O projeto de Modernização Administrativa, conduzido pela Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan), em parceria com a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progep) e o Centro de Processamento de Dados (CPD), busca mapear e desburocratizar os processos administrativos, otimizar o trabalho e valorizar as competências dos servidores. Com o objetivo de conhecer outras experiências implementadas em outras universidades federais do Rio Grande do Sul, o grupo de trabalho visitou, na última terça-feira (19), o Núcleo de Qualidade Interna da Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre (UFCSPA) e o Escritório de Processos da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), ambas em Porto Alegre.
Na UFCSPA, os técnico-administrativos Ricardo Flores Zago e Andressa Bortolaso apresentaram o mapeamento de processos realizado na universidade, desde a lista de serviços dos setores até a formação de líderes de gestão de processos. Na UFRGS, o grupo foi recebido pelo técnico João Francisco da Fontoura Vieira, que contou sobre a estruturação do Escritório de Projeto. De acordo com Vieira, o Escritório, existente desde 2011, “dissemina a cultura da gestão por processos, define normativas, modelagens, métodos e ferramentas de melhoria dos processos na Universidade”.
Para o servidor da UFSM Evandro Flores, que integra a equipe da Modernização Administrativa, as visitas técnicas sempre agregam valor ao trabalho. Estas, em especial, trouxeram o conhecimento acumulado pela experiência de duas instituições que desenvolvem iniciativas semelhantes a que está sendo implantada na UFSM: a UFRGS que atua na gestão por processos há mais de cinco anos e a UFCSPA que está em fase de implantação. “Neste momento em que estamos estruturando esta prática na nossa universidade, esta visita nos proporcionou experiência prática dos resultados que podemos alcançar, assim como, a visão de alguns equívocos que podemos evitar. De forma geral, acreditamos que estamos no caminho certo para a modernização dos processos na UFSM e alinhados com as metodologias que já estão sendo utilizadas em outras organizações”, avaliou Flores.
Desde o início do trabalho, em agosto, a equipe já se reuniu com todos os setores ligados à Administração Central, totalizando cerca de 60 encontros. Foram construídas 19 cadeias de valor com a metodologia Business Model Canvas, que traça as atividades-chave, principais serviços, impactos gerados, canais de comunicação e relacionamento, público-alvo, pessoas, recursos tecnológicos, parceiros-chave e indicadores de performance de cada setor. Em uma segunda rodada de reuniões, cerca de 40 entrevistas já foram realizadas utilizando a ferramenta de gestão 5W2H, que auxilia no mapeamento dos processos ao identificar o que é feito, por que é feito, onde é feito, quando, por quem, como e quanto custa o processo.
Uma equipe de sete pessoas trabalha com dedicação exclusiva no projeto, que segue até dezembro deste ano: Taiani Kienetz (PRE), Evandro Flores (CPD), Jonas Macedo (Proplan), Elisete Kronbauer (Proplan), Rafael Neves (Progep), Daniele Rizzetti (Progep) e Frank Casado (Proplan). O grupo conta com a colaboração de seis estudantes da ITEP Jr, empresa júnior do curso de Engenharia de Produção, .
Próximos passos – Após o mapeamento, os processos serão revisados com os setores. Haverá cruzamento dos dados para detectar processos repetidos, possíveis intervenções tecnológicas para facilitar e desburocratizar o trabalho. Além disso, após a finalização da Modernização Administrativa nos setores ligados à Administração Central, o projeto será estendido às demais unidades universitárias.
Para acompanhar o andamento do trabalho, basta acessar o site.
Texto: Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor
Foto: Sendi Spiazzi
