Prorrogação de Prazo de Defesa de Dissertação e de Tese

O(A) discente de mestrado e de doutorado poderá requerer a prorrogação de prazo para efetuar a defesa da dissertação e da tese.

Os cursos de mestrado tem a duração mínima de 12 e máxima de 24 meses e os cursos de doutorado, duração mínima de 24 e máxima de 48 meses. Os prazos poderão ser prorrogados, mediante aprovação do colegiado do programa a partir de solicitação justificada do(a) aluno(a) e anuência do(a) orientador(a), por:
I – até 6 (seis) meses para alunos bolsistas que receberam bolsa por mais do que 25% do tempo do prazo máximo de duração do curso:
mestrado -> recebeu 7 mensalidades ou mais em bolsa de estudos;
doutorado -> recebeu 13 mensalidades ou mais de bolsa em estudos.

II – até 12 (doze) meses para alunos não bolsistas ou aqueles que tenham recebido bolsa por até 25% do tempo do prazo máximo de duração do curso:
mestrado -> recebeu até 6 mensalidades em bolsa de estudos;
doutorado -> recebeu até 12 mensalidades em bolsa de estudos.

Atenção: A prorrogação de prazo para defesa não é equivalente aos processos de Afastamento/Licença de Discente da Pós-Graduação, pois estes devem ser usados somente quando houver necessidade de trancamento das atividades no curso, ou seja, quando não for possível a continuação das atividades devido a condição apresentada e não deve ser usada para prorrogar o prazo para conclusão de atividades.

Documentação obrigatória:
» Requerimento de Prorrogação do Prazo de Defesa – Stricto Sensu (preenchido e assinado eletronicamente PEN).
» Relatório da pesquisa: com situação atual e o que ainda deve ser feito.
» Cronograma de atividades (referente ao prazo solicitado).
» Dissertação ou Tese na íntegra.

Para requerer a prorrogação de prazo para a defesa o aluno deverá efetuar os passos a seguir (tutorial na sequência):

1 – Conversar com o(a) orientador(a) sobre a prorrogação, providenciar a documentação acima.
2 – Acessar sua Caixa Postal no Portal Estudantil > Menu Novo > Processo> seleciona o PEN com tipo documental “Processo de prorrogação de prazo para defesa de dissertação/tese (134.333)“.
3 – Anexar a documentação obrigatória (arquivo PDF e legível).
4 – Tramitar o processo PEN ao(à) orientador(a).
5 – O(a) orientador(a) ao aprovar o prazo manifesta-se no despacho do PEN e tramita o processo ao curso.
6 – A secretaria do curso recebe na caixa postal, confere a documentação e se necessário, retorna ao aluno(a) para correção.
7 – O colegiado irá analisar a solicitação em reunião, deferir ou indeferir, constando a decisão em ata de reunião.
8 – A secretaria do curso comunicará o(a) aluno(a), por e-mail, da decisão do Colegiado.
9 – A ata da reunião do Colegiado com a decisão à solicitação será anexada ao processo PEN e tramitado ao Núcleo de Acadêmico de Pós-Graduação/PRPGP para registro no histórico escolar.
10 – Por último, o PEN retornará à caixa postal do curso, após será arquivado.

Durante o período de prorrogação, mesmo que não cursando disciplinas, ocorrerá a matrícula em EDT/EDD, mantendo o vínculo com o curso. Acompanhe no histórico escolar.

Atenção: O(A) discente poderá acompanhar a situação da sua solicitação com o nº do processo PEN gerado no Portal Documentos ou em sua Caixa Postal no Portal Estudantil no menu lateral, Interessado.

Fluxo da prorrogação de prazo para defesa: Discente > Orientador(a) > Curso > Aprovação do Colegiado do curso > Núcleo de Controle Acadêmico da Pós-Graduação da PRPGP > Curso.

Abaixo, veja como proceder para abertura e tramitação do Processo Eletrônico Nacional – PEN/UFSM para requerer a Prorrogação de Prazo da Defesa:

1 – O(A) aluno(a) deve acessar o Caixa Postal no Portal Estudantil, efetuar o login (nº de matrícula) e senha.
=> Ir em Menu Novo > Processo> seleciona o PEN com tipo documental “Processo de prorrogação de prazo para defesa de dissertação/tese (134.333)“ que refere-se a qual tipo de processo você está abrindo.
=> Os campos Vínculo e Procedência virão preenchidos automaticamente com o nome do aluno(a) de acordo com o Tipo documental. Poderá vir mais de número de matrícula, procure a que se refere o processo.
=> Confira os dados, o tipo documental, a descrição do processo e salve.
=> Verificar as informações constantes nos campos PROCEDÊNCIA, INTERESSADO E AUTOR.
=> Acrescentar na descrição a informação específica sobre a solicitação desejada..

2 – Ao completar os campos da 1º página (acima), ao SALVAR , irá para outra página (2ª) e o processo já está criado com um NUP (Número Único de Protocolo) que inicia por 23081.[…].
=> Inserir o(s) documento(s) requeridos para a abertura, sendo obrigatório(s):
» Requerimento de Prorrogação do Prazo de Defesa – Stricto Sensu (preenchido e assinado eletronicamente PEN).
» Relatório da pesquisa: com situação atual e o que ainda deve ser feito.
» Cronograma de atividades (referente ao prazo solicitado).
» Dissertação ou Tese na íntegra.

Para preenchimento do requerimento informar o código do curso: 1166 para o mestrado em Engenharia Civil e Ambiental e 1167 para o doutorado em Engenharia Civil e Ambiental.
=> Caso necessite inserir outros tipos de documentos que não constem na página principal, ir no + Inserir outros documentos e Upload de documentos. Após a adição de cada documento clicar em ADICIONAR.

3 – No final de inserção dos documentos, clicar em Salvar e Tramitar. Não esqueça de assinar eletronicamente o requerimento. Caso ainda não tenha sua assinatura cadastrada no PEN-SIE da UFSM, efetue o cadastro, basta seguir Passo a passo para assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica.
=> Após incluídos os documentos e salvar, não é mais possível remover/excluir arquivos. Caso tenha que substituir algum documento, clique na engrenagem ao lado do documento e em Inativar, após insira o documento correto.

4 – Na 3ª e última página:
Próximo passo: Encaminha ao(à) orientador(a)
Destino: Nome do(a) orientador(a)
Despacho: Se preferir poderá ser complementado. Após, Tramitar.

5 – A secretaria do programa recebe a solicitação, confere a documentação, caso necessário, retorna ao(à) aluno(a) para correção.
» O colegiado irá analisar a solicitação em reunião, deferir ou indeferir, constando a decisão em ata de reunião.
» A secretaria do curso comunicará o(a) aluno(a), por e-mail, da decisão do Colegiado.
» A ata da reunião do Colegiado com a decisão à solicitação será anexada ao processo PEN e tramitado ao Núcleo de Acadêmico de Pós-Graduação/PRPGP para registro no histórico escolar, retornando ao curso, após será arquivado.

O(A) aluno(a) poderá verificar o andamento da solicitação pelo processo, consultando pelo NUP (Número Único de Protocolo), no Portal Documentos e ou pelos campos disponíveis de consulta na lateral da Caixa Postal da UFSM como Interessado, ainda deve acompanhar o lançamento pelo histórico escolar.

Documentos de apoio:
Tutorial de Abertura de Processo Eletrônico Nacional (PEN)
Passo a passo para: Abertura, Assinatura e Tramite
Tutorial – Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE
Regulamento Geral da Pós-Graduação Stricto Sensu – RESOLUÇÃO UFSM N° 139/2023 – ANEXO I

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