A produção documental referente às atividades extensionistas da UFSM está sendo organizada no Arquivo Setorial da Pró-Reitoria de Extensão (PRE). Algumas produções fotográficas da Pró-Reitoria já estão disponíveis na internet e podem ser acessadas pelo público em geral no Fonte – Repositório Arquivístico da UFSM. No repositório estão projetos, ações, programas e eventos desenvolvidos na UFSM, como fotografias referentes à comemoração da Semana da Pátria de 1966.

O trabalho de organização, classificação, seleção e arquivamento dos documentos na PRE teve início no ano de 2014 devido à solicitação da pró-reitora, Teresinha Heck Weiller. No total, foram contabilizadas 480 caixas-arquivos de documentos que estavam acumuladas na PRE. Segundo informações da arquivista Cristina Strohschoen dos Santos, os documentos de 1977 a 2013, guardados em 80 caixas-arquivo, encontram-se nomeados pelo plano de classificação de documentos. O plano foi proposto em 1999 pela professora do curso de Arquivologia Denise Molon Castanho e implementado no mesmo ano pelos alunos de Arquivologia Antonio Carlos Flores e Francisco Antonio dos Santos Lovato, no estágio supervisionado.

Os documentos de 2014 em diante estão sendo classificados de acordo com as normativas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e as políticas de gestão arquivística da UFSM, sob responsabilidade do Departamento de Arquivo Geral (DAG).

De acordo com Cristina, a organização e arquivamento do material proporcionam o acesso à informação. “Classificar, selecionar, avaliar, eliminar os documentos com prazos definidos pela tabela de temporalidade e arquivar os documentos considerados de cunho permanente (histórico), todas essas ações são necessárias para uma gestão arquivística eficiente”, relata.

Todo esse trabalho é determinado pelas resoluções do Conarq. Atualmente, a bolsista Marcele Della Flora Cortes, do curso de Arquivologia, desenvolve as atividades, sob a orientação da arquivista Cristina. Anteriormente, já atuaram como bolsistas os alunos Isaque Fabiano Carvalho dos Santos, de Relações Públicas, Emilana Soares Ziani, do técnico em Secretariado, e Catiana Ramiro da Silveira, da Arquivologia.

O Arquivo Setorial da Pró-Reitoria de Extensão (PRE) está localizado no 9º andar do prédio da Administração Central, na sala 942.

Texto: Gabrielle Coradini, acadêmica de Jornalismo, bolsista da Agência de Notícias

Foto: Danielle Godoy Espíndola, acadêmica de Arquivologia, bolsista da Agência de Notícias

Edição: Ricardo Bonfanti