Com
o objetivo de mapear e desburocratizar os processos administrativos, otimizar o
trabalho e valorizar as competências dos servidores, a Pró-Reitoria de
Planejamento (Proplan), junto com a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progep),
deu início ao projeto de Modernização Administrativa nos setores ligados à Administração
Central da UFSM.

De
acordo com o reitor, professor Paulo Afonso Burmann, a iniciativa faz parte de
um projeto mais amplo de modernização da gestão pública, que iniciou com a
elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). Segundo Burmann,
esta é uma oportunidade de reflexão e de trabalho em direção a uma nova
administração pública na Universidade: “É o momento de revermos os processos,
não apenas por conta da crise orçamentária, mas também pela necessidade de
explorarmos e aplicarmos as Tecnologias de Informação e Comunicação disponíveis
nos processos de gestão. Há práticas que se reproduzem desde os anos 1960, quando
não havia essas tecnologias. A modernização trará melhorias para os resultados
do trabalho e também para a qualidade de vida dos servidores em seus setores”.

O
projeto de modernização foi lançado em uma reunião com pró-reitores e
coordenadores. Há duas semanas, a equipe de
trabalho se reúne com as pró-reitorias e órgãos da administração central
para a elaboração da missão, visão e quadro de modelo de negócios do setor. As
metodologias utilizadas são o Business Model Canvas, 5W2H e MASP, adaptadas dos
clássicos de administração para a gestão pública. Já participaram das reuniões
Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE), Orquestra Sinfônica de Santa Maria,
Planetário, Museu Gama D’Eça, Editora UFSM, Secretaria de Apoio Internacional,
Núcleo de Tecnologias Educacionais (NTE), Auditoria Interna, Ouvidoria, Centro de
Eventos, Comissão Permanente de Sindicância e Inquérito Administrativo, Pró-Reitoria
de Planejamento, Pró-Reitoria de Extensão (PRE) e Pró-Reitoria de Graduação
(Prograd).

A
nova diretora do Planetário, Diana Sampaio, comenta que a iniciativa colaborou
e alinhou expectativas com o planejamento estratégico do Planetário: “já havíamos
começado a esboçar um planejamento estratégico de modernização da gestão,
baseando-se na experiência e em teorias muito semelhantes às propostas pela
Proplan. Acredito que em tempos de recursos escassos, devemos nos voltar para o
aprimoramento interno, valorizando as expertises e competências dos servidores,
otimizando e modernizando os usos dos espaços e os processos”.

Uma
equipe de oito pessoas trabalha com dedicação exclusiva no projeto que tem
previsão de se estender até dezembro deste ano: Taiani Kienetz (PRE), Evandro
Flores (CPD), Jonas Macedo (Proplan), Elisete Kronbauer (Proplan), Rafael Neves
(Progep), Daniele Rizzetti (Progep) e Frank Casado (Proplan). O grupo ainda
conta com a colaboração de 06 estudantes da empresa júnior do curso de Engenharia
de Produção, ITEP Jr.

Próximos passos – Após esta coleta inicial de dados e
construção da cadeia de valor dos setores, a equipe analisa os processos para otimizá-los na estrutura organizacional. Para o pró-reitor de Planejamento,
Frank Casado, a modernização administrativa promoverá mudança de cultura
e de consciência organizacional, possibilitando a consolidação da qualificação
da gestão universitária, por meio da implementação de uma gestão por processos.
Dentre as melhorias destacadas pelo pró-reitor, está a sistematização dos
processos, de forma que as pessoas saibam exatamente quais suas funções e como
desempenhá-las, entendendo seu papel no todo da universidade. Além disso,
alguns processos poderão ser simplificados e facilitados com o desenvolvimento
de sistemas informatizados.

Após
a finalização da Modernização Administrativa nos setores ligados à
Administração Central, o projeto será estendido às demais unidades
universitárias.

Para
acompanhar o andamento do trabalho, basta acessar o site.

Texto e fotos: Assessoria de Comunicação Gabinete do Reitor