Descrição

É possível o cadastro no PEN-SIE de um grupo específico de pessoas (comissão/colegiado/conselho/banca) desde que designados por Portaria, Ordem de Serviço ou equivalente.

O cadastro, bem como a manutenção dos membros do órgão colegiado, de forma geral deve ser solicitado ao Departamento de Arquivo Geral, através do serviço Cadastro e atualização de Comissões (Órgãos Colegiados), disponível na página do PEN.

Entretanto, a exceção é a “Banca de defesa de pós-graduação”, que é de incumbência de cada secretaria de curso de pós-graduação da respectiva unidade responsável.

Os usuários cadastrados como membros de um órgão colegiado ou banca, através da funcionalidade Cadastro de Comissões, terão autorização para acesso e assinatura em suas caixas postais dos processos tramitados para aquele grupo de usuários. Portanto, a unidade responsável deve monitorar os membros para que o cadastro fique sempre atualizado.

Podem ser relacionados como membros, servidores, alunos e usuários externos previamente cadastrados. A solicitação de cadastro para membros externos (que não estejam cadastrados) se dá por meio de serviço na página do PEN-SIE (AQUI).

A funcionalidade de Cadastro de Comissões está disponível no Portal Usuário, mediante login e autorização prévia que deverá ser solicitada à Equipe PEN-SIE.

Site DO PEN: https://www.ufsm.br/orgaos-suplementares/dag/pen/apoio-ao-usuario/cadastro-de-comissoes-e-bancas

Material usado no curso de Procedimentos e Rotinas Administrativas de Cursos de Pós-Graduação – 2023 – disponibilizado abaixo.