A
Universidade Federal de Santa Maria deu um importante passo para o pioneirismo
em relação aos projetos de gestão arquivística. A integração da UFSM ao Sistema
de Protocolo Integrado do Governo Federal em junho de 2015 alçou a universidade
em outro patamar. Com a ajuda da Comissão de Estudos para a Gestão, Preservação
e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais da UFSM (GeDAI), novas ações
estão sendo planejadas e implantadas com a intenção de facilitar o acesso aos
trâmites administrativos ocorridos na universidade.

Dentre
os objetivos da comissão, estão os seguintes modelos a serem legitimados pelos
órgãos responsáveis, conforme a Lei de Acesso à Informação (12. 527) e a Lei
Nacional de Arquivos (8.159):

– o estabelecimento de um
novo programa para gestão de documentos arquivísticos, sejam eles não-digitais,
digitais ou híbridos;

–
a informatização da gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos
produzidos pela universidade;

–
a transparência dos atos administrativos da instituição;

–
a preservação e o acesso, em longo prazo, dos documentos arquivísticos
digitais.

Criada
em 2014, a
GeDAI atua nas perspectivas de evolução
do setor administrativo e arquivístico da UFSM, unificando tecnologia e acesso
à informação aos cidadãos.

Acesso público
e acompanhamento do trâmite dos processos da UFSM

No
primeiro momento em que a universidade registrou seus dados ao protocolo
integrado (PI), o número de documentos enviados ao Governo Federal chegou a 18
mil processos. Desde então, esse novo sistema de consultas viabilizou à
comunidade universitária o acompanhamento dos trâmites
administrativos, estejam eles em condições de andamento ou processos já
encerrados. Além disso, em longo
prazo, essas medidas irão colaborar com a redução de custos operacionais
relativos à entrega e ao armazenamento de documentos e processos, como também
na diminuição de custos financeiros e agressões ao meio ambiente.

Esta ação contribui com as medidas adotadas pelo
Governo Federal visando reunir e disponibilizar o acesso, em um único sistema,
de todos os documentos que tramitam nos órgãos da Administração Pública Federal
(APF). Atualmente, a UFSM disponibiliza mais de 639 mil processos
administrativos, incluindo também os encerrados.

Processo
Eletrônico Nacional (PEN)

O
Decreto Nº 8.539, publicado no Diário Oficial da União, de 8 de outubro de 2015,
sancionado pela Presidente da República, obrigam os órgãos e entidades federais
a adotar o modelo eletrônico como modo operante na realização de processos
administrativos no âmbito da APF. O prazo
máximo estabelecido por lei para que o processo eletrônico faça parte do
cotidiano de todos os setores administrativos da faculdade é 17 de Outubro de
2017. Ou seja, a partir desta data todos os processos se darão em meio
eletrônico, a fim de disponibilizar e facilitar o acesso à comunidade
acadêmica, exceto em casos específicos que ferem a privacidade do cidadão ou
sua segurança social. Esta exigência atuará em conformidade com a Lei de Acesso
à Informação ( Lei n° 12.527/2011), a qual contribui para a transparência de
processos públicos.

Tais
leis que entraram ou entrarão em vigor participam do processo de “emancipação
dos dados digitalizados” nessa nova era tecnológica. De acordo com Neiva
Pavezi, arquivista do Departamento de Arquivo Geral e coordenadora da comissão
GeDAI, os benefícios do PEN trazem uma “contribuirão para a transparência
ativa, garantindo aos cidadãos o direito de acesso à informação”.

O
cidadão que desejar acompanhar, por exemplo, o andamento de algum processo em
questão, administrativo ou acadêmico, basta visitar o endereço do PI, no link. O usuário cadastrado no sistema
precisará colocar apenas o seu nome no espaço de procura e, então, acompanhará
as movimentações acerca dos processos de seu interesse. Os trâmites poderão ser
acompanhados, também, através do Portal da UFSM, acessando o site, caso o(s) interessado(s) esteja devidamente cadastrado no
Sistema de Protocolo do Governo Federal. 

Luis Fernando Filho, acadêmico de Jornalismo e bolsista da Agência de Notícias da UFSM

Fotos: Rafael Happke