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Tutorial de processos de estágio para estudantes de graduação

Tutorial de processos de estágio para estudantes de graduação

ATENÇÃO! 

A) Os processos explicados neste tutorial são exclusivos para os estudantes da UFSM, em atividades de estágio obrigatório ou não-obrigatório, em unidades da própria UFSM ou em locais externos.

B) O aluno deve identificar qual das opções abaixo se enquadra no seu tipo de estágio:

  • ESTÁGIO NÃO OBRIGATÓRIO (125.62)
  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO (125.22)

Após definir o tipo de estágio que será efetuado, seguir as etapas descritas. Observação: as etapas 1 e 2 são aplicáveis para os estágios externos à UFSM, e servem para cadastro da assinatura eletrônica e acesso da  Parte Concedente e/ou do Agente de Integração, quando todo o processo será realizado pelo sistema PEN-SIE da UFSM.

ETAPAS DA CONCEDENTE/AGENTE DE INTEGRAÇÃO

1 – O Aluno deve encaminhar para a Parte Concedente (local onde realizará seu Estágio)  (ou para a Agente de Integração, caso houver), o link de Cadastro de usuários externos – PEN (ufsm.br).

estágio - passo 1

2 – A Parte Concedente e/ou Agente de Integração  deverá preencher o formulário de cadastro. Em caso de dúvidas, está disponível o Manual-usuario-Externo.pdf (ufsm.br).

OBS.: Se a Parte Concedente já tiver efetuado o cadastro junto ao PEN-SIE / UFSM, não é necessário repetir a operação, pois já há acesso ao sistema. Para conferir as entidades externas já cadastradas, clique aqui



ETAPAS DO ALUNO

3 – O aluno deve acessar o Portal Documentos e efetuar o login. Após selecionar a opção ‘Novo’:

4 – Preencher os campos:

 

4.1 Tipo Documental: 

  • PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE ESTÁGIO NÃO OBRIGATÓRIO DE GRADUAÇÃO (125.62)
  • PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE ESTÁGIO OBRIGATÓRIO DE GRADUAÇÃO (125.22)

4.2 Procedência: preenchimento automático com o nome do usuário logado; 

4.3 Descrição: complementação da descrição padrão.


5 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.


6 – Na tela seguinte deverão ser adicionados os documentos obrigatórios, de acordo com o local do campo de estágio:

  • ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS:
    • Termo de Compromisso de Estágio Não Obrigatório-Externo;

 

  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO NO SERVIÇO MUNICIPAL DE SAÚDE DE SANTA MARIA:
    • Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório-Externo + Declaração das Instalações; 
    • Apólice de Seguro;
    • Cópia atualizada da carteira de vacinação.
  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM ESCOLAS ESTADUAIS DA 8ª COORDENADORIA DE EDUCAÇÃO (8ª CRE):
    • Termo de Compromisso de Estágio – 8ª CRE; 
    • Plano de Atividades – 8ª CRE; 
    • Carta de apresentação em estágio obrigatório;
    • FONO – Relação dos estagiários de ensino superior.

 

  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM ESCOLAS MUNICIPAIS DE SANTA MARIA:
    • Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório-Externo; 
    • Carta de apresentação em estágio obrigatório.
  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO NO HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DE SANTA MARIA – HUSM:
    • Termo de Compromisso de Estágio para estudantes da UFSM ou Termo de Compromisso de Estágio – Internato;
    • Cópia da Apólice de Seguro;
    • Cópia atualizada da carteira de vacinação;
    • Cópia do RG e do CPF;
    • Comprovante de Matrícula;
    • Declaração de Participação no Programa de Acolhimento de Estudantes no HUSM.
  • ESTÁGIO OBRIGATÓRIO EM DEMAIS LOCAIS:
    • Termo de Compromisso de Estágio Obrigatório-Externo.

 

  •  

ATENÇÃO: Cada curso poderá solicitar documentos específicos, cabendo à Coordenação informar ao aluno e acompanhar se o processo contém todos os documentos.


7 – Preencher os campos no Inserir Documento.


7.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;

7.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema; 

7.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;

7.4 O documento inserido foi

  • Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF, ou que tenha vindo já em PDF com assinatura eletrônica da Parte Concedente ou Agente de Integração) ou 
  • Digitalizado (se o original foi assinado em papel pela Parte Concedente ou Agente de Integração e escaneado antes de ser inserido);

7.5 Tipo de conferência:

  • Para gerado eletronicamente, marcar a opção autenticado somente se o documento já tiver alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema. Marcar a opção ‘sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples).
  • Para digitalizado, marcar ‘original’ para documentos assinados em papel e, posteriormente, digitalizados (como o caso do Termo de Estágio assinado a punho)

7.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado)

  • Marcar Interessado, se o documento  foi assinado em papel.
  • Marcar a UFSM e o nome do Curso, se for documento gerado eletronicamente.

7.7 Assinar documento

  • Marcar Sim, se o aluno for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI). 
  • Marcar Não, se o aluno já fez a assinatura no papel.

8 – Ao finalizar a inclusão dos documentos, clicar em Salvar. Após Salvar, os documentos não poderão ser mais removidos. Confirme no ícone Detalhes se você selecionou o arquivo correto e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua o correto antes de salvar.

9 – Uma vez incluídos os documentos conforme o local de estágio, basta selecionar a opção Tramitar.

10 – O aluno terá as seguintes opções de encaminhamento:

  • Se for Estágio Não obrigatório
    • Encaminha Processo de Estágio Não Obrigatório 
      • Tramitação é direcionada ao Protocolo da UFSM. Após análise segue para as demais partes que ainda não tenham assinado o documento.
  • Se for Estágio Obrigatório
    • Solicita análise e assinatura do orientador; 
      • Orientador analisa e pode solicitar correções ao aluno ou dar andamento ao processo se estiver tudo certo, tramitando ao Protocolo UFSM;
      • O Protocolo irá encaminhar para as demais partes que ainda não tenham assinado o documento. Caso já tenham todas as assinaturas, o processo será encaminhado para a Coordenação do Curso.

11 – Quando qualquer  documento precisar de alguma correção, ele será tramitado novamente para o Aluno realizar os ajustes  O aluno irá receber uma notificação por e-mail e o documento em sua Caixa Postal. Para acessar, basta estar logado no Portal do Aluno, e acessar no Menu superior.

OBSERVAÇÃO: Caso o aluno queira complementar a documentação (relatório de atividades, aditivos, termo de rescisão), deve desarquivar o processo inicial e fazer a inclusão do(s) respectivo(s) documento(s) e tramitar para a Divisão de Protocolo, que encaminhará para a unidade/pessoa responsável. Para desarquivar processo, clique aqui

12 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br

Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.