Diante do cenário decorrente do desastre climático que atingiu um grande número de instituições arquivísticas no estado do Rio Grande do Sul, o projeto propõe investigar questões acerca do resgate e recuperação de acervos arquivísticos atingidos por inundação. A UFSM teve parte do seu acervo danificado pela água, onde aproximadamente 12.000 caixas de arquivo deverão ser recuperadas. O conteúdo informacional atingido abrange a vida acadêmica e funcional da comunidade universitária, bem como a movimentação patrimonial, pessoal e orçamentária, dentre outras ações administrativas que garantem a execução das atividades de ensino, pesquisa e extensão na instituição. A experiência vivenciada apresenta um terreno fértil para o desenvolvimento de pesquisas multi e interdisciplinares, a fim de contribuir com a produção científica na área de arquivologia, no cenário nacional e internacional. Os resultados esperados visam auxiliar a tomada de decisões estratégicas no que se refere a logística de resgate, seleção dos documentos prioritários, secagem, higienização, descontaminação, digitalização, restauração e reconstituição do acervo. Por fim, a implementação deste projeto garantirá que a documentação produzida pela UFSM seja preservada e acessível, além de fortalecer a produção científica e o apoio a outras instituições que enfrentam ou possam vir a enfrentar situações semelhantes, contribuindo para subsidiar a criação de planos de prevenção de riscos e contingência em acervos arquivísticos.

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Em São João do Polêsine e na Quarta Colônia existem alguns acervos arquivísticos que, devido a sua importância cultural, social e religiosa carecem de um tratamento especial. Estes acervos são constituídos por diferentes tipologias documentais em diferentes suportes (documentos em suporte papel, fitas VHS, Fitas cassete, disquetes, CDS, dentre outros). Neste sentido este projeto tem como objetivo geral organizar e preservar documentos de acervos arquivísticos no município de São João do Polêsine e Quarta Colônia, envolvendo acadêmicos e professores da UFSM, bem como a comunidade regional. Como objetivo especifico pretende-se: Subsidiar estudos visando a preservação da memória, identidade e o patrimônio histórico e documental da região; Conjugar projetos nas áreas de História e de Arquivologia; Propiciar aos acadêmicos experiências qualificadas e integradas em projetos de ensino, pesquisa e extensão; Colaborar no desenvolvimento regional a partir de projetos que atuem na solução de problemas e na proposição de parcerias; Preservar documentos digitais através da migração de informações de um determinado suporte físico de armazenamento para outro mais atual (refrescamento); Digitalizar o acervo segundo as recomendações do Arquivo Nacional; Difundir os arquivos organizados visando a apropriação da sociedade local e de pesquisadores e acadêmicos; Subsidiar estudos sociais para construção da memória, história e identidade social. Metodologicamente o Projeto pretende agregar atividades extensionistas da área de História, Arquivologia e do patrimônio cultural, visando ampliar os resultados e aplicação dos conhecimentos adquiridos em áreas afins e a preservação do patrimônio histórico cultural. Este projeto será executado de março de 2022 a janeiro de 2023.

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A recuperação de acervos documentais arquivísticos que sofreram danos causados por inundação apresenta desafios em relação à integridade dos diferentes suportes, da informação registrada e de sua disponibilização ao acesso. Além disso, devem ser considerados os aspectos técnicos, profissionais e financeiros das instituições. A pesquisa tem o objetivo de fornecer subsídios para a tomada de decisões gerenciais e a definição de estratégias técnicas e operacionais para a recuperação de acervos arquivísticos danificados por água. Pretende-se coletar dados para compreender as variáveis e os fenômenos envolvidos na recuperação desses documentos, utilizando a metodologia do estudo de caso em diferentes acervos de instituições participantes da pesquisa. Os conjuntos documentais objeto do estudo pertencem a instituições públicas e privadas que solicitam a prestação de serviço arquivístico especializado. As diferentes realidades institucionais acolhidas para o estudo devem representar um cenário importante para o desenvolvimento de pesquisas na área da preservação do patrimônio documental arquivístico. O experimento pretende apresentar propostas de ações técnicas e operacionais, considerando as estratégias adequadas em diferentes cenários documentais e institucionais.

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O Brasil enfrenta um crescente número de eventos climáticos extremos, como as enchentes, inundações e alagamentos que assolaram o Rio Grande do Sul, entre o final do mês de abril e início do mês de maio de 2024, que causaram danos significativos aos acervos históricos e documentais no Estado. No entanto, a ausência de pessoal especializado e de equipamentos adequados tem dificultado a recuperação desses materiais, resultando em perdas irreparáveis para a construção da memória histórica e cultural do país, além de comprometer o direito constitucional de acesso à informação como disposição imprescindível ao funcionamento da democracia. A UFSM, também foi afetada pelo desastre climático e tem se dedicado intensamente à recuperação do acervo atingido. Aproximadamente 12 mil caixas de documentos foram retiradas do local do alagamento em menos de 10 horas e, como solução imediata, o material foi submetido à técnica de congelamento para minimizar danos. Assim, iniciou-se a “Operação Recupera Acervo UFSM”, com ações imediatas e com sucesso coordenado pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG/UFSM) e os gestores da Instituição, além da colaboração de professores, servidores, alunos, funcionários e militares, com trabalho voluntário. Optou-se pela técnica de congelamento, pois esta é recomendada como procedimento prático de conservação dos documentos até que possam ser secos, higienizados, restaurados, digitalizados e disponibilizados para o acesso novamente. O conjunto documental que foi resgatado das águas é um grande legado histórico, cultural e científico, tanto para a região central do Estado, considerando a sua área de abrangência, quanto no âmbito da sua atuação internacional. O acervo institucional reflete a organização e funcionamento da UFSM, incluindo o legado das antigas faculdades que antecederam sua criação, hoje já federalizada como UFSM. Faz parte do acervo ainda documentos resultantes das atividades de ensino, pesquisa e extensão; da assistência estudantil; do ensino básico, médio, técnico e tecnológico; da gestão de pessoal, gestão orçamentária, material, patrimônio, dentre outras. Em todo o conjunto, além da documentação textual manuscrita e impressa, também existem registros iconográficos (negativos fotográficos, microfilmes), audiovisuais (rolos de fitas) e mídias eletrônicas (disquetes e CD’s). Além dos danos aos documentos, houve também perdas significativas na infraestrutura do local, com danos parciais e totais em mobiliários e equipamentos utilizados para o armazenamento, digitalização e disponibilização de acesso aos documentos. Ações de restauro nos documentos são especialmente urgentes em razão do tratamento dispensado em documentos atingidos, como foi o caso da UFSM. Outro fator considerado agravante é o excesso de umidade presente na documentação que contribui para a proliferação de microrganismos, podendo levar à perda irreversível dos documentos, além de causar doenças infecciosas como vírus, bactérias e fungos em servidores, estudantes, terceirizados e todos os envolvidos no trabalho de higienização dos documentos. Como salientado anteriormente, a técnica de congelamento, foi uma solução imediata, porém é preciso dar continuidade a proposta da “Operação Recupera Acervo UFSM” para a salvaguarda dos documentos. São necessários investimentos para a capacitação de pessoal especializado no processo de congelamento/descongelamento por meio da técnica de liofilização para dar sequência ao tratamento da documentação com procedimentos específicos na fase de higienização. Pela grandeza do acervo e pela situação encontrada, com documentos encharcados por água e com muita sujicidade, a etapa de higienização necessita de cuidados especiais, com emprego de equipamentos e materiais específicos. Por isso, numa visão multidisciplinar, será fundamental a colaboração de áreas como arquivologia, química, engenharia, tecnologia de alimentos, etc. para a realização de estudos científicos para fins de novas propostas de aplicabilidade em Resgate de Acervos Danificados por Água. Tais estudos devem originar produções científicas, em caráter emergencial, e tão necessárias para a adoção de medidas que contemplem soluções viáveis para o resgate com água, incluindo ações e capacitação dos profissionais da área de conservação. O descongelamento requer cuidados especiais que devem ser acompanhados, pois os documentos precisam estar secos para dar início ao processo de higienização, surgindo um novo desafio com documentos colados por aditivos como colas, tintas, bactérias, etc. Existe a necessidade de estudos multidisciplinares nesta etapa com soluções para o descolamento dos documentos e no processo de reversão dos danos físicos ou químicos sofridos com o descolamento através da restauração. Assim, servidores de outras áreas do conhecimento como química, tecnologia dos alimentos e engenharia se juntaram à equipe de arquivistas para propor soluções no combate aos microrganismos e apresentar opções metodológicas e novas técnicas para a secagem. Assim, após a etapa de restauração, os documentos devem passar por um processo de digitalização e os arquivos gerados devem ser armazenados em repositórios de documentos arquivísticos, a fim de garantir sua preservação e acesso. Para realizar esse empreendimento é imprescindível a recomposição da capacidade de digitalização e armazenamento de arquivos digitais. Ou seja, a infraestrutura atual para o processo de digitalização não é suficiente para gerar, armazenar e preservar os representantes digitais dos documentos de guarda permanente que foram inundados. Mas, vale destacar que o repositório digital implementado na UFSM está em conformidade com os requisitos internacionais para armazenamento e administração de acervos digitalizados. Em larga escala e por prazo de guarda permanente, o armazenamento requer um alto investimento em gerenciamento e infraestrutura a fim de garantir o acesso futuro. Além disso, a adoção de diferentes estratégias de preservação devem ser adotadas, o que requer a aplicabilidade em novas tecnologias de hardware e software. Em resumo, digitalizar a documentação em papel, de valor histórico para acesso futuro, requer, obrigatoriamente, o investimento na infraestrutura de preservação e conservação dos representantes digitais gerados nesse processo de digitalização. É importante destacar que a UFSM já possui uma política de preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais, instituída pela Resolução UFSM N. 012/2019. Quanto ao pequeno lote de documentos que não foi possível congelar, nele foram realizadas ações de higienização, secagem em estufas e ao ar livre, com pequenas intervenções nos documentos. A documentação de guarda permanente aguarda a infraestrutura para digitalização e armazenamento. A pesquisa e a inovação decorrente da integração de diferentes áreas resultou na geração de novos conhecimentos para os envolvidos e para a comunidade interna e externa que precisam ser continuados e aprofundados. A capacidade de trabalho da equipe e a eficiência da UFSM, especificamente durante a catástrofe no RS, serviu como base para que o Arquivo Nacional (AN) articulasse materiais e orientações sobre a recuperação dos volumes documentais afetados pelos alagamentos. Instruções técnicas sobre o resgate e congelamento de documentos alagados foram publicadas em parceria com a UFSM, consolidando práticas eficazes de recuperação documental. Por outro lado, a competência e pioneirismo da UFSM tem sido referência nacional na área de produção e preservação de documentos digitais, tendo liderado pesquisas e experiência que são compartilhadas com outras instituições e consolidando parcerias com o AN, o Instituto Brasileiro de Informação e Ciência em Tecnologia (IBICT) e a Rede Nacional de Pesquisa (RNP). Essa experiência será fundamental para a recuperação do acervo inundado, incluindo a digitalização e uso de tecnologias na recuperação e preservação dos documentos. Em resumo, o projeto visa não apenas restaurar e disponibilizar o acervo da UFSM, mas também, implementar uma infraestrutura de trabalho a fim de viabilizar pesquisas em diferentes áreas do conhecimento. Os estudos e relatos da experiência contribuirão para definir estratégias para as ações de resposta a desastres que afetam, profundamente, os acervos documentais de mais de 400 municípios no Estado.

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Criação do Portal Acervos IES, um centro de gestão, preservação e acesso de acervos acadêmicos digitais de Instituições de Ensino Superior (IES) descredenciadas pelo MEC, utilizando métodos inovadores e inteligentes para a disponibilização de acesso à comunidade.

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