A Divisão de Protocolo – DAG comunica que a Portaria Interministerial n. 1.677, publicada no D.O.U. em 8 de outubro de 2015 do Ministério da Justiça e do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, entrou em vigor em 8 de abril de 2016 e define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Essa normativa foi divulgada resumidamente no “Manual de Normas e Procedimentos Gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo na UFSM” 2017, recentemente impresso (100 exemplares) e disponível nas “Publicações do DAG”.

A Portaria determina que na confecção das capas para montagem do processo devam ser observadas especificações técnicas, destacando que o seu material deve ser: cartão monolúcido, alcalino, na cor branca, de gramatura de 300 g/m2 (…..). Essa modificação da capa não foi observada anteriormente devido ao estoque de folhas verdes e capas prontas na Imprensa Universitária, utilizada anteriormente. 

Como a nova capa possui algumas diferenças em relação a anterior, o acréscimo de folhas pela unidade/subunidade administrativa continua com a obrigatoriedade da numeração das folhas, com a diferença que deve ser informado, por meio de despacho, qual(is) documento(s) avulso(s) será(ão) anexado(s) ao processo. O despacho deve ser feito na última folha do processo ou mediante a utilização de folha de despacho e deverá anteceder o(s) documento(s) avulso(s) anexado(s). Essas orientações constam do Manual de Protocolo 2017, página 25.

As grandes diferenças em relação à capa anterior (verde) são seguintes: cor branca da capa (modelo novo) e ausência do espaço na contracapa para colocar o número de folhas anexadas.

Mais esclarecimentos podem ser obtidos na Divisão de Protocolo – DAG, sala 130 do prédio da Reitoria, ramal 8233 ou e-mail protocolodag@ufsm.br.