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Tutorial de processos de estágio para estudantes de graduação

Tutorial de processos de estágio para estudantes de graduação

PEN-SIE

Clique aqui para acessar o portal para abertura de processo de estágio

ATENÇÃO! 

A) Os processos explicados neste tutorial são exclusivos para os estudantes da UFSM, em atividades de estágio obrigatório ou não-obrigatório, em unidades da própria UFSM ou em locais externos.

B) O aluno deve identificar qual das opções abaixo se enquadra no seu tipo de estágio:

  • ESTÁGIO NÃO OBRIGATÓRIO (125.62)
  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO (125.22)

Após definir o tipo de estágio que será efetuado, seguir as etapas descritas. Observação: as etapas 1 e 2 são aplicáveis para os estágios externos à UFSM, e servem para cadastro da assinatura eletrônica e acesso da  Parte Concedente e/ou do Agente de Integração, quando todo o processo será realizado pelo sistema PEN-SIE da UFSM.

ETAPAS DA CONCEDENTE/AGENTE DE INTEGRAÇÃO

1 – O Aluno deve encaminhar para a Parte Concedente (local onde realizará seu Estágio)  (ou para a Agente de Integração, caso houver), o link de Cadastro de usuários externos – PEN (ufsm.br).

estágio - passo 1

2 – A Parte Concedente e/ou Agente de Integração  deverá preencher o formulário de cadastro. Em caso de dúvidas, está disponível o Manual-usuario-Externo.pdf (ufsm.br).

OBS.: Se a Parte Concedente já tiver efetuado o cadastro junto ao PEN-SIE / UFSM, não é necessário repetir a operação, pois já há acesso ao sistema. Para conferir as entidades externas já cadastradas, clique aqui



ETAPAS DO ALUNO

3 – O aluno deve acessar o Portal Documentos e efetuar o login. Após selecionar a opção ‘Novo’:

4 – Preencher os campos:

 

4.1 Tipo Documental: 

  • PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE ESTÁGIO NÃO OBRIGATÓRIO DE GRADUAÇÃO (125.62)
  • PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE ESTÁGIO OBRIGATÓRIO DE GRADUAÇÃO (125.22)

4.2 Procedência: preenchimento automático com o nome do usuário logado; 

4.3 Descrição: complementação da descrição padrão.


5 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.


6 – Na tela seguinte deverão ser adicionados os documentos obrigatórios, de acordo com o local do campo de estágio:

  • ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS:
    • Termo de Compromisso de Estágio Não Obrigatório de aluno de graduação;
    • Plano de Atividades;
    • Termo de Adesão – anexo a Res. 024/2020, para estágios presenciais durante a suspensão das atividades presenciais;
    • Apólice de seguro.
  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO NO SERVIÇO MUNICIPAL DE SAÚDE DE SANTA MARIA:
    • Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório de aluno de graduação; 
    • Plano de Atividades;
    • Termo de Adesão – anexo a Res. 024/2020, para estágios presenciais durante a suspensão das atividades presenciais;
    • Apólice de Seguro;
    • Carta de apresentação em estágio obrigatório;
    • Comprovante de vacinação. 
  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM ESCOLAS ESTADUAIS DA 8ª COORDENADORIA DE EDUCAÇÃO (8ª CRE):
    • Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório de aluno de graduação; 
    • Plano de Atividades; 
    • Termo de Adesão – anexo a Res. 024/2020, para estágios presenciais durante a suspensão das atividades presenciais;
    • Apólice de Seguro; 
    • Carta de apresentação em estágio obrigatório;
    • FONO – Relação dos estagiários de ensino superior;
    • Termo de responsabilidade – Plano de Estágios e Práticas (Portaria 544/2020 MEC –  documento elaborado pelo curso, aprovado e apensado ao PPC, onde consta o plano de desenvolvimento de atividades de estágios e práticas no período de pandemia). 

 

  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM ESCOLAS MUNICIPAIS DE SANTA MARIA:
    • Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório de aluno de graduação; 
    • Plano de Atividades; 
    • Termo de Adesão – anexo a Res. 024/2020, para estágios presenciais durante a suspensão das atividades presenciais;
    • Apólice de Seguro; 
    • Carta de apresentação em estágio obrigatório;
  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM DEMAIS LOCAIS:
    • Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório de aluno de graduação;
    • Plano de Atividades; 
    • Termo de Adesão – anexo a Res. 024/2020, para estágios presenciais durante a suspensão das atividades presenciais;
    • Apólice de Seguro.

 

  •  

ATENÇÃO: Cada curso poderá solicitar documentos específicos, cabendo à Coordenação informar ao aluno e acompanhar se o processo contém todos os documentos.


7 – Preencher os campos no Inserir Documento.


7.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;

7.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema; 

7.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;

7.4 O documento inserido foi

  • Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF, ou que tenha vindo já em PDF com assinatura eletrônica da Parte Concedente ou Agente de Integração) ou 
  • Digitalizado (se o original foi assinado em papel pela Parte Concedente ou Agente de Integração e escaneado antes de ser inserido);

7.5 Tipo de conferência:

  • Para gerado eletronicamente, marcar a opção autenticado somente se o documento já tiver alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema. Marcar a opção ‘sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples).
  • Para digitalizado, marcar ‘original’ para documentos assinados em papel e, posteriormente, digitalizados (como o caso do Termo de Estágio assinado a punho)

7.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado)

  • Marcar Interessado, se o documento  foi assinado em papel.
  • Marcar a UFSM e o nome do Curso, se for documento gerado eletronicamente.

7.7 Assinar documento

  • Marcar Sim, se o aluno for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI). 
  • Marcar Não, se o aluno já fez a assinatura no papel.

8 – Ao finalizar a inclusão dos documentos, clicar em Salvar. Após Salvar, os documentos não poderão ser mais removidos. Confirme no ícone Detalhes se você selecionou o arquivo correto e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua o correto antes de salvar.

9 – Uma vez incluídos os documentos conforme o local de estágio, basta selecionar a opção Tramitar.

10 – O aluno terá as seguintes opções de encaminhamento:

  • Se for Estágio Não obrigatório
    • Encaminha Processo de Estágio Não Obrigatório 
      • Tramitação é direcionada ao Protocolo da UFSM. Após análise segue para as demais partes que ainda não tenham assinado o documento.
  • Se for Estágio Obrigatório
    • Solicita análise e assinatura do orientador no PLANO DE ATIVIDADES, exclusivamente; 
      • Orientador analisa e pode solicitar correções ao aluno ou dar andamento ao processo se estiver tudo certo, tramitando ao Protocolo UFSM;
      • O Protocolo irá encaminhar para as demais partes que ainda não tenham assinado o documento. Caso já tenham todas as assinaturas, o processo será encaminhado para a Coordenação do Curso.

11 – Quando qualquer  documento precisar de alguma correção, ele será tramitado novamente para o Aluno realizar os ajustes  O aluno irá receber uma notificação por e-mail e o documento em sua Caixa Postal. Para acessar, basta estar logado no Portal do Aluno, e acessar no Menu superior.

OBSERVAÇÃO: Caso o aluno queira complementar a documentação (relatório de atividades, aditivos, termo de rescisão), deve desarquivar o processo inicial e fazer a inclusão do(s) respectivo(s) documento(s) e tramitar para a Divisão de Protocolo, que encaminhará para a unidade/pessoa responsável. Para desarquivar processo, clique aqui

12 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br

Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.