Tutorial de processos de estágio para estudantes de graduação
PEN-SIE
Clique aqui para acessar o portal para abertura de processo de estágio
ATENÇÃO!
A) Os processos explicados neste tutorial são exclusivos para os estudantes da UFSM, em atividades de estágio obrigatório ou não-obrigatório, em unidades da própria UFSM ou em locais externos.
B) O aluno deve identificar qual das opções abaixo se enquadra no seu tipo de estágio:”
- ESTÁGIO NÃO OBRIGATÓRIO (125.62)
- ESTÁGIO OBRIGATÓRIO (125.22)
Após definir o tipo de estágio que será efetuado, seguir as etapas descritas. Observação: as etapas 1 e 2 são aplicáveis para os estágios externos à UFSM, e servem para cadastro da assinatura eletrônica e acesso da Parte Concedente e/ou do Agente de Integração, quando todo o processo será realizado pelo sistema PEN-SIE da UFSM.
ETAPAS DA CONCEDENTE/AGENTE DE INTEGRAÇÃO
1 – O Aluno deve encaminhar para a Parte Concedente (local onde realizará seu Estágio) (ou para a Agente de Integração, caso houver), o link de Cadastro de usuários externos – PEN (ufsm.br).
2 – A Parte Concedente e/ou Agente de Integração deverá preencher o formulário de cadastro. Em caso de dúvidas, está disponível o Manual-usuario-Externo.pdf (ufsm.br).
OBS.: Se a Parte Concedente já tiver efetuado o cadastro junto ao PEN-SIE / UFSM, não é necessário repetir a operação, pois já há acesso ao sistema. Para conferir as entidades externas já cadastradas, clique aqui
ETAPAS DO ALUNO
3 – O aluno deve acessar o Portal Documentos e efetuar o login. Após selecionar a opção ‘Novo’:
4 – Preencher os campos:
4.1 Tipo Documental:
- PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE ESTÁGIO NÃO OBRIGATÓRIO DE GRADUAÇÃO (125.62)
- PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE ESTÁGIO OBRIGATÓRIO DE GRADUAÇÃO (125.22)
4.2 Procedência: preenchimento automático com o nome do usuário logado;
4.3 Descrição: complementação da descrição padrão.
5 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.
6 – Na tela seguinte deverão ser adicionados os documentos obrigatórios, de acordo com o local do campo de estágio:
- ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS:
- Termo de Compromisso de Estágio Não Obrigatório-Externo;
- ESTÁGIO OBRIGATÓRIO NO SERVIÇO MUNICIPAL DE SAÚDE DE SANTA MARIA:
- Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório-Externo + Declaração das Instalações;
- Apólice de Seguro;
- Cópia atualizada da carteira de vacinação.
- ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM ESCOLAS ESTADUAIS DA 8ª COORDENADORIA DE EDUCAÇÃO (8ª CRE):
-
- Termo de Compromisso de Estágio – 8ª CRE;
- Plano de Atividades – 8ª CRE;
- Carta de apresentação em estágio obrigatório;
- FONO – Relação dos estagiários de ensino superior.
- ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM ESCOLAS MUNICIPAIS DE SANTA MARIA:
-
- Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório-Externo;
- Carta de apresentação em estágio obrigatório.
- ESTÁGIO OBRIGATÓRIO NO HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DE SANTA MARIA – HUSM:
- Termo de Compromisso de Estágio para estudantes da UFSM ou Termo de Compromisso de Estágio – Internato;
- Cópia da Apólice de Seguro;
- Cópia atualizada da carteira de vacinação;
- Cópia do RG e do CPF;
- Comprovante de Matrícula;
- Declaração de Participação no Programa de Acolhimento de Estudantes no HUSM.
- ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM DEMAIS LOCAIS:
- Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório-Externo.
ATENÇÃO: Cada curso poderá solicitar documentos específicos, cabendo à Coordenação informar ao aluno e acompanhar se o processo contém todos os documentos.
7 – Preencher os campos no Inserir Documento.
7.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
7.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
7.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
7.4 O documento inserido foi:
- Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF, ou que tenha vindo já em PDF com assinatura eletrônica da Parte Concedente ou Agente de Integração) ou
- Digitalizado (se o original foi assinado em papel pela Parte Concedente ou Agente de Integração e escaneado antes de ser inserido);
7.5 Tipo de conferência:
- Para gerado eletronicamente, marcar a opção autenticado somente se o documento já tiver alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema. Marcar a opção ‘sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples).
- Para digitalizado, marcar ‘original’ para documentos assinados em papel e, posteriormente, digitalizados (como o caso do Termo de Estágio assinado a punho)
7.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
- Marcar Interessado, se o documento foi assinado em papel.
- Marcar a UFSM e o nome do Curso, se for documento gerado eletronicamente.
7.7 Assinar documento:
- Marcar Sim, se o aluno for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI).
- Marcar Não, se o aluno já fez a assinatura no papel.
8 – Ao finalizar a inclusão dos documentos, clicar em Salvar. Após Salvar, os documentos não poderão ser mais removidos. Confirme no ícone Detalhes se você selecionou o arquivo correto e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua o correto antes de salvar.
9 – Uma vez incluídos os documentos conforme o local de estágio, basta selecionar a opção Tramitar.
10 – O aluno terá as seguintes opções de encaminhamento:
- Se for Estágio Não obrigatório
- Encaminha Processo de Estágio Não Obrigatório
- Tramitação é direcionada ao Protocolo da UFSM. Após análise segue para as demais partes que ainda não tenham assinado o documento.
- Encaminha Processo de Estágio Não Obrigatório
- Se for Estágio Obrigatório
- Solicita análise e assinatura do orientador;
- Orientador analisa e pode solicitar correções ao aluno ou dar andamento ao processo se estiver tudo certo, tramitando ao Protocolo UFSM;
- O Protocolo irá encaminhar para as demais partes que ainda não tenham assinado o documento. Caso já tenham todas as assinaturas, o processo será encaminhado para a Coordenação do Curso.
- Solicita análise e assinatura do orientador;
11 – Quando qualquer documento precisar de alguma correção, ele será tramitado novamente para o Aluno realizar os ajustes O aluno irá receber uma notificação por e-mail e o documento em sua Caixa Postal. Para acessar, basta estar logado no Portal do Aluno, e acessar no Menu superior.
OBSERVAÇÃO: Caso o aluno queira complementar a documentação (relatório de atividades, aditivos, termo de rescisão), deve desarquivar o processo inicial e fazer a inclusão do(s) respectivo(s) documento(s) e tramitar para a Divisão de Protocolo, que encaminhará para a unidade/pessoa responsável. Para desarquivar processo, clique aqui
12 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.