O estudante deverá criar Processo administrativo, tipo documental “Processo de recuperação de avaliação de aluno de graduação”, marcando a si mesmo em “Procedência”, “Interessado” e “Autor”.

2) Em seguida, deverá anexar o atestado ou comprovante do motivo de falta. Atestados devem ser cadastrados no tipo documental “Atestado médico de aluno de graduação (125.43)”. E também deverá anexar o Requerimento acima, salvo em PDF, preenchido e assinado por si. Após, deverá tramitar o Processo para a unidade “DIVISÃO DE PROTOCOLO – DP”, que por sua vez o encaminhará à SID/CCR.

3) A SID/CCR encaminhará o Processo para ciência e providências do professor responsável pela disciplina em questão.

OBSERVAÇÃO: Serão aceitos atestados médicos de até 5 dias. Para atestados acima de 5 dias, o estudante deverá abrir Processo de Regime de Exercícios Domiciliares (RED), também via PEN-SIE, e tramitá-lo para a Secretaria Integrada do seu Curso de Graduação.

Para alunos dos seguintes cursos: Agronomia, Engenharia Florestal, Medicina Veterinária, Tecnologia em Agronegócio, Tecnologia em Alimentos e Zootecnia; ou de outros cursos da UFSM, desde que a disciplina esteja lotada em um dos Departamentos do CCR.

Aos estudantes que ainda não cadastraram sua assinatura eletrônica no PEN-SIE, segue um passo-a-passo.

Revisão de avaliação (nos termos do ponto 4.13 do Guia Acadêmico)

>> Formulário para estudante solicitar revisão de avaliação

>> Tutorial para estudante solicitar revisão de avaliação

>> Modelo de parecer para banca revisora de avaliação (Por gentileza, aos professores da banca revisora, baixem o arquivo antes de editá-lo.)

Os alunos poderão recorrer aos Departamentos para solicitar a revisão da nota atribuída em uma avaliação, apresentando a fundamentação do recurso no prazo de 3 dias úteis contados da divulgação do resultado.

Procedimento para revisão de nota de avaliação teórica

A Chefia do Departamento deverá nomear uma banca revisora, composta por 3 docentes, excluindo o professor ministrante da disciplina, no prazo de três dias úteis do recebimento do pedido. A banca deverá ter em mãos, na data da convocação, o gabarito elaborado pelo professor da disciplina, a avaliação realizada pelo aluno e o pedido de recurso encaminhado pelo aluno com a devida fundamentação.

A banca revisora terá um prazo de 5 dias úteis, após a sua nomeação, para fazer a revisão e divulgar o resultado.

Procedimento para revisão de nota de avaliação prática

A Chefia do Departamento deverá nomear uma banca revisora, composta por 3 docentes, excluindo o professor da disciplina, no prazo máximo de 3 dias úteis do recebimento do pedido. A banca poderá elaborar e aplicar um novo instrumento de avaliação ou utilizar o mesmo instrumento para reavaliar o aluno conforme as peculiaridades de cada disciplina.

A banca revisora terá um prazo de 5 dias úteis, após a sua nomeação, para fazer a revisão e divulgar o resultado.

Procedimentos administrativos

1) O estudante deverá criar Processo administrativo, tipo documental “Processo de revisão e reconsideração de avaliação de graduação“, marcando a si mesmo em “Procedência”, “Interessado” e “Autor”.

2) Em seguida, deverá anexar o Formulário de solicitação, preenchido e assinado por si, cadastrado no tipo documental “Solicitação de revisão de avaliação de aluno de graduação (125.31)”. Após, deverá tramitar o Processo para a unidade “DIVISÃO DE PROTOCOLO – DP”, que por sua vez o encaminhará à Coordenação do curso, e esta, por seu turno, à Chefia do Departamento onde a disciplina está lotada.

3) A Chefia do Departamento enviará à SID/CCR, por e-mail, a composição da banca revisora, o número do Processo PEN (para facilitar a identificação), uma cópia da avaliação (fornecida pelo professor da disciplina) e o gabarito da prova (também já fornecido e assinado pelo professor da disciplina).

4) A SID/CCR emitirá a ordem de serviço contendo a composição da banca revisora para assinatura da Chefia e solicitará a criação da comissão da banca no PEN-SIE. A SID/CCR também incluirá no Processo a ordem de serviço, a prova do aluno e o gabarito da prova fornecido e assinado pelo professor da disciplina.

5) A Chefia do Departamento assinará a ordem de serviço e tramitará o processo para a banca revisora. A partir desse momento, a banca revisora terá 5 dias úteis para fazer a revisão e divulgar o resultado.

6) A banca revisora fará um Parecer com o resultado da revisão de avaliação, incluirá o parecer no processo e o tramitará de volta para o Departamento.

7) A Chefia do Departamento tramitará o processo para o aluno, para ciência do resultado.

 LINKS ÚTEIS:

A UFSM publicou a Ordem de Serviço nº 01, de 17 de novembro, considerando a Portaria nº 9.763, de 9 de novembro, do Ministério da Economia, que estabelece orientações acerca do expediente nos dias de jogos da Seleção Brasileira de Futebol na Copa do Mundo FIFA 2022.

Pela ordem de serviço, fica facultado aos servidores o horário de expediente administrativo na UFSM na seguinte forma:

- nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 12h, não haverá expediente;
- nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 13h, o expediente se encerrará às 11h, horário de Brasília; 
- nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 16h, o expediente se encerrará às 14h, horário de Brasília.

Avaliações didáticas não poderão ser realizadas nos períodos definidos no presente artigo.

As unidades universitárias que possuírem atividades consideradas essenciais deverão preservar seu integral funcionamento.

Anexo da ordem de serviço traz informações sobre o plano de recuperação de atividades do expediente excepcional.

Através da apostila à portaria n°. 98.626, de 25 de setembro de 2020, a UFSM suspende as atividades acadêmicas e administrativas presenciais até 30 de novembro de 2020.

As atividades consideradas essenciais pelas unidades/subunidades e necessárias ao funcionamento adequado da instituição poderão ocorrer de forma presencial, sempre que necessário, eventual ou continuamente. Caberá às chefias das Unidades e Subunidades definir quais atividades administrativas deverão ser desenvolvidas pelos servidores de forma presencial, considerando a supremacia do interesse público.

Nesse caso, os servidores que não se enquadrarem em grupo de risco ou com filhos em idade escolar e que possuam outra pessoa que possa cuidá-los no respectivo turno, poderão, ainda que durante a vigência da suspensão das atividades presenciais, ser chamados à repartição, sempre que houver necessidade de serviço, garantida sua segurança e o afastamento social necessário ao enfrentamento da pandemia. Servidores em Grupo de Risco, especialmente aqueles de sessenta anos ou mais, imunodeficientes, com doenças crônicas ou graves preexistentes e gestantes/lactantes devem atuar de forma remota.

Ressalta-se que os servidores docentes e técnico-administrativos em educação deverão permanecer à disposição da instituição no horário de trabalho habitual, de modo a possibilitar o exercício de suas atividades de forma presencial ou remota.

Aos servidores sujeitos ao controle de registro de frequência, está recomendado que, quando houver necessidade de realização de atividades presenciais, sejam feitos os registros de “entrada” e “saída” no sistema eletrônico, embora exista atualmente a ocorrência de “suspensão”.

A UFSM mantém sua atenção e cuidado com a saúde de seus servidores, estudantes e comunidade, e reforça que as atividades presenciais podem ocorrer em turnos alternados de revezamento, tendo em vista que evitar aglomeração de pessoas (observar distanciamento mínimo de 1,50m) tem sido considerada uma das principais medidas de segurança e contenção da transmissão e do contágio do coronavírus. Nesse sentido, insiste que todos sigam as medidas preventivas básicas de uso de máscaras, higienização de mãos com água e sabão e/ou álcool 70, ventilação de ambientes e distanciamento (Manual de Biossegurança UFSM).

Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor.